Hogyan dolgozzunk a QuickBooks 2018 naplóbejegyzéseivel

A QuickBooks megkönnyíti Önnek – könyvelőnek – a naplóbejegyzések rögzítését. Ha bármilyen időt töltött a QuickBooks-szal, tudhatja, hogy a QuickBooks adatfájlban rögzített naplóbejegyzések többsége automatikusan rögzítésre kerül. Ha valaki például csekket ír, a QuickBooks rögzíti a naplóbejegyzést. Amikor valaki létrehoz egy számlát, a QuickBooks ismét rögzíti a naplóbejegyzést.

Bizonyos esetekben azonban valakinek – valószínűleg Önnek – naplóbejegyzést kell rögzítenie, hogy bizonyos tranzakciókat bejusson a QuickBooks adatfájlba. A naplóbejegyzéseket például az értékcsökkenés rögzítésére, a kötelezettségek elhatárolására és az eszközök selejtezésének rögzítésére használhatja.

Naplóbejegyzés rögzítése

Naplóbejegyzés rögzítéséhez válassza a Vállalat → Általános naplóbejegyzések készítése menüpontot. A QuickBooks megjeleníti az Általános naplóbejegyzések készítése ablakot, ahogy az ábra mutatja.

Az Általános naplóbejegyzések készítése ablak.

Valószínűleg saját maga is kitalálja, hogyan használhatja az Általános naplóbejegyzések létrehozása ablakot. A Dátum mezőbe írja be az általános naplóbejegyzés dátumát. A Bejegyzés száma mezőben a naplóbejegyzéseket számozhatja vagy valamilyen értelmes kódot rendelhet hozzájuk. Miután megadta ezeket az alapvető információkat, használja az Általános naplóbejegyzések készítése ablak oszlopait a naplóbejegyzés rögzítésére. Nem kell elmondanom, hogy a főkönyvi számlaszám vagy név a Számla oszlopban, a terhelési összeg a Terhelési oszlopban, a jóváírás összege pedig a Jóváírás oszlopban szerepel. Hasznos lehet azonban emlékeztetni arra, hogy a Jegyzet oszlopban megadhatja a terhelés vagy a jóváírás leírását; a Név oszlop segítségével azonosíthatja a jóváíráshoz vagy terheléshez kapcsolódó vevőt, szállítót, alkalmazottat vagy más nevet; a Számlázható oszlopban jelezheti, hogy a terhelést vagy jóváírást a megnevezett ügyfélnek kiszámlázandó összegként kell feltüntetni; és az Osztály oszlopot (ha bekapcsolta az osztálykövetést) használhatja a terhelés vagy a jóváírás osztályozására.

Soha ne írjon nevet a naplóbejegyzés első sorába. Ha megteszi, ez a név a naplóbejegyzés minden sorához lesz társítva, amikor jelentéseket tekint meg a QuickBooksban, még akkor is, ha a név csak az első sorra vonatkozik.

Ha neveket szeretne társítani egy naplóbejegyzés soraihoz, ennek egyik módja az, hogy a naplóbejegyzés első sorát üresen hagyja, hogy véletlenül ne legyenek kósza bejegyzések a jelentésekhez.

Naplóbejegyzés visszafordítása

Egy naplóbejegyzés visszafordításához először jelenítse meg az Általános naplóbejegyzések készítése ablakot a Vállalat →Általános naplóbejegyzések készítése parancs kiválasztásával. A QuickBooks megjeleníti az Általános naplóbejegyzések létrehozása ablakot. Az Előző és a Következő gombokkal lapozhat a már bevitt általános naplóbejegyzések között. Megtaláltad a bejegyzést? Jó.

Az idei verzió frissítése azt jelenti, hogy az összes általános naplóbejegyzés ugyanúgy visszafordítható: Ha megtalálja a visszafordítani kívánt naplóbejegyzést, kattintson a Visszafelé gombra. (A Visszafordítás gomb az Általános naplóbejegyzések készítése ablak Fő lapjának felső szélén jelenik meg.) A QuickBooks megfordítja az általános naplóbejegyzést azáltal, hogy a következő számviteli hónapban beír egy tranzakciót a terhelések és jóváírások átfordításával.

Az Adjusting Entry (Általános naplóbejegyzések készítése) ablakban a QuickBooks egyes verzióiban elérhető Bejegyzés módosítása jelölőnégyzet azt jelzi, hogy a naplóbejegyzés a könyvelő által utólag készített speciális bejegyzés. Kinyomtathat jelentést csak ezekről a speciális „korrekciós bejegyzésekről”.

Naplóbejegyzések szerkesztése

Általában nem akar majd hülyéskedni, és később megváltoztatni a naplóbejegyzéseket. Ha azonban úgy érzi, hogy változtatásokat kell végrehajtania, a QuickBooks egy Szerkesztés menüt biztosít parancsokkal, amelyeket csak erre a célra használhat. Egyrészt a QuickBooks egy Általános napló törlése parancsot ad, amellyel törölheti az Általános naplóbejegyzések készítése ablakban látható naplóbejegyzést. A QuickBooks egy Void General Journal parancsot is biztosít, amellyel érvénytelenítheti az ablakban megjelenő általános naplóbejegyzést. Jellemzően – és ismét, ezt már tudja – nem akarja törölni az általános naplóbejegyzéseket. Ehelyett érvényteleníteni szeretné őket. Eleget mondott.