Hogyan készítsünk biztonsági másolatot a QuickBooks 2011 adatfájljáról

Egy kritikus fontosságú feladat, amelyet Önnek vagy néhány munkatársának el kell végeznie, hogy biztonsági másolatot készítsen a QuickBooks adatfájlról. Kevés a számítógép merevlemezén tárolt elem érdemel annyi gondosságot, mint a QuickBooks adatfájl. A QuickBooks adatfájl szó szerint leírja vállalkozása pénzügyi ügyeit. Egyáltalán nem szeretné elveszíteni az adatfájlt.

Szerencsére a QuickBooks adatfájl biztonsági mentése meglehetősen egyszerű. Csak három lépést kell végrehajtania:

Válassza a Fájl → Másolat létrehozása menüpontot.

A QuickBooks megjeleníti a Másolat mentése vagy a biztonsági mentés párbeszédpanelt, amely három lehetőséget kínál:

• Mentse el a QuickBooks fájl biztonsági másolatát

• Hozzon létre egy hordozható céges fájlt

• Hozzon létre egy könyvelői másolatot

Biztonsági másolatot szeretne menteni, ezért kattintson a Biztonsági másolat opció gombra, majd kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks fájl másolásakor létrehozhat teljes biztonsági másolatot vagy hordozható vállalati fájlt. A hordozható vállalati fájl kisebb, mint egy biztonsági másolat, így kényelmesebb a mozgás. Például könnyebben elküldhet e-mailben egy hordozható céges fájlt. A hordozható céges fájlokkal kapcsolatos dörzsölés a következő: A QuickBooks-nak keményen kell dolgoznia, hogy a hordozható vállalati fájlokat kis méretre bontsa. A QuickBooksnak több munkát kell végeznie annak érdekében, hogy a későbbiekben feloldja a fájl tördelését, amikor dolgozni szeretne vele.

Miután a Tovább gombra kattintott, megjelenik a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanel.

Jelezze, hogy a QuickBooks biztonsági mentési fájlját a helyi vállalati szerverre vagy egy QuickBooks külső adatközpontba szeretné-e menteni.

Kattintson a Helyi biztonsági mentés elemre, jelezve, hogy a fájl biztonsági másolatát a számítógép merevlemezén kívánja tárolni.

Kattintson a Beállítások gombra a biztonsági mentés helyének kiválasztásához.

Adja meg, hogy a vállalati fájl melyik mappába vagy lemezhelyére készüljön.

(Opcionális) Válassza ki a biztonsági mentési beállításokat.

A Biztonsági mentési beállítások párbeszédpanelen megadhatja, hogy a QuickBooks mikor emlékeztesse Önt a biztonsági mentésre, és hogyan készítsen biztonsági másolatot a QuickBooksnak:

• Időbélyegek: Ha a biztonsági mentési művelet dátumát és időpontját szeretné hozzáadni a biztonsági mentési fájl nevéhez, jelölje be a Biztonsági mentés dátumának és időpontjának hozzáadása a fájlnévhez jelölőnégyzetet.

• Biztonsági másolatok korlátozása: Ha szeretné elmondani a QuickBooksnak, hogy meg kell szabadulnia a régi biztonsági másolatoktól, jelölje be a Biztonsági másolatok számának korlátozása ebben a mappában jelölőnégyzetet, majd adja meg, hogy hány biztonsági másolatot szeretne megtartani a szomszédos szövegmező segítségével.

• Biztonsági emlékeztetők: Jelölje be az Emlékeztessen biztonsági másolatot készíteni, ha bezárom a céges fájlomat jelölőnégyzetet és a szomszédos szövegmezőt annak megadásához, hogy szeretne emlékeztetőt kapni a QuickBooks fájl biztonsági mentéséről minden alkalommal, minden második alkalommal, minden harmadik alkalommal stb. tovább, hogy bezárja a QuickBookst.

• Adatellenőrzés: Az Ellenőrzés gombokkal jelezze a QuickBooksnak, hogy ellenőriznie kell az adatok sértetlenségét, amikor biztonsági másolatot készít az adatokról.

Ha végzett a biztonsági mentés helyének és opcióinak megadásával, kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks megjelenít egy párbeszédpanelt, amely megkérdezi, hogy mikor kíván biztonsági másolatot készíteni.

Döntse el, mikor szeretne biztonsági másolatot készíteni.

Általában akkor szeretne biztonsági másolatot készíteni, amikor a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés parancsot választja. És ebben az esetben, amikor a QuickBooks megjeleníti a Másolat mentése vagy biztonsági mentése párbeszédpanelt, amely felteszi a „mikor” kérdést, kattintson a Mentés most gombra. Ugyanakkor azt is megmondhatja a QuickBooksnak, hogy rendszeresen ütemezze a biztonsági mentéseket valamilyen okos séma szerint a Mentés most és a Jövőbeli biztonsági mentések ütemezése gombok vagy a Csak jövőbeli biztonsági mentések ütemezése gomb kiválasztásával.

Kattintson a Befejezés gombra a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanel bezárásához.

Miután megadta, hogyan működjön a biztonsági mentés, kattintson a Befejezés gombra. A QuickBooks biztonsági másolatot készít az aktuális QuickBooks vállalati fájlról, és az új fájl másolatát a biztonsági mentés helyén tárolja.