Hogyan készítsünk könyvelői másolatot a QuickBooks adatfájlról

Ügyfele létrehozza a könyvelő másolatát a QuickBooks adatfájlról a QuickBooks saját verziójával és a valódi adatfájllal, majd vagy létrehoz egy fájlt, amelyet elküld Önnek (például e-mailben vagy e-mailben), vagy azt az Intuit. , a QuickBooks gyártója elküldi Önnek. Szerencsére a folyamat mindkét esetben nagyon egyszerű.

A könyvelő másolatának kézi kezelése

A következőt kell tennie ügyfelének, ha az ügyfél gondoskodik a fájl elküldéséről:

Válassza a Fájl→Másolat létrehozása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanelt, és megkérdezi az ügyfelet, hogy akarja-e

• A fájl biztonsági másolata, amely az Ön által létrehozott QuickBooks-fájl második másolata (általában), így rendelkeznie kell a fájl másolatával arra az esetre, ha valami rossz történne az eredeti QuickBooks-adatfájllal.

• A fájl hordozható másolata, amely a QuickBooks adatfájl valódi, élő másolata, amelynek mérete kissé összetört, így könnyebben mozgatható (például a fájl mellékletként való elküldésével).

• Egy könyvelő másolata az aktáról.

  

  Az első Másolat mentése vagy Biztonsági mentése párbeszédpanel.

Válassza a Könyvelő másolatát, majd kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Erősítse meg, hogy valóban könyvelői másolatot szeretne.

A QuickBooks ezután egy másik párbeszédpanelt jelenít meg, amely ragaszkodik ahhoz, hogy szegény, stresszes ügyfele megerősítse, hogy valóban könyvelői másolatot szeretne, nem pedig egyszerűen egy hordozható másolatot a fájlról.

A második Mentés vagy biztonsági mentés párbeszédpanel.

Adjon meg egy felosztási dátumot.

Amikor az ügyfél a Következő gombra kattint, hogy folytassa a könyvelői másolat létrehozását, a QuickBooks megkérdezi tőle a felosztás dátumát. Az ezen időpont előtti tranzakciók csak a könyvelői példányon belül szerkeszthetők . Az ezen időpont utáni tranzakciók a könyvelő és az ügyfél példányán belül is szerkeszthetők .

A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra.

Megjelenik egy másik üzenet, amely azt mondja az ügyfélnek, hogy a QuickBooksnak be kell zárnia az összes ablakot a könyvelő másolatának létrehozásához.

Kattintson az OK gombra.

A QuickBooks egy frissített Könyvelői másolat mentése párbeszédpanelt jelenít meg, amely itt látható.

Frissített Könyvelői másolat mentése párbeszédpanel.

Nevezd meg a könyvelő másolatát.

Használja a Könyvelő másolatának mentése párbeszédpanel Fájlnév mezőjét a QuickBooks adatfájl könyvelő másolatának elnevezéséhez. Szükség esetén az ügyfél a Mentés helye legördülő listával is megadhatja, hogy hova mentse a QuickBooks adatfájl könyvelői másolatát.

Az ügyfélnek emlékeznie kell arra, hogy hova menti a könyvelő másolatát a fájlról. Ezt a fájlt a könyvelő kapja – e-mailben vagy csigapostán, vagy lemezen –, hogy felhasználhassa.

Hozd létre a fájlt.

Miután az ügyfél megnevezi az adatállomány könyvelői példányát, és szükség esetén megjelöli, hogy a könyvelői példányt hova kell menteni, az ügyfél a Mentés gombra kattint. A QuickBooks elmenti a QuickBooks adatfájl könyvelői másolatát.

Ezután ezt az adatállományt az ügyfél továbbítja a könyvelőnek . Más szóval, az ügyfélnek e-mailben vagy e-mailben kell elküldenie a fájlt.

E-mail szolgáltatója korlátozhatja az e-mailben elküldhető mellékletek méretét (beleértve a QuickBooks fájlokat is). Ha a méret zavarja, feltöltheti a QuickBooks fájlt az Intuit webhelyére a Fájl → Cégfájl küldése → Könyvelő másolata → Ügyféltevékenységek → Elküldés a könyvelőnek menüpontban. Az Intuit üzenetet küld a könyvelőnek egy kattintható hivatkozással, amellyel megragadhatja a fájlt.

A könyvelői másolatok három fájltípust használnak. A Accountant Transfer File (.qbx kiterjesztésű fájl) az, amit az ügyfél létrehoz, és átad a könyvelőnek. A tényleges Könyvelő másolata (.qba fájlkiterjesztéssel) az, amivel a könyvelő dolgozik, miután megnyitja a Könyvelői átviteli fájlt. Végül ott van a Accountant Export File (.qby kiterjesztéssel), amely az ügyfélhez visszamenő változtatásokat tartalmazza.

Nyilvánvaló, hogy valójában nem az Ön ügyfele teszi meg ezeket a lépéseket; lehet, hogy el kell végeznie a piszkos munkát. A folyamat azonban mindkét esetben így működik. Ne feledje azonban, hogy a könyvelő valós idejű megtakarítása és az ügyfél költségmegtakarítása akkor jelentkezik, ha ráveszi az ügyfelet, hogy válassza ki a parancsot, és dolgozzon a párbeszédpanelen. Ezután számlázható időt számíthat fel a QuickBooks-adatokkal való tényleges munkavégzésért, nem pedig a fájlokkal való bíbelődésért.

A könyvelő másolatának elektronikus megküldése

Ügyfele elektronikusan is elküldheti a QuickBooks könyvelő másolatának másolatát az Intuit fájlátviteli szolgáltatásának használatával. Ehhez az ügyfél a Fájl→Vállalati fájl küldése→ Könyvelő másolata→ Ügyféltevékenységek→Küldés a könyvelőnek menüpontot választja. A QuickBooks képernyőn megjelenő utasításokat ad a könyvelő másolatának az Intuit-kiszolgálóra való elküldéséhez vagy feltöltéséhez, beleértve a jelszó hozzáadásának lépéseit a feltöltött fájl biztonsága érdekében.

A könyvelő másolatának feltöltése után az Intuit szerver e-mail üzenetet küld a könyvelőnek egy hivatkozással, amellyel a könyvelő letöltheti a könyvelő másolatát. Mint már említettük, az ügyfél jelszót ad a letöltött fájlhoz való hozzáférés korlátozására, így a könyvelőnek szüksége van erre a jelszóra az ügyféltől a letöltés előtt. A könyvelőnek szüksége van a QuickBooks jelszóra is a letöltött fájl megnyitásához.

Használja a Cégfájl küldése parancsot, vagy ügyfeleit használja a Cégfájl küldése parancsra, ha tudja. A Cégfájl küldése parancs sok jajgatástól és fogcsikorgatástól kíméli meg. Ezenkívül rendkívül biztonságos módot kínál a könyvelői másolatok megosztására. Az Intuittól kapott e-mailben található hivatkozás néhány nap múlva lejár. Ennek megfelelően, ha ügyfele a kéthetes szabadság első napján küldi el a fájlt, a hivatkozás nem fog működni, amikor visszatér az irodába. A link lejárt.