Hogyan készítsünk hiteljegyet a QuickBooks 2021-ben

A jóváírások hasznos módjai lehetnek azoknak az adatbeviteli hibáknak a kijavításának, amelyeket korábban nem talált vagy javított ki. A jóváírási emlékeztetők praktikus módjai az olyan dolgok kezelésének is, mint az ügyfelek visszaküldése és visszatérítése. Ha elkészített egy-két számlát a maga idejében, azt fogja tapasztalni, hogy a QuickBooks jóváírási feljegyzés elkészítése sokkal egyszerűbb, mint a régimódi módszerek alkalmazása.

A következő lépések leírják, hogyan hozható létre a legbonyolultabb és legvonzóbb típusú jóváírás: termékjóváírás. A szolgáltatás vagy a szakmai jóváírás készítése azonban alapvetően ugyanúgy működik. Csak kevesebb mezőt kell kitöltenie.

Termékjóváírás létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza az Ügyfelek → Jóváírások/visszatérítések létrehozása menüpontot, vagy kattintson a Visszatérítések és jóváírások ikonra a kezdőlap Ügyfél részében a Jóváírások/visszatérítések létrehozása ablak megjelenítéséhez (ahogyan az ábrán látható).

A Jóváírások/visszatérítések létrehozása ablak

2. Az Ügyfél: Munka legördülő menüben azonosítsa a megrendelőt, és ha szükséges, a munkát.

A listából rákattintva választhatja ki a megrendelőt vagy munkát.

3. (Opcionális) Adjon meg egy osztályt a jóváíráshoz.

Ha osztályokat használ a tranzakciók kategorizálására, aktiválja az Osztály legördülő menüt, és válassza ki a megfelelő osztályt a jóváíráshoz.

4. Adja meg a jóváírás dátumát (bár a folyamatos folytatás nem kötelező).

Nyomja meg a Tab billentyűt, hogy a kurzort a Dátum szövegmezőre vigye. Ezután adja meg a helyes dátumot HH/NN/ÉÉÉÉ formátumban.

5. (Opcionális) Adja meg a jóváírási számla számát.

A QuickBooks úgy javasol egy jóváírási számot, hogy hozzáad 1-et az utoljára használt jóváírási számhoz. Elfogadhatja a számot vagy a tabulátort a Hitelszám szövegmezőben, hogy a számot tetszőlegesre módosítsa.

6. Ha szükséges, javítsa ki az Ügyfél címét.

A QuickBooks megragadja a számlázási címet az Ügyféllistáról. Módosíthatja a jóváírás címét a szokásos számlázási cím egy részének lecserélésével. Általában ugyanazt a címet kell használnia a jóváíráshoz, mint az eredeti számlához vagy számlákhoz.

7. (Opcionális... fajta) Adja meg a PO számot.

Ha a jóváírás módosítja az ügyfél PO teljes fennmaradó egyenlegét, valószínűleg be kell írnia a PO számát a Megrendelés száma szövegmezőbe.

A javaslat logikája a következő, azoknak az olvasóknak, akiket érdekel: Ha 1000 USD-t számlázott ki ügyfelének az 1984-es megrendelési számon, amely 1000 USD-s vásárlást engedélyez, akkor a teljes PO-t felhasználta – legalábbis az ügyfél számláinak ügyintézője szerint, aki feldolgozza. a számláit. Ha azonban megbizonyosodik arról, hogy egy 1000 USD értékű jóváírási értesítés az 1984. számú PO-hoz kapcsolódik, akkor lényegében felszabadítja az 1000 USD vásárlási egyenleget, ami azt jelentheti, hogy újra felhasználhatja vagy kiszámlázhatja a megrendelést.

8. Ha a vásárló visszaküldi a tételeket, írja le mindegyik tételt.

Vigye a kurzort a Cikk/Leírás/Mennyiség/Kapcsolat/Összeg/Adó szövegmező első sorára. A mező első üres sorában aktiválja a Tétel legördülő menüt, majd válassza ki a tételt. A QuickBooks kitölti a Leírás és Ár szövegmezőket a cikklistában megadott értékesítési leírással és eladási árral. (Ezt az információt, ha akarja, szerkesztheti, de erre nincs szükség.) Írja be a vevő által visszaküldött (vagy nem fizetett) cikkek számát a Menny szövegmezőbe. (Miután megadta ezt a számot, a QuickBooks úgy számítja ki az összeget, hogy megszorozza a mennyiséget az árfolyammal.) Írjon be minden olyan tételt, amelyet az ügyfél visszaküld, a listamező üres sorainak kitöltésével.

Raktári tételek esetében a QuickBooks azt feltételezi, hogy a jóváírási bizonylaton megjelenített cikkek visszakerülnek a készletbe. Módosítani szeretné a készletek fizikai számát, ha eladatlan tételeket küldenek vissza.

A számlákhoz hasonlóan a jóváírásba annyi tételt helyezhet el, amennyit csak akar. Ha nincs elég hely egyetlen oldalon, a QuickBooks folyamatosan hozzáad oldalakat a jóváírási jegyzethez, amíg el nem végez. A teljes információ természetesen az utolsó oldalon található.

9. Írja le azokat a speciális tételeket, amelyeket a jóváírásnak tartalmaznia kell.

Ha jóváírást szeretne kiállítani az eredeti számlán szereplő egyéb tételekről (fuvardíj, engedmények, egyéb költségek stb.), adja hozzá az egyes cikkek leírását a Cikklistához.

Ezen elemek leírásának hozzáadásához aktiválja a következő üres sor Elem legördülő menüjét, majd válassza ki a speciális elemet. (A listát úgy aktiválhatja, hogy a mezőre kattintva legördülő menüvé alakítja, majd a mező lefelé mutató nyilaira kattintva elérheti a menüt.) Miután a QuickBooks kitölti a Leírás és Értékelés szövegmezőket, szerkessze ezt az információt (ha szükséges). Adjon meg minden olyan speciális tételt – részösszeg, engedmény, fuvar stb. –, amelyeket tételesen rögzít a jóváírásban.

Ha akciós tételt szeretne felvenni, akkor a jóváírási jegyzetbe be kell illesztenie egy Részösszeg tételt a készlet vagy más leértékelt tételek után. Ezután ragasszon egy akciós tételt közvetlenül a Részösszeg tétel után. Amikor ezt teszi, a QuickBooks a kedvezményt a részösszeg százalékában számítja ki.

10. (Opcionális) Ügyfélüzenet hozzáadása.

Aktiválja az Ügyfélüzenet legördülő menüt, és válasszon egy ügyes ügyfélüzenetet.

11. Adja meg a forgalmi adót.

Vigye a kurzort az Adó listamezőre, aktiválja a legördülő menüt, majd válassza ki a megfelelő forgalmi adót.

12. (Opcionális, de nagyon jó ötlet) Jegyzet hozzáadása.

A Jegyzet szövegmezővel feljegyzés leírását adhatja hozzá a jóváíráshoz. Ezt a leírást használhatja például a jóváírás kibocsátásának okainak magyarázatára és az eredeti számlára vagy számlákra való kereszthivatkozásra. Vegye figyelembe, hogy a Jegyzet mező az Ügyfélnyilatkozatba kerül kinyomtatásra.

13. Ha késleltetni szeretné ennek a jóváírási emlékeztetőnek a nyomtatását, jelölje be a Nyomtatás később jelölőnégyzetet.

El szeretném halasztani a Nyomtatás később jelölőnégyzet bejelölésével kapcsolatos beszélgetést, amíg be nem fejezem a jóváírási emlékeztető létrehozásának tárgyalását. A számlák és jóváírások nyomtatásának fedezete egy későbbi szakaszban lesz szó.

14. Mentse el a jóváírást.

Az elkészült jóváírás mentéséhez kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra. A QuickBooks megjelenít egy párbeszédpanelt, amely megkérdezi, mit szeretne tenni a jóváírási emlékeztetővel: tartsa meg a jóváírást, adja vissza a visszatérítést, vagy alkalmazza a jóváírást egy számlára. Válassza ki a kívánt műveletnek megfelelő gombra kattintva. Ha az Apply to Invoice lehetőséget választja, a QuickBooks további információkat kér. A QuickBooks elmenti a képernyőn megjelenő jóváírást, és ha a Mentés és új elemre kattintott, egy üres Jóváírási emlékeztetők/visszatérítések létrehozása ablakot jelenít meg, így létrehozhat egy másik jóváírást. (Ne feledje, hogy előre-hátra lapozhat a korábban létrehozott jóváírások között, ha a Következő és Előző gombokra kattint.) Ha végzett a jóváírási értesítések létrehozásával, kattintson a jóváírási űrlap Bezárás gombjára.

Ha jelzi, hogy visszatérítési csekket szeretne nyomtatni, a QuickBooks megjeleníti a Csekk írása ablakot, és automatikusan kitölti a csekket, összekapcsolva azt a feljegyzéssel.