Hogyan készítsünk QuickBooks 2014 adatfájlmásolatot

A QuickBooks 2014 megkönnyíti a könyvelők számára az ügyféladatfájlokkal való munkát. Tekintsük ezt a forgatókönyvet: Van egy ügyfele, akinek segítségre van szüksége az év elszámolási időszakának befejezéséhez.

Két választásod van. Először is áthajthat az üzletébe, valószínűleg elakad a forgalomban, és azon tűnődik, hogy kiszámlázhat-e 150 dollárt az ügyfélnek az utazási idejéért. Másodszor, megkérheti az ügyfelet a QuickBooks Könyvelői másolás funkciójának használatával, hogy elküldje Önnek a QuickBooks adatfájl másolatát.

Megtekintheti az adatfájl könyvelőjének másolatát, elvégezheti a szükséges javításokat vagy változtatásokat, majd visszaküldheti az elvégzendő módosításokat az ügyfélnek. Az ügyfél egyszerűen importálhatja ezeket a változtatásokat meglévő QuickBooks-fájljába, és folytathatja vidám útját. Elég ügyes, igaz?

Ügyfele létrehozza a QuickBooks adatfájl könyvelői másolatát a QuickBooks saját verziójával és a valódi adatfájllal, majd vagy létrehoz egy fájlt, amelyet elküld Önnek (például postán vagy e-mailben), vagy amit az Intuit, a QuickBooks gyártója küld Önnek. Szerencsére a folyamat mindkét esetben nagyon egyszerű.

A következőt kell tennie ügyfelének, ha az ügyfél gondoskodik a fájl elküldéséről:

Válassza a Fájl → Könyvelő másolása → Ügyféltevékenységek → Fájl mentése parancsot.

A QuickBooks egy üzenetet jelenít meg, amelyben megkérdezi az ügyfelet, hogy akarja-e

• Egy könyvelő másolata az aktáról

• A fájl hordozható vagy biztonsági másolata

Könyvelői másolatot is létrehozhat a Fájl→Másolat létrehozása menüpontban, majd a Könyvelő másolata gombra kattintva.

A hordozható fájl a QuickBooks-adatfájl valódi, élő másolata, amelynek mérete kissé összetört, így könnyebben mozgatható (például a fájl mellékletként e-mailben történő elküldésével). A biztonsági mentési fájl az Ön által létrehozott QuickBooks-fájl második másolata (általában), így rendelkeznie kell a fájl másolatával arra az esetre, ha valami rossz történne az eredeti QuickBooks-adatfájllal.

Válassza a Könyvelő másolatát, majd kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Adjon meg egy felosztási dátumot.

Amikor egy ügyfél a Következő gombra kattint, hogy folytassa a könyvelői másolat létrehozását, a QuickBooks megkérdezi tőle a felosztás dátumát. Az ezen időpont előtti tranzakciók csak a könyvelői példányon belül szerkeszthetők. Az ezen időpont utáni tranzakciók a könyvelő és az ügyfél példányán belül is szerkeszthetők.

A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra.

Megjelenik egy másik üzenet, amely azt mondja az ügyfélnek, hogy a QuickBooksnak be kell zárnia az összes ablakot a könyvelő másolatának létrehozásához. A QuickBooks azt is kérheti az ügyféltől, hogy helyezzen be egy lemezt.

Kattintson az OK gombra, és helyezze be a lemezt (ha szükséges).

A QuickBooks megjelenít egy frissített Könyvelő másolatának mentése párbeszédpanelt.

Nevezd meg a könyvelő másolatát.

Használja a Könyvelő másolatának mentése párbeszédpanel Fájlnév mezőjét a QuickBooks adatfájl könyvelő másolatának elnevezéséhez. Szükség esetén az ügyfél a Mentés helye legördülő listával is megadhatja, hogy hova mentse a QuickBooks adatfájl könyvelői másolatát.

Az ügyfélnek emlékeznie kell arra, hogy hova menti a könyvelő másolatát a fájlról. Ezt a fájlt – e-mailben vagy csigapostán, vagy lemezen – a könyvelő kapja, hogy felhasználhassa.

Hozd létre a fájlt.

Miután az ügyfél megnevezi az adatállomány könyvelői példányát, és szükség esetén megjelöli, hogy a könyvelői példányt hova kell menteni, az ügyfél a Mentés gombra kattint. A QuickBooks elmenti a QuickBooks adatfájl könyvelői másolatát.

Ezután ezt az adatállományt az ügyfél továbbítja a könyvelőnek. Más szavakkal, a kliensnek el kell küldenie a fájlt e-mailben vagy e-mailben.

E-mail szolgáltatója korlátozhatja az e-mailben elküldhető mellékletek méretét (beleértve a QuickBooks fájlokat is). Ha a méret zavarja, feltöltheti a QuickBooks fájlt az Intuit webhelyére a Fájl → Könyvelő másolata → Ügyféltevékenységek → Küldés könyvelőnek menüpontjával. Az Intuit üzenetet küld a könyvelőnek egy kattintható hivatkozással, amellyel megragadhatja a fájlt.

A könyvelői másolatok három fájltípust használnak. A Accountant Transfer File (.qbx kiterjesztésű fájl) az, amit az ügyfél létrehoz, és átad a könyvelőnek. A tényleges Könyvelő másolata (.qba fájlkiterjesztéssel) az, amivel a könyvelő dolgozik, miután megnyitja a Könyvelői átviteli fájlt. Végül ott van a Accountant Export File (.qby kiterjesztéssel), amely az ügyfélhez visszamenő változtatásokat tartalmazza.

Nyilvánvaló, hogy valójában nem az Ön ügyfele teszi meg ezeket a lépéseket; lehet, hogy el kell végeznie a piszkos munkát. A folyamat azonban mindkét esetben így működik. Ne feledje azonban, hogy a könyvelő valós idejű megtakarítása és az ügyfél költségmegtakarítása akkor jelentkezik, ha ráveszi az ügyfelet, hogy válassza ki a parancsot, és dolgozzon a párbeszédpanelen.

Ezután számlázható időt számíthat fel a QuickBooks-adatokkal való tényleges munkavégzésért, nem pedig a fájlokkal való bíbelődésért.