Hogyan készítsünk biztonsági másolatot a QuickBooks adatfájlról

Egy kritikus fontosságú feladat, amelyet Önnek vagy néhány munkatársának el kell végeznie, a QuickBooks adatfájl biztonsági mentése. A számítógép merevlemezén tárolt néhány elem érdemel annyi gondosságot, mint a QuickBooks adatfájl. A QuickBooks adatfájl szó szerint leírja vállalkozása pénzügyi ügyeit.

Egyáltalán nem szeretné elveszíteni az adatfájlt. Az adatállomány elvesztése azt jelentheti, hogy nem tudja, mennyi pénze van, nem tudja, hogy keres-e vagy veszít, és nem fogja tudni egyszerűen vagy pontosan elkészíteni éves adóbevallását.

A biztonsági mentés alapjai

Szerencsére a QuickBooks adatfájl biztonsági mentése meglehetősen egyszerű. Csak kilenc lépést kell végrehajtania:

1. Válassza a Fájl→Másolat létrehozása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti az első Másolat mentése vagy Biztonsági mentése párbeszédpanelt (lásd a következő ábrát), amely három lehetőséget kínál: a QuickBooks-fájl biztonsági másolatának mentése, a hordozható vállalati fájl létrehozása, valamint a könyvelő létrehozásának lehetősége. másolat.

Az első Másolat mentése vagy Biztonsági mentése párbeszédpanel

2. Biztonsági másolatot szeretne menteni, ezért válassza a Biztonsági másolat opció gombot; majd a folytatáshoz kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks fájl másolásakor létrehozhat teljes biztonsági másolatot vagy hordozható vállalati fájlt. A hordozható vállalati fájl kisebb, mint egy biztonsági másolat, így kényelmesebb a mozgás. Könnyebben küldhet például egy hordozható céges fájlt e-mailben. A hordozható céges fájlokkal kapcsolatos dörzsölés a következő: A QuickBooks-nak keményen kell dolgoznia, hogy a hordozható vállalati fájlokat kis méretre bontsa. A QuickBooksnak több munkát kell végeznie a fájl későbbi törlésének megszüntetése érdekében, amikor dolgozni szeretne vele.

Miután a Tovább gombra kattintott, megjelenik a második Mentés vagy biztonsági mentés párbeszédpanel.

A második Mentés vagy biztonsági mentés párbeszédpanel

Közvetlenül a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanelre léphet a Fájl→Biztonsági másolat létrehozása parancs kiválasztásával.

3. Jelezze, hogy a QuickBooks biztonsági mentési fájlját cége számítógépére vagy a QuickBooks külső adatközpontjába szeretné-e menteni.

Válassza a Helyi biztonsági mentés lehetőséget annak jelzésére, hogy a fájl biztonsági másolatát a számítógép merevlemezén vagy valamilyen cserélhető tárolóeszközön, például USB flash meghajtón szeretné tárolni.

4. Kattintson a Beállítások gombra a biztonsági mentés helyének kiválasztásához.

A QuickBooks az ábrán látható módon megjeleníti a Biztonsági mentési beállítások párbeszédpanelt.

A Biztonsági mentési beállítások párbeszédpanel

5. Adja meg a mappát vagy a meghajtó helyét, ahová a vállalati fájlról biztonsági másolatot kell készíteni.

Írjon be egy elérési utat közvetlenül a szövegmezőbe, hogy megmondja a QuickBooksnak, hová mentse a biztonsági másolatokat.

Ha nem tudja, hogyan kell beírni az elérési utat, kattintson a Tallózás gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Tallózás a mappákért párbeszédpanelt, a mappalistája segítségével válassza ki a QuickBooks biztonsági mentéseihez használni kívánt meghajtót vagy mappát.

6. (Opcionális) Válassza ki a biztonsági mentési beállításokat.

A Biztonsági mentési beállítások párbeszédpanelen megadhatja, hogy a QuickBooks mikor emlékeztesse Önt a biztonsági mentésre, és hogyan készítsen biztonsági másolatot a QuickBooksnak:

• Időbélyegek hozzáadása: Ha a biztonsági mentési művelet dátumát és időpontját szeretné hozzáadni a biztonsági mentési fájl nevéhez, jelölje be a Biztonsági mentés dátumának és időpontjának hozzáadása a fájlnévhez (ajánlott) jelölőnégyzetet.
• A biztonsági másolatok korlátozása: Ha azt szeretné, hogy a QuickBooks megszabaduljon a régi biztonsági másolatoktól, jelölje be a Biztonsági másolatok számának korlátozása ebben a mappában jelölőnégyzetet X-re , majd adja meg, hány biztonsági másolatot szeretne megtartani a szomszédos szövegmező segítségével.
• Biztonsági emlékeztetők beállítása: Jelölje be az Emlékeztessen biztonsági másolatot készíteni, ha bezárom a vállalati fájlomat X- szer jelölőnégyzetet annak megadásához, hogy a QuickBooks bezárásakor emlékeztetőt szeretne kapni a QuickBooks fájl biztonsági mentéséről. Az intervallumbeállítások közé tartozik minden alkalommal, minden második alkalommal, minden harmadik alkalommal és így tovább.
• Adatellenőrzés engedélyezése: Az ellenőrző gombokkal jelezze a QuickBooksnak, hogy ellenőriznie kell az adatok sértetlenségét, amikor biztonsági másolatot készít az adatokról. Válassza a Teljes ellenőrzés (ajánlott) választógombot a QuickBooks legjobb és legátfogóbb ellenőrzéséhez. Ha Ön olyan személy, akinek nincs ideje az adatok ellenőrzésének néhány másodperces további ellenőrzésére, válassza a Gyorsabb ellenőrzés választógombot. Még jobb, ha az óvatosságot teljesen a szélnek veti – az óvatosság mindenesetre a babákra vonatkozik –, és jelölje be a No Verification választógombot.

7. Kattintson az OK gombra, amikor befejezte a biztonsági mentés helyének és beállításainak megadását, majd kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks megjelenít egy párbeszédpanelt (lásd a következő ábrát), amely megkérdezi, hogy mikor kíván biztonsági másolatot készíteni.

A Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanel megkérdezi, hogy mikor kíván biztonsági másolatot készíteni.

8. Adja meg, hogy mikor szeretne biztonsági másolatot készíteni.

Általában akkor szeretne biztonsági másolatot készíteni, amikor a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés parancsot választja. Ebben az esetben, amikor a QuickBooks megjeleníti a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanelt, amely felteszi a „mikor” kérdést, kattintson a Mentés most rádiógombra. Alternatív megoldásként megkérheti a QuickBooks-t, hogy ütemezze be a QuickBooks adatfájl rendszeres biztonsági mentését valamilyen okos séma szerint, ha – amikor a QuickBooks felteszi a „mikor” kérdést – kattintson a Mentés most és a Jövőbeli biztonsági mentések ütemezése rádiógombra, vagy a Csak jövőbeli biztonsági mentések ütemezése lehetőségre kattint. Rádiógomb. Ha elmondja a QuickBooksnak, hogy ütemezni szeretné a biztonsági mentéseket, a QuickBooks megjelenít néhány párbeszédpanelt, amelyek segítségével létrehozhatja az új biztonsági mentési ütemezést az ütemezés elnevezésével, valamint a biztonsági mentések ütemezésére vonatkozó napok és időpontok beállításával.

9. Kattintson a Befejezés gombra a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanel bezárásához.

Ha megadta, hogyan működjön a biztonsági mentés, kattintson a Befejezés gombra. A QuickBooks biztonsági másolatot készít (vagy másolatot készít róla) az aktuális QuickBooks vállalati fájlról, és az új fájl másolatát a biztonsági mentés helyén tárolja.

Mi a helyzet az online biztonsági mentéssel?

Ha figyelmes, akkor észrevehette, hogy a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanel egy Online biztonsági mentés választógombot tartalmaz. Ha többet szeretne megtudni a QuickBooks vállalati adatfájl online biztonsági mentéséről – ami azt jelenti, hogy az Intuit számítógépes hálózatát használja a számítógép vagy valamilyen cserélhető lemez helyett a biztonsági másolat tárolásához –, akkor válassza ezt a rádiógombot.

Két okból kifolyólag erősen ajánlom, hogy fontolja meg az online biztonsági mentési módszer használatát, amiért megéri:

• Ésszerű költségek: Az online biztonsági mentés rendkívül ésszerű (akár további költségek nélkül is járhat, ha QuickBooks Desktop Pro Plus-t, Premier Plus-t vagy Enterprise-t használ), az árak az idővonalon alapulnak (a havi előfizetés többe kerül havonta, mint az éves előfizetés előfizetés) és arról, hogy csak a QuickBooksról vagy a számítógépén lévő összes fájlról készít-e biztonsági másolatot. Az összes fájl éves előfizetéssel történő biztonsági mentése tűnik a legjobb értéknek.
• Kevesebb erőfeszítés: Az online biztonsági mentés kevésbé nehézkessé és rendszeresebbé teheti a biztonsági mentést, amennyiben megbízható internetkapcsolata van. Nem kell emlékeznie, hogy biztonsági másolatot készítsen, majd ne felejtse el hazavinni a biztonsági lemezt.

Két gyors utolsó pont: Igen, magam használom az online QuickBooks biztonsági mentési lehetőséget (és az összes fontos fájlom biztonsági mentésére). Nem, az Intuit nem fizet nekem valamiféle titkos jutalékot a termék reklámozásáért.

A biztonsági mentési fájlokat olyan mappában tárolhatja, amely szinkronizálódik egy felhőalapú biztonsági másolattal, például a Dropbox, a Google Drive vagy a Microsoft OneDrive segítségével. Ezen szolgáltatások mindegyike ingyenes beállítható és felejthető, felhő alapú biztonsági mentést kínál, ha bármelyikük által kínált ingyenes tárhelyet használja. Ez a fajta szolgáltatás minden bizonnyal lehetőség azoknak a felhasználóknak, akik költségvetéssel rendelkeznek, vagy korlátozott erőforrásokkal rendelkeznek.

Néhány tartalék taktika

A biztonsági mentés többnyire józan ész kérdése. Ennek ellenére hadd adjak néhány ötletet arról, hogyan, mikor és talán miért érdemes biztonsági másolatot készíteni:

• Könnyítse meg. Ezt megemlítem az online biztonsági mentési lehetőséggel kapcsolatos ajánlásomban, de a lényeg ismételten említést érdemel. A legfontosabb dolog, amit a QuickBooks adatfájlok biztonsági mentésével kapcsolatban megtehet: Könnyítse meg a biztonsági mentést. Ez valószínűleg azt jelenti, hogy fontolóra kell venni az online lehetőséget, de ha helyileg megy, nagy sűrűségű, cserélhető tárolóeszközt szeretne használni, amelyet a QuickBooks futtatásához használt számítógéppel használhat. Kis USB flash meghajtót használok. Válassza ki az Ön számára legmegfelelőbb eszközt, de mindenképpen szeretne valami hasonlóan könnyen használható tárolóeszközt. Ebben az esetben az egyszerű azt jelenti, hogy nagyobb a valószínűsége a biztonsági mentésnek.
• Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot. Azt javaslom, hogy minden alkalommal készítsen biztonsági másolatot, amikor tranzakciókat ír be a QuickBooks adatfájlba. Nyilvánvaló, hogy ha a biztonsági mentés sok munkát jelent, akkor nem akarja megtenni. De ha van egy egyszerű módja a biztonsági mentésnek, és van egy kényelmes tárolóeszköze, amelyre biztonsági másolatot készíthet, akkor rendszeresen készíthet – és kell is – biztonsági másolatot készítenie. Naponta nem túl gyakran.
• Tárolja a QuickBooks adatfájl biztonsági másolatát a webhelyen kívül. Egy utolsó fontos megjegyzés, amit érdemes megemlíteni: Sok olyan esemény, amely megsemmisítheti vagy megrongálhatja az adatfájlt, a számítógépre jellemző, például merevlemez-meghajtó meghibásodása, vírus, felhasználói baleset stb. Egyes események azonban, amelyek megsérthetik vagy megsemmisíthetik a QuickBooks adatfájlt, helyspecifikusak. Tűz, árvíz vagy lopás a QuickBooks adatfájl és annak biztonsági másolatának elvesztését okozhatja. Emiatt a biztonsági másolat másolatát a helyszínen kívül szeretné tárolni. A hét végén például érdemes a pendrive-ot az ingzsebedbe vagy a pénztárcádba tenni, és hazavinni. Győződjön meg arról, hogy ha valami megsérti vagy megsemmisíti a QuickBooks adatfájlt, ugyanaz a valami nem semmisíti meg a biztonsági mentési QuickBooks adatfájlt.