Hogyan kezeljük a QuickBooks 2012 beállítás előtti rezgéseit

A QuickBooks 2012 telepítése után egy képernyőn megjelenő varázslót futtat a QuickBooks beállításához a cég könyveléséhez. Okosan ezt a képernyőn megjelenő varázslót QuickBooks Setup-nak hívják.

Felkészülés a QuickBooks 2012 beállítására

A QuickBooks Setup futtatásakor elég sok információt ad meg a QuickBooks számára. Gyakorlatilag a beállításhoz és a telepítés utáni tisztításhoz a következők szükségesek:

• Pontos pénzügyi kimutatások a QuickBooks-ra való átalakítás időpontjában

• A kötelezettségek, a kintlévőségek, a készletek és a tárgyi eszközök részletes nyilvántartása

• Az alkalmazottak, ügyfelek, szállítók és készletek teljes vagy csaknem teljes listája (ha vásárol és ad el készletet)

A QuickBooks beállításának megkezdése előtt össze szeretné szedni ezeket a dolgokat, mert (attól függően, hogy hogyan állítja be a QuickBooksot) előfordulhat, hogy a telepítés részeként megkérdezik Önt erről a cuccról. Ne próbáljon sürgölődni egy adott adatot keresve a telepítés futtatása közben; előre összegyűjti ezeket az adatokat. Ezután tegye fel az összes szükséges papírt az asztalára a számítógépe mellé.

Számos számviteli döntést fog hozni, miközben végigmegy a QuickBooks beállításán. Például előfordulhat, hogy felkérik, hogy döntse el, kíván-e számlák rendszerét használni. Dönthet úgy, hogy a beállítást használja arra, hogy elmondja a QuickBooksnak, hogy kíván-e havi kimutatásokat küldeni az ügyfeleknek.

Azt is megkérdezhetik, hogy kíván-e becsléseket készíteni az ügyfelek számára. És azt is megkérdezhetik, hogy szeretné-e használni az osztályokat bevételei és kiadásai további nyomon követésére.

Általánosságban elmondható, hogy amikor a számviteli kérdések bármelyikét felteszik, egyszerűen elfogadhatja az alapértelmezett választ. A törvény azonban megköveteli, hogy adózási szempontból következetes legyen a könyvelése. Ha meg akarja változtatni a könyvelést – ezt az Internal Revenue Service technikailag a számviteli mód megváltoztatásának nevezi –, engedélyt kell kérnie az IRS-től a változtatás végrehajtására.

Figyelmeztetés: Az IRS ragaszkodik ahhoz, hogy könyvelése következetes legyen. Ha bizonyos bevételi vagy kiadási tételeket bizonyos módon kezel, az IRS azt mondja: "Hé, haver, továbbra is így kell kezelned őket, hacsak nem kapsz engedélyt tőlünk a változtatásra."

Egy utolsó megjegyzés: A tavalyi adóbevallást kéznél kell tartania, mert az olyan információkat tartalmaz, amelyekre szüksége van a QuickBooks beállítás futtatásához. Például a tavalyi adóbevallás tartalmazza az Ön adózói azonosítószámát, hivatalos cégnevét és elszámolási módját.

Mi történik a QuickBooks 2012 beállítása során?

A beállítás során a QuickBooks segítségével beállíthatja a QuickBooks beállításait (amelyek meghatározzák a QuickBooks működését és a kezdetben elérhető funkciókat), valamint a számlatükör és a bankszámlák beállítását.

A számlatükör, csak hogy tudja, azonosítja azokat a bevételeket, kiadásokat, eszközöket, kötelezettségeket és tulajdonosi tőkeszámlákat, amelyek megjelennek a pénzügyi kimutatásokban.

Miután befejezte a QuickBooks beállítását, már majdnem készen áll a QuickBooks használatára. Valójában egy csipetnyi idő alatt (a QuickBooks beállítása után) együtt sántíthat a QuickBooks-szal.

Egy fontos pontosítás: Azt gondolhatja, hogy a QuickBooks telepítése és a beállítás végrehajtása után készen kell állnia a rock and rollra. A QuickBooks telepítése után azonban két másik feladatot is el kell végeznie: azonosítsa a kezdő próbaegyenleget, és fejezze be a kulcsfontosságú főfájlok betöltését.

A próbaegyenleg azonosítja az Ön évről-napra szóló bevételi és kiadási számát; valamint az eszköz, a kötelezettség és a tulajdonosi tőke száma az átváltás időpontjában. A főfájlok olyan információkat tárolnak, amelyeket Ön ismételten használ az ügyfelekről, szállítókról, alkalmazottakról és készletelemekről. Például az ügyfél főfájlja tárolja az ügyfél nevét és címét, telefonszámát és a kapcsolattartó személyt.