Hogyan használjuk a QuickBooks 2010-et az ügyfél időszámlázásához

A QuickBooks 2010 két módszert kínál a számla tételként történő kiszámlázására fordított idő nyomon követésére. A számlázható idő nyomon követéséhez használhatja a heti munkaidő-nyilvántartást, illetve időzítheti vagy rögzítheti az egyes tevékenységeket. Egyik időkövetési módszer sem nehéz.

Heti munkaidő-nyilvántartás használata a Quicken számlázásához

A heti munkaidő-nyilvántartási módszer használatához kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza az Ügyfelek → Idő megadása → Heti munkaidő-nyilvántartás használata lehetőséget.

A QuickBooks megjeleníti a Weekly Timesheet ablakot.

Írja be az alkalmazottat, a szállítót vagy a szolgáltatást végző más személyt a Név szövegmezőbe.

Ki kell tudnia választani ennek a személynek a nevét a Név legördülő listából. Ha nem találja a listában, írja be a személy nevét a mezőbe, majd amikor a rendszer kéri, mondja meg a QuickBooksnak, hogy melyik listát (alkalmazotti, szállítói vagy egyéb neveket) kell hozzáadni.

Miután megadta a munkát végző személy nevét, használja a Heti munkaidő-nyilvántartás ablak oszlopait a számlázási tételek leírásához.

Adja meg az ügyfelet vagy a munkát, akinek a munkát elvégezték, a szolgáltatás kódját, egy rövid leírást vagy megjegyzést, a bérszámfejtési tételt (ha QuickBooks-ot használ bérszámfejtéshez), az osztályt (ha az osztályokat követi nyomon), majd a naponta eltöltött órákat.

A Heti Munkaidő-nyilvántartás ablakba annyi sort írhat be, amennyit csak akar. Minden sor külön jelenik meg a számlán. A megjegyzések információi a számla leírási területén jelennek meg. Emiatt célszerű megfelelő és leíró megjegyzéseket használni.

QuickBook számlázható egyedi tevékenységek

Ha a szolgáltatási tevékenységeket úgy szeretné rögzíteni, ahogyan azok előfordulnak, kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza az Ügyfelek → Idő megadása → Idő/Egyetlen tevékenység megadása menüpontot.

A QuickBooks megjeleníti a Time/Enter Single Activity ablakot.

Ellenőrizze, hogy az ablak jobb felső sarkában lévő Számlázható jelölőnégyzet be van-e jelölve.

A Számlázható mező kiválasztásával közli a QuickBooks-szal, hogy meg kell őriznie a számlázható tevékenységről szóló nyilvántartást, hogy később szerepeljen a számlán.

Jegyezze fel a tevékenység dátumát a Dátum szövegmezőbe.

A Név szövegmező segítségével azonosíthatja a szolgáltatást végző személyt.

Az Ügyfél:Munka szövegmezőben azonosítsa az ügyfelet vagy azt a munkát, amelyhez a szolgáltatást végzik.

A Szolgáltatási tétel legördülő listából válassza ki a megfelelő szolgáltatási tételt, a Bércikk legördülő listából pedig a megfelelő bérszámfejtési tételt.

(Opcionális) Ha osztályokat követ, előre láthatóan az Osztály legördülő listát is használhatja a tevékenység osztályozásához.

Jegyezze fel a szolgáltatás rövid leírását a Megjegyzések szövegmezőbe.

Ez a leírás a számlán szerepel, ezért gondolja át, amit ír.

Jegyezze fel a szolgáltatással töltött időt.

Az időt manuálisan rögzítheti az Időtartam szövegmező használatával az idő megadásához. Vagy beállíthatja, hogy a QuickBooks rögzítse a tevékenységgel töltött időt. Ehhez kattintson a Start gombra az Időtartam részben a tevékenység indításakor, és kattintson a Leállítás gombra, amikor leállítja a tevékenységet. Ha szüneteltetni szeretné az időzítőt (például telefonhívás fogadása közben), kattintson a Szünet gombra.

Miután leírta az Ön által végzett tevékenységet az Idő/Egyetlen tevékenység megadása ablakban, kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra a tevékenység információinak mentéséhez.

Beleértve a számlázási időt a QuickBooks-on keresztüli számlán

A számlázási idő és költség hozzáadásához hozzon létre egy szabványos számlát. Miután azonosította azt az ügyfelet, akinek megadta az időt vagy a költségeket, a QuickBooks megjelenít egy üzenetmezőt, amely megkérdezi, hogy kíván-e számlázni az időt vagy a költségeket. Ha az Igen gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Számlázható idő és költségek kiválasztása párbeszédpanelt.

A Számlázható idő és költségek kiválasztása párbeszédpanel Idő lapja megjeleníti az összes olyan időpontot, amelyet egy ügyfélnél rögzített:

• Adott időpontok hozzáadásához a számlához: Kattintson a Használat oszlopra minden alkalommal.

• Az összes időpont kijelölése: Kattintson az Összes kijelölése gombra.

A kiválasztás után kattintson az OK gombra. A QuickBooks ezután ezeket a számlázható időket sorokként hozzáadja a számlához. Ez az ábra azt mutatja, hogy a számlázható időre vonatkozó információk hogyan jelennek meg a Számlák létrehozása ablakban.