Hogyan dolgozzunk egy QuickBooks Online Clients Company-ban

Ön egy ügyfél QuickBooks Online (QBO) vállalatában ugyanúgy dolgozik, mint az Ön ügyfele. Ebben a cikkben azokra a módokra összpontosítunk, amelyek segítségével könnyedén navigálhat egy ügyfél cégénél, kereshet és tekinthet át tranzakciókat, valamint kommunikálhat az ügyfelekkel.

Könnyű navigáció az ügyfél cégében

Az egérrel való navigálás többnyire kézenfekvő egy kattintással ide és oda. De használhat néhány nem túl nyilvánvaló trükköt a könnyű navigációhoz, beleértve néhány billentyűparancsot. Néhány általános navigációs technika a Chrome-ra vonatkozik.

Billentyűparancsok használata

A QBO-cégekben rejtve vannak a billentyűparancsok, amelyeket érdemes használni. Itt az ábrán mutatjuk be őket, és ezen a csalólapon is megtalálhatja őket .

Ha meg szeretné tekinteni ezeket a parancsikonokat a QBO-n belül, az aktuális kliens QBO cégazonosítóval együtt, nyomja le és tartsa lenyomva a Ctrl+Alt billentyűkombinációt, majd nyomja meg a perjel (/) billentyűt. Mac felhasználók, itt és a következő bekezdésben használja a Ctrl+Option billentyűkombinációt. Ha lenyomja a Ctrl+Alt+/ billentyűkombinációt anélkül, hogy megnyitna egy ügyfél QBO-céget, akkor a látható cégazonosító a sajátja.

Billentyűparancsok, amelyeket egy QBO ügyfélvállalatnál használhat

A billentyűparancsok bármelyikének használatához tartsa lenyomva a Ctrl+Alt billentyűkombinációt, majd nyomja meg a megfelelő billentyűt a hozzá tartozó művelet végrehajtásához. Például a Számla ablak megnyitásához nyomja le a Ctrl+Alt+I billentyűkombinációt.

Több ablak megnyitása

Sokszor a könyvelők több ablakkal szeretnének dolgozni, és ezt megteheti a QBO-ban. Ugyanazon a QBO-cégen belül a QuickBooks Online Accountant (QBOA) eszköztár Könyvelői eszközök menüjének Új ablak parancsával megkettőzhet egy böngészőlapot (lásd a következő ábrát).

Használja az Új ablak parancsot QBO vállalatnál végzett munka közben a megtekintett ablak megkettőzéséhez.

Ha Chrome-ot használ, másolhat egy böngészőlapot is, ha jobb gombbal rákattint a lapra, és kiválasztja a Másolás parancsot, vagy ha Ön billentyűzetes, nyomja meg az Alt+D, majd az Alt+Enter billentyűkombinációt (ez ugyanaz, mintha nyomva tartana nyomja le az Alt billentyűt, majd nyomja meg a D, majd az Enter billentyűt). A Firefoxban a böngésző lapjainak megkettőzéséhez kattintson a címsorra, és nyomja meg az Alt+Enter billentyűket.

Amikor az Új ablak parancsra kattint, a QBO új böngészőlapot nyit meg, és ugyanazokat az információkat jeleníti meg, mint az eredeti böngészőlapon. Ettől kezdve azonban az egyes böngészőlapokon különböző információkat jeleníthet meg ugyanarról a cégről. Ha pedig több monitoron dolgozik a Chrome-ban, akkor a lapokat feloszthatja különböző monitorokra. Húzza lefelé az elhelyezni kívánt lapot egy másik monitoron, és az elválik a böngészőtől. Azonnal áthúzhatja egy másik monitorra, vagy felengedheti az egérgombot, ekkor megjelenik a Chrome második példánya. Ezután bármelyik példányt áthúzhatja egy másik monitorra.

Ugyanez a technika működik a Firefoxban is; húzza le a Firefox lapot, és engedje fel az egérgombot. A lap szétválik, és megjelenik a Firefox második példányában. Ezután bármelyik példányt áthúzhatja egy másik monitorra.

Ha az „osztott képernyő” híve, a Windows parancsikonjával megjeleníthet két lapot egymás mellett. Kövesse az alábbi lépéseket Chrome-ban vagy Firefoxban:

Nincs rövid, egyszerű módja annak, hogy két ablakot függőlegesen, egymás tetején jelenítsen meg. Kézzel kell átméreteznie az ablakokat, és el kell helyeznie a kívánt helyre.

Másoljon meg egy böngészőlapot a már leírt technika segítségével.

Húzza le az aktuális lapot. A böngésző a saját böngészőablakban jeleníti meg az elhúzott lapot.

Nyomja meg és tartsa lenyomva a Windows billentyűt (azt, amely a bal Ctrl és a bal Alt billentyűk között jelenik meg a billentyűzeten), majd nyomjon meg egy nyílbillentyűt:

• Nyomja meg a bal nyíl gombot az aktív ablak rögzítéséhez a monitor bal oldalára.
• Nyomja meg a jobbra nyíl gombot az aktív ablak rögzítéséhez a monitor jobb oldalára.

Kattintson a másik elérhető ablakra, hogy aktív legyen, és ismételje meg a 3. lépést.

A következő ábrán megjelenítettük a Mérleget (bal oldalon), majd létrehoztunk egy második böngészőablakot, ahol lefúrtuk a folyószámlán lévő tranzakciókat. Ezután a képernyőn egymás mellé rögzítettük a két ablakot.

Két ablak egymás mellé tűzve

A menügombra kattintva az egyik vagy mindkét ablakban elrejtheti a navigációs sávot (több képernyőt biztosítva az adatoknak, ahogy az ábrán is tettük).

Ha befejezte a két ablakban való munkát, egyszerűen zárja be az egyiket, és maximalizálja a másikat.

Munkavégzés két cégnél egyszerre

Tegyük fel, hogy végzett az egyik klienssel, és egy másik klienst szeretne megnyitni. Kattintson a Ugrás a QuickBooks-hoz gombra a QBOA eszköztáron, és válasszon ki egy új klienst. Vagy kattintson a Könyvelő gombra a QBOA felület bal felső sarkában az Ügyfelek oldal újbóli megjelenítéséhez, majd kattintson a QuickBooks ikonra a most megnyitni kívánt cég nevétől balra. Akárhogy is, a QBOA megjeleníti az újonnan kiválasztott kliens adatait.

Ez felveti a kérdést: „Hogyan dolgozhatok két különböző cégben egyszerre?” Nos, megnyithat egy másik böngészőt, bejelentkezhet a QBOA-ba, és megnyithat egy második QBO-céget. Ha például Chrome-ban dolgozik, megnyithatja a Windows Edge-t, a Firefoxot, a Safarit vagy egy másik böngészőt ugyanazzal a QBOA bejelentkezési információval. Ezután két különböző céget nyithat meg, ahogy ezt az ábrán a Chrome és a Microsoft Edge esetében tettük.

Ha egyidejűleg két cégnél szeretne dolgozni, két böngészőt használhat.

Ha a Chrome-ban dolgozik, akkor a Chrome-felhasználók előnyeit is kihasználhatja, és másik felhasználóként nyithatja meg a Chrome-ot. Valójában két Chrome-példány futna egyszerre.

Rendelkezésre álló tranzakciótípusok

Az elérhető tranzakciókat megtekintheti, ha megnyit egy ügyfél QBO-céget, majd kattintson az Új menüre. Ez az ábra az Új menü megnyitását mutatja.

Azok a tranzakciók, amelyeket egy QBO vállalatnál végzett munka közben hozhat létre

Az elérhető tranzakciók a menüben aszerint vannak rendezve, hogy melyik személyhez tartoznak. A Létrehozás menü pedig tartalmaz egy „Egyéb” kategóriát az olyan tranzakciókhoz, amelyek nem vonatkoznak bizonyos típusú emberekre – például bankbetétekre.

Ha csak néhány gyakran használt tranzakciót szeretne megtekinteni, kattintson a Kevesebb megjelenítése hivatkozásra az Új menü alján. A hivatkozás a Továbbiak megjelenítése hivatkozásra változik, így minden típusú tranzakciót újra megjeleníthet.

Hogyan keressünk tranzakciókat

Leggyakrabban egy ügyfél QBO-cégnél keres tranzakciókat ahelyett, hogy létrehozná azokat. A tranzakciókat a QBOA kliens vállalati ablakának tetején található QBOA eszköztár Keresés mezőjével keresheti (lásd a következő ábrát). Ha a Keresés mezőre kattint, a QBO megjeleníti a legutóbbi tranzakciók listáját, és esetleg egy Ugrás listát a feladatokról, kapcsolatokról, jelentésekről és fiókokról.

A keresőmező segítségével felülről lefelé kereshet a QBO-ban, ami azt jelenti, hogy a keresési kifejezés lehetővé teszi tranzakciók létrehozását, kapcsolatfelvételi rekordok elérését, jelentések megtekintését és fiókok elérését.

Írja be a keresési szűrőként használni kívánt kifejezést, vagy kattintson a Keresési lista alján található Speciális keresés lehetőségre.

Ha látja, amit szeretne, kattintson a megfelelő ablak megnyitásához. Ha nem látja, amit keres, kattintson a Speciális keresés lehetőségre a menü jobb alsó sarkában, és a QBO megjeleníti a Keresés oldalt.

Állítson be kritériumokat egy pontosabban meghatározott kereséshez.

Korlátozhatja a keresést egy adott tranzakciótípusra, kiválaszthatja, hogy a többféle adat közül bármelyiket keresse, és megadhatja, hogy a keresésnek tartalmaznia kell-e, nem tartalmazhat, egyenlőnek kell lennie a keresési feltételekkel, vagy nem.

Bármely tranzakciós ablakban megtekintheti az adott típusú legutóbbi tranzakciókat, ha rákattint a tranzakció címsorában, közvetlenül a tranzakciótípus nevétől balra megjelenő gombra. A gomb képe kicsit olyan, mint egy óra.

Készítsen ügyféljegyzeteket

Ön és csapata tagjai használhatják a QBOA Notes funkcióját, hogy bármilyen információt dokumentáljanak bármely ügyfeléről. A QBOA minden feljegyzéshez automatikusan hozzárendeli a jegyzet létrehozásának idejét és a jegyzetet létrehozó csapattagot. Az ügyfélhez hozzáféréssel rendelkező csapattagok megtekinthetik és szerkeszthetik az ügyfél jegyzeteit. És a jegyzeteket „tűzheti”, hogy könnyebben megtalálja őket. A QBOA jegyzetek funkciója egy módja annak, hogy elektronikus cetlikeket készítsen.

Jegyzet létrehozásához jelenítse meg a QBOA kezdőlapját (kattinthat a QB Accountant szimbólumra a QBOA felület bal felső sarkában), majd kattintson az Ügyfelek elemre a navigációs sávban. Az Ügyféllistában kattintson annak az ügyfélnek a nevére, akinek jegyzetet szeretne készíteni (nem a QB szimbólumra, hanem az ügyfél nevére). A QBOA megjeleníti az itt látható oldalt.

Az az oldal, ahol ügyféljegyzetet hoz létre.

Írja be a jegyzetet, és kattintson a Mentés gombra. A jegyzet mentése után rögzítheti; mozgassa az egérmutatót a jegyzet fölé (a mutató kézként jelenik meg), és a jegyzet opciói megjelennek a jobb alsó sarokban:

• Kattintson a nyomógombra a jegyzet rögzítéséhez.
• Kattintson a ceruza gombra a jegyzet szerkesztéséhez.
• A jegyzet törléséhez kattintson a kuka gombra.

Kommunikáció az ügyféllel

A kommunikáció elengedhetetlen az élet minden területén, így az ügyfél és a könyvelő között is. A QBO és QBOA eszközeivel kommunikálhat QBO-előfizetéssel rendelkező ügyfeleivel.

Ha úgy tetszik, kihagyhatja a QBO és QBOA használatát a kommunikációhoz, és csak e-mailt használ.

Az Ügyfélkérések segítségével például kérheti, hogy ügyfele küldjön Önnek banki kivonatot. A QBOA-tól küldött ilyen üzenetek az ügyfél QBO-cégének Könyvelőm oldalán jelennek meg. Kovesd ezeket a lepeseket:

A QBOA alkalmazásban kattintson a Munka elemre a navigációs ablakban.

Kattintson az Ügyfélkérelem létrehozása lehetőségre. A QBOA megjeleníti az Ügyfélkérés panelt a képernyő jobb oldalán.

Írjon be egy nevet a kérésnek. Tekintse ezt úgy, mint egy e-mail üzenet tárgysorát.

Válasszon ki egy ügyfelet. Csak a QBO-előfizetéssel rendelkező ügyfelek jelennek meg a listában.

Adja meg a kérés határidejét.

Opcionálisan töltse ki a kérési űrlap többi mezőjét, beleértve az ügyfelének elküldeni kívánt dokumentumok hozzáadását.

Opcionálisan bejelölheti az Ügyfél értesítése jelölőnégyzetet, hogy QBOA által generált e-mailt küldjön az ügyfélnek, értesítve őt a kérésről.

Kattintson a Közzététel az ügyfél QuickBooks-ban lehetőségre.

Használja ezt a panelt a QBO-kliensekkel való általános kommunikációhoz.

Ha a 7. lépésben az Ügyfél értesítése lehetőséget választotta, a QBOA megjeleníti az ügyfélnek küldendő üzenet előnézetét. Az áttekintés után kattintson a Közzététel és e-mail küldése lehetőségre.

Egy ügyféligénylési üzenet előnézete

Amikor az ügyfél megnyitja QBO-cégét, a navigációs ablakban a Könyvelőm elemre kattintva megtekintheti az üzenetet, és válaszolhat rá.

Ügyfélkérés egy ügyfél QBO cégénél

Az üzenetre a QBO használatával válaszolva az ügyfél rákattint az üzenetre a Könyvelőm oldalon, és megjelenik a képen láthatóhoz hasonló panel, ahol az ügyfél üzenetet írhat, és csatolhatja a szükséges dokumentumokat.

Az a panel, amelyet az ügyfele arra használ, hogy válaszoljon az Ön által generált ügyfélkérésre

A dokumentumok mérete nem haladhatja meg a 30 MB-ot.

Miután megkapta a dokumentumot egy ügyféltől, lekérheti azt a QBOA-ban. Kattintson az Ügyfelek elemre a navigációs ablakban, és az Ügyfél listában kattintson az ügyfél nevére. A QBOA megnyitja az ügyfél Részletek oldalát, ahol a megjelenő Megosztott dokumentumok fülre kattint.

A Megosztott dokumentumok oldal egy ügyfél QBO-cégében, miután a könyvelő megkapta az ügyfél dokumentumait

Innen letöltheti a dokumentumot, vagy a Kérés oszlopban található hivatkozásra kattintva megtekintheti/frissítheti az eredeti kérést. Minden változtatás a Munka lapon jelenik meg.