Hogyan készítsünk könyvelői másolatot az adatfájlokról a QuickBooks 2011-ben

A QuickBooks megkönnyíti a könyvelők számára az ügyféladatfájlokkal való munkát. Megkérheti az ügyfelet, hogy használja a QuickBooks Könyvelői másolás funkcióját, és egyszerűen elküldheti Önnek e-mailben vagy e-mailben a QuickBooks adatfájl másolatát. Ezután áttekintheti az adatfájl könyvelőjének másolatát, elvégezheti a szükséges javításokat vagy változtatásokat, majd visszaküldheti az elvégzendő módosításokat az ügyfélnek. Az ügyfél ezután könnyedén importálhatja ezeket a változtatásokat meglévő QuickBooks-fájljába, és folytathatja vidám útját. Elég ügyes, igaz?

Ügyfele létrehozza a könyvelő másolatát a QuickBooks adatfájlról a QuickBooks saját verziójával és a valódi adatfájllal. Szerencsére a folyamat nagyon egyszerű. Íme, mit kell tennie ügyfelének:

Válassza a Fájl→ Könyvelő másolata→ Ügyféltevékenységek→ Fájl mentése menüpontot.

A QuickBooks először egy üzenetet jelenít meg, amelyben megkérdezi az ügyfelet, hogy akarja-e valamelyiket

• Egy könyvelő " s másolja a fájlt.

• A fájl hordozható vagy biztonsági másolata.

Könyvelői másolatot is létrehozhat a Fájl→Másolat létrehozása, majd a Könyvelő másolata gombbal.

A hordozható fájl a QuickBooks-adatfájl valódi, élő másolata, amelynek mérete kissé összetört, így könnyebben mozgatható (például a fájl mellékletként e-mailben történő elküldésével). A biztonsági másolat az Ön által létrehozott QuickBooks-fájl biztonsági másolata, második másolata (általában), így rendelkeznie kell a QuickBooks-adatfájl másolatával arra az esetre, ha valami rossz történne az eredeti QuickBooks-adatfájllal.

Válassza a Könyvelő másolatát, majd kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Adjon meg egy felosztási dátumot.

Az ezen időpont előtti tranzakciók csak a könyvelői példányon belül szerkeszthetők . Tartozó ügyleteket követően ezeket az adatokat lehet szerkeszteni belül mind a könyvelő példánya és az ügyfél példányt.

A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra.

Megjelenik egy másik üzenet, amely azt mondja az ügyfélnek, hogy a QuickBooksnak be kell zárnia az összes ablakot a könyvelő másolatának létrehozásához. A QuickBooks azt is kérheti az ügyféltől, hogy helyezzen be egy lemezt.

Kattintson az OK gombra, és helyezze be a lemezt (ha szükséges).

A QuickBooks megjeleníti a Könyvelő másolatának mentése párbeszédpanelt.

Nevezze el a könyvelő másolatát, és válassza ki, hová szeretné menteni.

Az ügyfélnek emlékeznie kell arra, hogy hova menti a könyvelő másolatát a fájlról. Ezt a fájlt a könyvelő kapja – e-mailben, csigalevélben, vagy lemezre mentve –, hogy a könyvelő tudja használni.

Kattintson a Mentés gombra.

Ezután az ügyfélnek el kell juttatnia Önhöz ezt az adatfájlt.

E-mail szolgáltatója korlátozhatja az e-mailben küldhető vagy fogadható mellékletek méretét (beleértve a QuickBooks fájlokat is). Ha a méret elrontja a dolgokat, feltöltheti a QuickBooks fájlt az Intuit webhelyre a Fájl→ Könyvelő másolata→ Ügyféltevékenységek→ Küldés a könyvelőnek menüpont kiválasztásával. Az Intuit ezután üzenetet küld egy kattintható hivatkozással, amellyel megragadhatja a fájlt.

Nyilvánvaló, hogy valójában nem az Ön ügyfele teszi meg ezeket a lépéseket; lehet, hogy el kell végeznie a piszkos munkát. A folyamat azonban mindkét esetben így működik. Ne feledje azonban, hogy a könyvelő valós idejű megtakarítása és az ügyfél költségmegtakarítása akkor jelentkezik, ha ráveszi az ügyfelet, hogy válassza ki a parancsot, és dolgozzon a párbeszédpanelen. Ezután számlázható időt számolhat fel a QuickBooks-adatokkal való tényleges munkavégzésért, ahelyett, hogy a fájllal babrálna.