Hogyan kereshet a QuickBooks online listáiban emberek számára

A QuickBooks Online (QBO) Ügyfelek, Szállítók és Alkalmazottak oldalait többféleképpen használhatja. A Vállalkozók oldal korlátozottabb, mint a többi; abból lehet vállalkozókat keresni és 1099-eket készíteni. A kategóriákban szereplő összes személyt felsoroló Vevők, Szállítók vagy Alkalmazottak oldalon rendezheti a listában szereplő személyeket, exportálhatja a listát Excelbe, és műveleteket hajthat végre a listán szereplő személyek kiválasztott csoportján.

Alapjelentést is kinyomtathat a Nyomtatás gombra kattintva bármely listaoldalon; a Nyomtatás gomb közvetlenül a Művelet oszlop felett jelenik meg.

Hogyan dolgozzunk egy adott személlyel a QBO-ban

Kiválaszthat egy adott ügyfelet, szállítót vagy alkalmazottat, és megtekintheti az adott személlyel kapcsolatos tranzakciókat, valamint a személy adatait, valamint fájlokat is csatolhat a személyhez. Itt az ügyfelekkel fog dolgozni.

Egy adott személy kereséséhez írjon be néhány, a személy vagy cég nevének megfelelő karaktert a személyek listája felett megjelenő keresőmezőbe.

Ha meg szeretne keresni egy adott személyt a listán, használja a listán szereplő nevek felett megjelenő keresőmezőt.

Ha kiválaszt egy személyt a listából, a QBO megjeleníti az adott személyhez tartozó oldalt. Az oldalon két fül található; a következő ábrán a Tranzakciólista fül látható; a másik lap az Ügyfél adatai.

Ha engedélyezte a Projektek funkciót a vállalatánál, a QBO megjelenít egy harmadik lapot, a Projektek lapot, amely felsorolja a QBO-cégében létrehozott projekteket.

A Tranzakciólista lap a kiválasztott személlyel társított QBO-tranzakciókat jeleníti meg.

Bármelyik lapon kattintson a Szerkesztés gombra az adott személlyel kapcsolatos információk szerkesztéséhez, az Új tranzakció gombra kattintva pedig hozzáadhat egy, az adott személlyel társított tranzakciót.

Egy személy részletes oldalán fájlokat csatolhat a fontos pénzügyi információk nyomon követéséhez. Csatolhat például egy szállító 1099-es dokumentumát, egy ügyfél szerződését vagy egy alkalmazott nyugtáit. Ön nem korlátozódik a szöveges dokumentumokra; képeket is csatolhatsz. Egyszerűen húzza át az elemet a megfelelő részletező oldal bal alsó részén található Mellékletek mezőbe; ha úgy tetszik, rákattinthat a dobozra, és megjelenik egy szabványos Windows Megnyitás párbeszédpanel, amelyen keresztül navigálhat és kiválaszthatja a csatolni kívánt dokumentumot.

A mellékletek mérete nem haladhatja meg a 25 MB-ot. Egy személyhez már csatolt dokumentumok megtekintéséhez kattintson a Meglévő megjelenítése hivatkozásra a Mellékletek mező alatt, és a QBO megnyit egy ablaktáblát az oldal jobb oldalán, amelyen a csatolt mellékletek láthatók.

Mellékleteket is hozzáadhat a tranzakciókhoz. A mellékletekkel rendelkező tranzakciók megtekintéséhez adja hozzá a Mellékletek oszlopot a személy Tranzakciólista oldalán megjelenő táblázathoz. Jelenítse meg a személy Tranzakciólista oldalát, majd kattintson a táblázat Fogaskerék gombra a Művelet oszlop felett. A megjelenő listában kattintson a Továbbiak megjelenítése lehetőségre. Több módosítás megjelenítése a Kevesebb megjelenítése beállításnál, és megjelenik a Mellékletek jelölőnégyzete; kattintson rá, és a Mellékletek oszlop megjelenik a táblázatrács részeként. Gémkapoccsal azonosíthatja oszlopfejlécként. Ha a Mellékletek oszlopot egy személyre jeleníti meg, az megjelenik a Tranzakciólista táblázatban az adott típusú összes személyre vonatkozóan. Ha egy adott tranzakcióhoz vannak mellékletek, akkor az oszlopban a mellékletek száma látható. A számra kattintva megjelennek a tranzakció mellékletei;

A különféle tranzakciókhoz mellékleteket ad hozzá azok létrehozása során; csak a tranzakciókhoz kapcsolódó mellékletek jelennek meg a különböző Tranzakciólista oldalakon, a személyhez kapcsolódó mellékletek pedig a társított személy oldalán.

A Mellékletek oszlop hozzáadása a Tranzakciós lista táblázatához.

Ha befejezte a munkát egy személlyel, könnyen átválthat egy másik személlyel a listában a lista Osztott nézet listapaneljének segítségével.

A Megosztott nézet ikonra kattintva (az előző képen látható) megjelenik egy panel, amely felsorolja a listában tárolt személyeket (lásd a következő képet).

Lista osztott nézetének megjelenítése.

Az Osztott nézet ablaktáblán lévő listából lefelé görgetve kereshet egy személyt, vagy beírhat néhány betűt a személy nevéből vagy a cég nevéből a lista tetején található Keresés mezőbe, hogy megtalálja az adott személyt a listában. Vagy rendezheti a listát név vagy nyitott egyenleg szerint. Kattintson egy személyre, hogy az adott személy oldalára váltson.

Ha új személyt szeretne hozzáadni a listához, kattintson a plusz (+) szimbólumra a lista tetején az Osztott nézet panelen. Az Ügyfelek oldal megjelenítéséhez kattintson az Ügyfelek elemre az Osztott nézet lista tetején, vagy kattintson az Értékesítés elemre a navigációs sávban, majd kattintson a Vevők lehetőségre.

Az osztott nézet bezárásához kattintson az Osztott nézet bezárása gombra.

Lista rendezése a QuickBooks Online-ban

Az Osztott nézetben történő rendezés mellett a Vevők és szállítók oldalon név vagy nyitott egyenleg szerint is rendezheti a listákat. Alapértelmezés szerint a QBO ezeken az oldalakon lévő bejegyzéseket ábécé sorrendbe rendezi, növekvő sorrendben.

Az alkalmazottakat ábécé és fordított ábécé sorrendbe rendezheti, fizetési mód vagy állapot szerint (aktív vagy inaktív). A vállalkozókat nem lehet válogatni; A QBO alapértelmezés szerint ábécé sorrendbe rendezi őket.

A Vevők vagy Szállítók listák rendezési sorrendjének módosításához kattintson a Navigációs sáv Értékesítések vagy Költségek elemére, majd kattintson a Vevők vagy Szállítók elemre a megfelelő oldal megjelenítéséhez; ebben a példában az Ügyfelek oldalt használom.

Ezután kattintson a rendezni kívánt oszlop fejlécére. Ha az Ügyfél/Vállalat oszlopfejlécre kattint, a QBO csökkenő ábécé sorrendben jeleníti meg az ügyfeleket. Ha a Nyitott egyenleg oszlopfejlécre kattint, a QBO a listát nyitott egyenleg szerinti sorrendbe rendezi, a legalacsonyabbtól a legmagasabbig.

QBO-lista exportálása Excelbe

Vevői vagy szállítói listáját exportálhatja Excelbe.

Ha nincs Excel példánya a számítógépén, letöltheti és használhatja az Excel ingyenes mobilverzióját.

Kattintson a megfelelő hivatkozásra a navigációs sávban (Eladások vagy Kiadások), hogy ezt követően megjelenjen a Vevők vagy a Szállítók oldal; ebben a példában a Szállítók oldalt használjuk. Az oldal jobb szélén, közvetlenül a Művelet oszlop felett három gomb jelenik meg. Kattintson a középső gombra, és a QBO exportálja a listát egy Excel-fájlba; A Chrome képernyőjének alján megjelenik a fájlhoz tartozó gomb.

Szállítólista exportálása Excelbe.

Kattintson a képernyő alján található gombra, és az Excel megnyitja a fájlt. A fájlt szerkesztheti, ha az ablak tetején található sárga sávban a Szerkesztés engedélyezése gombra kattint. Azoknak, akik Excel mobilt használnak, be kell jelentkezniük Microsoft-fiókjukkal a fájl szerkesztéséhez.

Hogyan dolgozzunk egy csomó emberrel a QBO-ban

Amikor ügyfelekkel vagy szállítókkal dolgozik, bizonyos műveleteket egyszerre hajthat végre egy embercsoport számára. Például kiválaszthat bizonyos szállítókat az egyes nevek melletti jelölőnégyzetre kattintva, majd elküldheti ugyanazt az e-mailt ezeknek a szállítóknak, és online kifizetheti a számlákat a kiválasztott szállítók számára, ha a Bill.com kiegészítőt használja a QBO Essentials, Plus szolgáltatással, vagy Speciális, vagy tegye inaktívvá a kiválasztott szállítókat.

Használhatja a Bill.com kiegészítőt a számlák online fizetésére a QBO-tól; Van egy teljes körű szolgáltatást nyújtó Bill.com alkalmazás, de itt a QBO kiegészítőjéről beszélek. A Bill.com alkalmazást az Intuit App Centerben találja meg. Az áruház megnyitásához válassza az Alkalmazások lehetőséget a navigációs ablakban. A Bill.com-on nincs havi előfizetési díj, de tranzakciónkénti díjat számítanak fel minden egyes feldolgozott fizetésért.

Az ügyfelek számára az e-mail küldés mellett készíthet és küldhet nekik kivonatokat, hozzárendelheti a kiválasztott ügyfeleket egy ügyféltípushoz (ügyféltípust használ az ügyfelek csoportosítására), valamint inaktívvá teheti a kiválasztott ügyfeleket.

E műveletek valamelyikének egy csoporthoz való használatához kattintson a megfelelő hivatkozásra a navigációs sávban – Értékesítések vagy Költségek –, majd a megfelelő listaoldalra a kapcsolódó oldal megjelenítéséhez. Ebben a példában az Ügyfelek oldalt használtam.

Ezután jelölje be a műveletben szerepeltetni kívánt nevek melletti jelölőnégyzetet, majd kattintson a Kötegelt műveletek gombra. Válassza ki a végrehajtani kívánt műveletet, majd kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat a művelet végrehajtásához.

Egy művelet végrehajtása több ügyfél számára.