Hogyan készítsünk számlát a QuickBooks 2016-ban

Az összes előkészítő munka elvégzése után egy pillanat alatt elkészítheti a számlát a QuickBooks 2016 segítségével. Minden további nélkül a következőképpen hozhat létre számlát:

Jelenítse meg a Számlák létrehozása ablakot az Ügyfelek → Számlák létrehozása menüpontjával.

Megjelenik a Számlák létrehozása ablak.

A Számlák létrehozása ablak.

Válassza ki a használni kívánt sablont vagy számlaűrlapot a jobb felső sarokban található Sablon legördülő listából.

Az, hogy alapértelmezés szerint melyik jelenik meg, attól függ, hogy mit mondott a QuickBooksnak a vállalkozásáról a QuickBooks beállítása során. Sajátot is létrehozhat.

Az Ügyfél:Munka legördülő lista segítségével azonosítsa az ügyfelet, és ha szükséges, a munkát.

Görgessen végig az Ügyfél:Munka legördülő listán, amíg meg nem jelenik a szükséges ügyfél vagy munkanév; majd kattintson rá.

(Opcionális) Rendeljen osztályt a számlához.

Ha osztályokat használ a kiadások és bevételek nyomon követésére, aktiválja az Osztály legördülő listát, és válassza ki a megfelelő osztályt a számlához. A tranzakciók kategorizálásának ezen praktikus módjának be- és kikapcsolásához válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot, kattintson a bal oldalon található Könyvelés elemre, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd jelölje be vagy törölje az Osztálykövetés használata jelölőnégyzetet.

Adja meg a számla dátumát.

Nyomja meg többször a Tab billentyűt, hogy a kurzort a Dátum szövegmezőre vigye. Ezután adja meg a helyes dátumot HH/NN/ÉÉÉÉ formátumban. A dátum módosításához a következő titkos kódokat is használhatja:

• Nyomja meg a + (plusz szimbólum) gombot a dátum egy nappal előbbre való mozgatásához.

• Nyomja meg a – gombot (a mínusz szimbólum) a dátum egy nappal visszamozgatásához.

• Nyomja meg a T gombot a dátum mai dátumra való módosításához.

• Nyomja meg az M gombot a dátum módosításához a hónap első napjára.

• Nyomja meg a H gombot a dátum módosításához a hónap utolsó napjára.

• Nyomja meg az Y gombot a dátum módosításához az év első napjára.

• Nyomja meg az R gombot a dátum módosításához az év utolsó napjára.

Egy kis naptár megjelenítéséhez kattintson a Dátum mező jobb oldalán található gombra. Ha ki szeretne választani egy dátumot a naptárból, kattintson a kívánt dátumra.

(Opcionális) Írja be a számla számát a Számla száma szövegmezőbe.

Javítsa ki a számla címét, ha szükséges.

A QuickBooks megragadja a számlázási címet az Ügyféllistáról.

Javítsa ki a szállítási címet, ha szükséges.

A QuickBooks a szállítási címet is lekéri az Ügyféllistáról.

(Opcionális … fajta) Adja meg a beszerzési rendelés számát a Megrendelés száma szövegmezőben.

Ha az ügyfél beszerzési rendeléseket (PO-kat) ad ki, adja meg a vásárlást engedélyező beszerzési rendelés számát.

Adja meg a fizetési feltételeket úgy, hogy kiválaszt egy lehetőséget a Feltételek legördülő listából.

(Nem kötelező) Nevezze meg az értékesítési képviselőt.

Ha az értékesítéseket értékesítési képviselő szerint szeretné nyomon követni, használja a Rep legördülő listát. Értékesítési képviselő gyors hozzáadásához válassza az Új hozzáadása lehetőséget, majd használja a QuickBooks által megjelenített praktikus párbeszédpaneleket. Az Értékesítési képviselő lista használatához válassza a Listák → Vevői és szállítói profillisták → Értékesítők listája menüpontot.

Adja meg a szállítási dátumot, ha az más, mint a számla dátuma.

Adja meg a szállítási módot.

Adja meg a FOB pontot a FOB szövegdoboz segítségével.

A FOB a free-on-board rövidítése. A FOB pont fontosabb, mint elsőre tűnik, mert a FOB pont határozza meg, hogy mikor történik a tulajdonjog átruházása, ki fizeti a fuvardíjat, és ki viseli a szállítás során az árukban bekövetkező sérülések kockázatát.

Ha egy küldemény ingyenes a fedélzeten a kiszállítási ponton, az eladott áruk tulajdonjoga azonnal átszáll a vevőre, amint az áru elhagyja az eladó kikötőjét. Ebben az esetben a vevő fizeti a fuvardíjat, és viseli a szállítási károk kockázatát.

Ha a küldemény a rendeltetési helyen szabadon van a fedélzeten, az eladott áruk tulajdonjoga azonnal átszáll a vevőre, amint az áru megérkezik a vevő kikötőjére. Az eladó fizeti a fuvardíjat és viseli a szállítási károk kockázatát.

Adja meg az összes eladni kívánt terméket.

Vigye a kurzort a Mennyiség/Cikkkód/Leírás/Mindegyik ár/Összeg/Adó lista első sorába. Miután a kurzort egy sorra mozgatja a listamezőben, a QuickBooks az Elemkód mezőt legördülő listává alakítja. Aktiválja a listamező első üres sorában található Cikkkód legördülő listát, majd válassza ki a tételt.

Ha további tételekre van szüksége a számlán, használja a listamező fennmaradó üres sorait az egyes tételek megadásához.

Adja meg azokat a speciális tételeket, amelyeket a számlának tartalmaznia kell.

A speciális tételek leírásához aktiválja a következő üres sor Cikkkódja legördülő listát, majd válassza ki a speciális cikket.

Ha egy akciós tételt szeretne felvenni, és azt több cikkre alkalmazni kívánja, akkor a számlán a készlet vagy más leszámítolni kívánt tétel után egy Részösszeg tételt kell felragasztania. Ezután ragasszon egy akciós tételt közvetlenül a Részösszeg tétel után. A QuickBooks a kedvezményt a részösszeg százalékában számítja ki.

(Opcionális) Ügyfélüzenet hozzáadása.

Kattintson az Ügyfél üzenete mezőre, aktiválja a legördülő listát, és válasszon egy ügyes ügyfélüzenetet. Ügyfélüzenetek hozzáadásához az Ügyfélüzenetek listához válassza az Új hozzáadása lehetőséget, majd töltse ki a QuickBooks által megjelenített párbeszédpanelt.

Adja meg a forgalmi adót.

Ha nem helyes, vigye a kurzort az Adó listamezőre, aktiválja a legördülő listát, és válassza ki a megfelelő forgalmi adót.

(Valóban nem kötelező) Jegyzet hozzáadása.

Ha akarja, a számlához megjegyzés leírást is csatolhat. Ez a feljegyzés nem nyomtatható számlákra, csak a Vevői nyilatkozatra.

Befejezett Számlák létrehozása ablak.

Ha késleltetni szeretné a számla nyomtatását, jelölje be a Nyomtatás később jelölőnégyzetet, amely a Számlák létrehozása ablak fő része fölött a gombok és négyzetek szalagjával együtt jelenik meg.

Mentse el a számlát az ablak alján található Mentés és új gombra vagy a Mentés és bezárás gombra kattintva.

A QuickBooks elmenti a képernyőn megjelenő számlát.