Hogyan készítsünk számlákat a QuickBooks 2021-ben

Az összes előkészítő munka elvégzése után egy pillanat alatt elkészítheti a számlát a QuickBooks segítségével. Ha a gombokra való kattintás és a szövegmezők kitöltése már a régi kalandja, hagyja ki a következő kommentárt, és egyszerűen jelenítse meg a Számlák létrehozása ablakot – akár az Ügyfelek→Számlák létrehozása menüpontban, akár a kezdőlapon a Számlák ikonra kattintva. Ezután töltse ki ezt az ablakot, és kattintson a Nyomtatás gombra. Ha több segítségre van szüksége, mint amennyit egyetlen mondat nyújt, olvassa el a lépésenkénti utasításokat.

A következő lépésekben leírom, hogyan kell elkészíteni a legbonyolultabb és legvonzóbb számlát: termékszámlát. A termékszámla egyes mezői nem jelennek meg a szolgáltatási vagy szakmai számlán, de ne aggódjon amiatt, hogy vállalkozása szolgáltatási vagy szakmai jellegű-e. A szolgáltatási vagy szakmai számla elkészítése alapvetően ugyanúgy működik, mint a termékszámla elkészítése; csak kevesebb mezőt tölt ki. És ne feledje, hogy az 1. és 2. lépéssel kezdi, függetlenül attól, hogy milyen típusú számlát hoz létre. Minden további nélkül a következőképpen hozhat létre számlát:

1. Jelenítse meg a Számlák létrehozása ablakot az Ügyfelek→ Számlák létrehozása menüpontjával.

A képen látható módon megjelenik a Számlák létrehozása ablak.

2. Válassza ki a használni kívánt sablont vagy számlaűrlapot a Sablon legördülő menüből.

A QuickBooks előre definiált számlaűrlap-típusokkal érkezik, beleértve a Termék, Szakmai, Szolgáltatás és (attól függően, hogy hogyan állítja be a QuickBooks-t és a QuickBooks melyik verzióját használja) egy maroknyi egyéb speciális számlasablon. Az, hogy alapértelmezés szerint melyik jelenik meg, attól függ, hogy mit mondott a QuickBooksnak a vállalkozásáról a QuickBooks telepítésekor. Saját egyéni számlasablont is létrehozhat (vagy módosíthat egy meglévőt).

3. Az Ügyfél: Munka legördülő menü segítségével azonosítsa a megrendelőt és szükség esetén a munkát .

Görgessen végig az Ügyfél: Munka legördülő menüben, amíg meg nem jelenik a keresett ügyfél vagy munkanév; majd kattintson rá.

4. (Opcionális) Rendeljen osztályt a számlához.

Ha osztályokat használ a kiadások és bevételek nyomon követésére, aktiválja az Osztály legördülő menüt, és válassza ki a megfelelő osztályt a számlához. A tranzakciók e praktikus kategorizálási módjának be- és kikapcsolásához (ami bizonyos vállalkozásoknál túlzás) válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot, kattintson a Könyvelés lehetőségre a bal oldalon, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd jelölje be vagy törölje az Osztálykövetés használata jelölőnégyzetet. (Az ábra nem az Osztály menüt mutatja.)

A Számlák létrehozása ablak

5. Adja meg a számla dátumát.

Nyomja meg többször a Tab billentyűt, hogy a kurzort a Dátum szövegmezőre vigye. Ezután adja meg a helyes dátumot HH/NN/ÉÉÉÉ formátumban. A dátum módosításához a következő titkos kódokat is használhatja:

• • Nyomja meg a + (plusz szimbólum) gombot a dátum egy nappal előbbre való mozgatásához.
  • Nyomja meg a – gombot (a mínusz szimbólum) a dátum egy nappal visszamozgatásához.
  • Nyomja meg a T gombot, hogy a dátumot a mai dátumra módosítsa (a számítógép belső órája által megadott rendszeridő szerint).
  • Nyomja meg az M a dátum az első napja a hónap (mert M az első betű a szó hónap ).
  • Nyomja meg a H a dátum az utolsó nap a hónap (mert H az utolsó betű a szó hónap ).
  • Nyomja meg az Y gombot, hogy a dátumot az év első napjára állítsa (mert, ahogy azt biztosan kitalálhatja, Y az év szó első betűje ).
  • Nyomja meg az R gombot a dátum módosításához az év utolsó napjára (mert az R az év szó utolsó betűje ).

A Dátum mező jobb oldalán található gombra kattintva egy kis naptárat is megjeleníthet. Ha ki szeretne választani egy dátumot a naptárból, kattintson a kívánt dátumra. Az előző vagy a következő hónap megjelenítéséhez kattintson a naptár bal felső és jobb felső sarkában lévő nyilakra.

6. (Nem kötelező) Írjon be egy számlaszámot a Számla száma szövegmezőbe.

A QuickBooks számlaszámot javasol úgy, hogy 1-et ad az utoljára használt számlaszámhoz. Elfogadhatja ezt a kiegészítést, vagy ha úgy kívánja, lépjen a Számla # szövegmezőjébe, és módosítsa a számot a kívánt számra.

7. Javítsa ki a számla címét, ha szükséges.

A QuickBooks megragadja a számlázási címet az Ügyféllistáról. A számla címét a szokásos számlázási cím egy részének lecserélésével módosíthatja. Beszúrhat például egy másik sort, amely a Figyelem: William Bobbins feliratot tartalmazza , ha ez annak a személynek a neve, akinek a számlát el kell küldenie.

8. Ha szükséges, javítsa ki a szállítási címet.

Úgy érzem, megdőlt a rekord, de itt van az üzlet: a QuickBooks a szállítási címet is lekéri az Ügyféllistáról. Tehát, ha a szállítási cím csak ennél az egy számlánál van valami szokatlan, megváltoztathatja a címet a Szállítási cím blokkban lévő információk cseréjével vagy hozzáadásával. Ne feledje, hogy a QuickBooks nyomon követi az egyes ügyfeleknél használt szállítási címeket, így ha korábban is használt szállítási címet, előfordulhat, hogy kiválaszthatja azt a Szállítási cím legördülő menüből.

9. (Opcionális... fajta) Adja meg a beszerzési rendelés számát a Megrendelés száma szövegmezőben.

Ha az ügyfél beszerzési rendeléseket (PO-kat) ad ki, adja meg a vásárlást engedélyező beszerzési rendelés számát. (Csak a megjegyzés kedvéért , a PO-t pee-oh-nak ejtik , nem poh-nak vagy poo-nak. )

10. Adja meg a fizetési feltételeket a Feltételek legördülő menü egyik opciójával.

11. (Nem kötelező) Nevezze meg az értékesítési képviselőt.

A képviselő nem állja a hírnevet, ezért ne írjon ide hárombetűs szerkesztői megjegyzéseket (bár szívesen megnézném, mit lehet tenni három betűvel). Ha az értékesítéseket értékesítési képviselő szerint szeretné nyomon követni, használja a Képviselő legördülő menüt. Egyszerűen aktiválja a menüt a nyílra kattintva, majd válasszon egy nevet. Az értékesítési képviselők között lehetnek alkalmazottak, de olyan személyek is, akiket Ön felvett a többi listára. Ha gyorsan szeretne hozzáadni egy értékesítési képviselőt, válassza az Új hozzáadása lehetőséget, majd használja a QuickBooks által megjelenített praktikus párbeszédpaneleket. Az Értékesítési képviselő lista használatához válassza a Listák→ Vevői és szállítói profillisták→ Értékesítők listája menüpontot.

12. Adja meg a szállítási dátumot, ha az más, mint a számla dátuma.

A dátum megadásához egyszerűen vigye a kurzort a Szállítás szövegmezőre, majd írja be a dátumot HH/NN/ÉÉÉÉ formátumban. A kurzort a Tab billentyű lenyomásával vagy a szövegmezőre kattintva mozgathatja.

Még egy gyors megjegyzés: Emlékszel mindazokra a titkos kódokra, amelyekről az 5. lépésben beszéltem a számla dátumának módosításához? A szállítási dátum megváltoztatásán is dolgoznak.

13. Adja meg a szállítási módot.

Valószínűleg sejtheti, hogyan adja meg a szállítási módot, de a párhuzamos szerkezet és a kényszeres személyiség arra kényszerít, hogy folytassam. Tehát a szállítási mód megadásához vigye a kurzort a Via legördülő menüre, majd válasszon kiszállítási módot belőle.

Egyébként új szállítási módokat is hozzáadhat a menühöz, ha kiválasztja az Új hozzáadása lehetőséget, majd kitölti a QuickBooks által megjelenített aranyos kis párbeszédpanelt. Az új szállítási módok beállítása nagyon-nagyon egyszerű.

14. Adja meg a FOB-pontot a FOB szövegmező használatával.

FOB jelentése fedélzetére. A FOB pont fontosabb, mint elsőre tűnik – legalábbis üzleti értelemben –, mert a FOB pont határozza meg, hogy mikor történik a tulajdonjog átruházása, ki fizeti a fuvardíjat, és ki viseli a szállítás során az árukban bekövetkező sérülések kockázatát.

Ha a szállítmány ingyenes a fedélzeten a kiszállítási ponton, az eladott áru tulajdonjoga azonnal átszáll a vevőre, amint az áru elhagyja az eladó kikötőjét. (Ne feledje, hogy Ön az eladó.) Ebben az esetben a vevő fizeti a fuvardíjat, és viseli a szállítási károk kockázatát. Megadhatja a FOB szállítási pontot FOB szállítási pontként vagy a város neveként. Ha például a szállítási pont Seattle, a FOB Seattle ugyanaz, mint a FOB szállítási pont. A legtöbb árut egyébként FOB szállítási pontként szállítják.

Ha a küldemény a rendeltetési helyen ingyenes a fedélzeten, az eladott áruk tulajdonjoga azonnal átszáll a vevőre, amint az áru megérkezik a vevő kikötőjére. Az eladó fizeti a fuvardíjat és viseli a szállítási károk kockázatát. Megadhatja a FOB célpontot FOB célpontként vagy a város neveként. Ha például a célpont Omaha, a FOB Omaha ugyanaz, mint a FOB célpont.

15. Adja meg az összes eladni kívánt terméket.

Vigye a kurzort a Mennyiség/Cikkkód/Leírás/Mindegyik ár/Összeg/Adó lista első sorába. (Rendben, tudom, hogy ez nem túl jó név, de ugye tudod, mire gondolok?) El kell kezdenie kitölteni a számlán szereplő sorokat. Miután a kurzort egy sorra mozgatja a listamezőben, a QuickBooks az Elemkód mezőt legördülő menüvé alakítja. Aktiválja a Tételkód legördülő menüt a listamező első üres sorában, majd válassza ki a tételt.

Amikor kiválasztja a tételt, a QuickBooks kitölti a Leírás és az Ár mindegyik szövegmezőt a cikklistában megadott értékesítési leírással és eladási árral. (Szükség esetén módosíthatja az adott számla adatait.) Írja be az eladott cikkek számát a Mennyiség szövegmezőbe. (Miután megadta ezt a számot, a QuickBooks úgy számítja ki az összeget, hogy megszorozza a mennyiséget az egyes árral.) Ha további tételekre van szüksége a számlán, használja a listamező fennmaradó üres sorait az egyes tételek beírásához. Ha bejelölte az Adóköteles jelölőnégyzetet, amikor hozzáadta a tételt a cikklistához, akkor az Adó szó jelenik meg az Adó oszlopban, jelezve, hogy a cikk adóköteles lesz. Ha a tétel nem adóköteles (vagy ha alapos ok nélkül adócsalónak érzi magát), kattintson az Adó oszlopra, és válassza a Nem lehetőséget.

Egy számlára annyi tételt írhat, amennyit csak akar. Ha nincs elég hely egyetlen oldalon, a QuickBooks annyi oldalt ad hozzá a számlához, amennyi szükséges. A számla végösszegére vonatkozó információk természetesen csak az utolsó oldalon találhatók.

Kattintson az Idő/költségek hozzáadása gombra az űrlap tetején lévő szalagon a Számlázható idő és költségek kiválasztása párbeszédpanel megjelenítéséhez. Ezen a párbeszédpanelen kiválaszthatja azokat a költségeket, amelyeket az ügyfélhez vagy a munkához rendelt. A Tételek lapon válassza ki a munkához vásárolt cikkeket. A Kiadások lapon válassza ki a visszatérítendő költségeket, és adja meg a jelölési információkat. Az Idő lapon válassza ki az Időzítő program, a Heti munkaidő-nyilvántartás vagy az Idő/Egyetlen tevékenység belépés ablaka által rögzített számlázható időt.

16. Adja meg a speciális tételeket, amelyeket a számlának tartalmaznia kell.

Ha nem sokat dolgozott a QuickBooks elemfájllal, fogalma sincs, miről beszélek.

A speciális elemek leírásához aktiválja a következő üres sor Cikkkódja legördülő menüjét, majd válassza ki a speciális elemet. Miután a QuickBooks kitölti a leírás és az ár mindegyik mezőjét, szerkessze ezt az információt (ha szükséges). Mutassa be az összes többi speciális tételt – részösszegeket, engedményeket, fuvardíjat és így tovább –, amelyeket tételesen rögzít a számlán a listamező üres sorainak kitöltésével.

Ha egy akciós terméket szeretne felvenni, és azt több cikkre alkalmazni szeretné, akkor a számlán egy Részösszeg tételt kell beillesztenie a készlet vagy más leszámítolni kívánt cikk után. Ezután ragasszon egy akciós tételt közvetlenül a Részösszeg tétel után. A QuickBooks a kedvezményt a részösszeg százalékában számítja ki.

17. (Opcionális) Ügyfélüzenet hozzáadása.

Kattintson az Ügyfél üzenete mezőre, aktiválja a legördülő menüt, és válasszon egy ügyes ügyfélüzenetet. Ügyfélüzenetek hozzáadásához az Ügyfélüzenet menühöz válassza az Új hozzáadása lehetőséget, majd töltse ki a QuickBooks által megjelenített párbeszédpanelt. Kattintson az OK gombra, ha végzett.

18. Adja meg a forgalmi adót.

Ha megadta az adókulcsot az Ügyféllistában, a QuickBooks azt használja alapértelmezettként. Ha nem helyes, vigye a kurzort az Adó listamezőre, aktiválja a legördülő menüt, és válassza ki a megfelelő forgalmi adót.

19. (Valóban nem kötelező) Jegyzet hozzáadása.

Ha akarja, a számlához megjegyzés leírást is csatolhat. Ez a feljegyzés nem nyomtatható számlákra, csak az Ügyfélnyilatkozatba. A jegyzetleírások lehetőséget nyújtanak a számlához kapcsolódó információk tárolására az adott számlával együtt. Az ábrán egy elkészült Számlák létrehozása ablak látható.

Befejezett Számlák létrehozása ablak

20. Ha késleltetni szeretné a számla nyomtatását, jelölje be a Nyomtatás később jelölőnégyzetet, amely a Számlák létrehozása ablak fő része feletti gomb- és dobozszalagon jelenik meg.

21. Mentse el a számlát az ablak alján található Mentés és új gombra vagy a Mentés és bezárás gombra kattintva.

A QuickBooks elmenti a képernyőn megjelenő számlát. Ha a Mentés és új gombra kattint, a QuickBooks egy üres Számlák létrehozása ablakot jelenít meg, így létrehozhat egy másik számlát.

A Következő és az Előző gombokra kattintva (amelyek úgy néznek ki, mint a bal és jobb nyíl) lapozgathat a korábban létrehozott számlákon.

A Számlák létrehozása ablak jobb szélén megjelenő Előzmények panel két fület tartalmaz, amelyek hasznosak a számlák létrehozásakor. Az Ügyfél lap (az előző ábrán látható) magas szintű összefoglaló információkat nyújt az ügyfélről. A Tranzakció lap (nem látható) részletesebb információkat tartalmaz az ügyfél tevékenységéről, és a gombokra kattintva részletezheti a részleteket.

Ha végzett a számlák létrehozásával, kattintson a számlaűrlap Mentés és bezárás gombjára, vagy nyomja meg az Esc billentyűt.