Hitelkártya-tranzakciók a QuickBooks 2021-ben

A QuickBooks segítségével ugyanúgy nyomon követheti üzleti hitelkártyáit, mint a csekkfüzet vezetésére. A folyamat szinte ugyanaz, néhány ráncos.

Mellesleg, bár ez a cikk valójában arról szól, hogy pénzt számol fel hitelkártyájával, arról is beszélünk, hogyan kezelheti ügyfelei hitelkártyával fizető trükkös problémáját.

Az üzleti hitelkártyák nyomon követése a QuickBooks 2021-ben

Ha követni szeretné a hitelkártya-kiadásokat és az egyenlegeket a QuickBooks segítségével, be kell állítania egy hitelkártya-számlát – ha még nem tette meg a QuickBooks Setupban. (Összehasonlításképpen, bankszámlákat használ olyan dolgok nyomon követésére, mint például a csekk-, megtakarítási- vagy kispénzes számlákra be- és kifolyó pénz.)

Hitelkártya számla beállítása

A hitelkártya-számla beállításához nagyjából ugyanazokat a lépéseket kell követnie, mint a bankszámla beállításánál:

1. Válassza a Listák→Számladiagram menüpontot.

Vagy kattintson a Számladiagram ikonra a kezdőképernyőn. A QuickBooks az ábrán látható módon megjeleníti a Számladiagram ablakot.

A Számlaterv ablak

2. Kattintson a Számla gombra a Számladiagram ablak bal alsó sarkában, majd válassza az Új lehetőséget a legördülő menüből.

A QuickBooks megjeleníti az első Új fiók hozzáadása ablakot, amely egyszerűen megjeleníti az opciógombok listáját, amelyek megfelelnek a QuickBooks által engedélyezett különböző típusú fiókoknak.

3. Válassza a Hitelkártya opciót.

A Hitelkártya kiválasztása jelzi a QuickBooksnak, hogy hitelkártya-számlát szeretne létrehozni. Biztos vagyok benne, hogy meg vagy lepve. Kattintson a Folytatás gombra. A QuickBooks megjeleníti a második Új fiók hozzáadása ablakot, az ábra szerint.

A második Új fiók hozzáadása ablak

4. Írja be a fiók nevét a Fióknév szövegmezőbe.

Miért nem csinálja jól? Vigye a kurzort a Számlanév szövegmezőre, majd írja be hitelkártyája nevét.

5. Írja be a kártyaszámot a Hitelkártya-számlába. számú szövegdoboz.

Ha egynél több kártyához hoz létre általános hitelkártya-számlát, hagyja el a Hitelkártya-számlát. Sz. szövegmező üres. Amíg itt van, leírhatja a kártyát is. Érdemes beírni az Uzsora szót! a Leírás szövegmezőben, a kártya kamatától függően.

6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

A QuickBooks újra megjeleníti a Számladiagram ablakot. Az ablakban megjelenik egy további fiók: az imént létrehozott hitelkártyaszámla.

Hitelkártya számla kiválasztása a használatához

Ha szeretné elmondani a QuickBooksnak, hogy hitelkártya-számlával szeretne dolgozni, használja a Számladiagram ablakot. Válassza a Listák→Számladiagram menüpontot. Az ablak megjelenítése után kattintson duplán a használni kívánt hitelkártya-számlára. A QuickBooks megjeleníti a hitelkártya-nyilvántartást, így megkezdheti a tranzakciók rögzítését.

A Számlatükör ablak alternatívájaként kattintson a Hitelkártya díjak megadása ikonra a kezdőképernyő Banki területén. Vagy válassza a Banki → Hitelkártya díjak megadását.

Hitelkártya-tranzakciók bevitele

Ha a Banki → Regiszter használata parancsot választja, és kiválaszt egy hitelkártyaszámlát, a QuickBooks megjeleníti a Hitelkártya-nyilvántartást. Ez az ábra egy törzsutas kártya nevű hitelkártya-számla nyilvántartását mutatja. Nagyon úgy néz ki, mint egy ellenőrző regiszter, nem igaz?

A hitelkártya nyilvántartás

A hitelkártya-nyilvántartás úgy működik, mint a folyószámlához használt szokásos regisztrációs ablak. A tranzakciókat a nyilvántartás soraiba írja be. Amikor rögzít egy terhelést, a QuickBooks frissíti a hitelkártya egyenlegét és a fennmaradó hitelkeretet.

Hitelkártya terhelés rögzítése

A hitelkártya-terhelés rögzítése hasonló a csekk vagy bankszámlakivonás rögzítéséhez. A szemléltetés kedvéért tegyük fel, hogy 75 dollár értékű burritót és margaritót vett fel kedvenc mexikói éttermében, a La Cantinában. A terhelés rögzítésének módja a következő:

1. Válassza a Banki → Hitelkártya díjak megadása menüpontot.

Megjelenik a Hitelkártya díjak megadása ablak, az ábra szerint.

A Hitelkártya díjak megadása ablak

2. A Hitelkártya legördülő menüből válassza ki azt a hitelkártyát, amelyre a költséget felszámította.

Kattintson a Hitelkártya mező melletti lefelé mutató nyílra, majd válasszon egy kártyát a legördülő menüből.

3. A Megvásárolt mezőbe írja be annak a vállalkozásnak a nevét, amelynek hitelkártyájával fizetett.

Vigye a kurzort a Vásárolt innen sorra, és kattintson a lefelé mutató nyílra. Megjelenik a nevek menüje. Válasszon egyet a menüből.

Ha még soha nem étkezett ebben a remek étteremben, válassza az Új hozzáadása lehetőséget; majd adja meg a vállalkozás nevét.

4. Válassza ki a megfelelő opciógombot, hogy jelezze, hogy a tranzakció vásárlás vagy jóváírás.

Válassza a Vásárlás/Tárolás opció gombot, ha rögzíteni szeretne egy vásárlást (amit legtöbbször csinál, és amit ez a példa mutatja). Válassza a Visszatérítés/Jóváírás opció gombot, ha jóváírást szeretne rögzíteni a számláján (ha például visszaküldött valamit).

5. Írja be a terhelés dátumát a Dátum mezőbe.

Vigye a kurzort a Dátum sorra (ha a kurzor még nincs ott), és írja be a dátumot HH/NN/ÉÉÉÉ formátumban. Írja sem 07012021 vagy 7/1/21 a július 1, 2021, például. Ha két vagy három nappal a tény után adja meg ezt a díjat, ne adja meg a mai dátumot; írja be a terhelés dátumát. Ennek a dátumnak a használata megkönnyíti a nyilvántartások és a hitelkártya-társaság nyilvántartásainak összeegyeztetését, amikor megkapja a havi kimutatást.

6. Írja be a díj összegét az Összeg mezőbe.

Vigye a kurzort az Összeg sorra, és írja be a teljes díj összegét. Megjegyzés: Ne írjon be dollárjelet, de írja be a pontot a tizedesjegy jelzésére.

7. (Opcionális) Írja be a jegyzet leírását a Jegyzet szövegmezőbe.

Vigye a kurzort a Jegyzet szövegmezőre, és írja be a tétel megterhelésének konkrét okát. Ebben az esetben beírhatja, hogy „ügyvéd/CPA ebéd” vagy valami hasonló.

Várjon. Tudod mit? Hadd legyek komolyabb. Egy percig ne viccelj, oké? Ez az Emlékeztető doboz jó hely az üzleti cél dokumentálására a díj ellenében, amely adótörvény előírása, ha utazási, étkezési vagy szórakoztató üzleti hitelkártya-terhelést rögzít.

8. Töltse ki a Költségek fület.

A Kiadások lapot használhatja az üzleti költségek rögzítésére.

Lépjen a Kiadások lap Számla oszlopára, kattintson a lefelé mutató nyílra, és válasszon egy Költségszámlát a menüből (valószínűleg Travel & Ent:Meals for a Business ebéd). Ha olyan nevet ad meg, amelyet a QuickBooks még nem tud, akkor költségszámlát kell létrehoznia.

A QuickBooks automatikusan kitölti az Összeg oszlopot, amikor beír egy összeget az Összeg mezőbe. Írjon be valamit az Emlékeztető oszlopba, és rendelje hozzá ezt a költséget egy Ügyfél:Munka és Osztályhoz, ha akarja. Ha a költséget egy osztályhoz szeretné rendelni, be kell kapcsolnia az osztálykövetést.

9. Töltse ki a Tételek lapot.

Mivel ez a díj egy étteremben való étkezésre vonatkozik, a díjat nem részletezi. Ha azonban készletnyilvántartási cikkeket, például fűrészárut, papír kellékeket és így tovább számít fel, töltse ki a Tételek lapot.

Ha van egy beszerzési rendelése (PO) a szállítónál, amelyet a Vásárolt feladótól sorba írt be, a QuickBooks ezt közli. Kattintson a Megrendelés kiválasztása gombra, hogy megtekinthesse a szállítónál fennálló megrendeléseinek listáját.

10. Rögzítse a terhelést a Mentés és új gombra vagy a Mentés és bezárás gombra kattintva.

A díjat a Hitelkártya nyilvántartásban rögzítik. Ez az ábra azt mutatja, hogyan néz ki a hitelkártya-nyilvántartás néhány terhelés megadása után.

A Hitelkártya nyilvántartás néhány tranzakcióval

A már megadott díjak módosítása

Lehet, hogy rögzít egy hitelkártya-terhelést, majd rájön, hogy rosszul rögzítette. Vagy talán egyáltalán nem kellett volna felvenned, mert nem fizettél az üzleti ebédért. (Valaki más fizetett az egyik ilyen baráti vita után, hogy ki fizesse ki a számlát. Tudja, milyen típusú vitatkozásra gondolok: „Nem, ragaszkodom.” „Éppen ellenkezőleg, ragaszkodom.” A kép jól látható.)

Be kell lépnie a Hitelkártya-nyilvántartásba, és módosítania vagy törölnie kell a terhelést az alábbi lépések végrehajtásával:

1. Válassza a Listák→Számladiagram menüpontot.

Megjelenik a Számladiagram ablak.

2. Kattintson duplán arra a hitelkártya-számlára, amelyen a hibás terhelés található.

Mint a varázslat, a hitelkártya-nyilvántartás megjelenik a képernyőn.

3. Válassza ki a törölni vagy módosítani kívánt hitelkártya-tranzakciót.

Ez könnyű. Csak vigye a kurzort a tranzakcióra.

4. A tranzakció érvénytelenítése, törlése vagy szerkesztése az alábbiak szerint:

• • A hitelkártya-tranzakció érvénytelenítéséhez válassza a Szerkesztés → Hitelkártya terhelés érvénytelenítése menüpontot, majd kattintson az OK gombra.
  • A tranzakció törléséhez válassza a Szerkesztés → Hitelkártya terhelés törlése menüpontot. A QuickBooks megjelenít egy üzenetmezőt, amely megkérdezi, hogy valóban törölni szeretné-e a tranzakciót. Kattintson az OK gombra.
  • A tranzakció szerkesztéséhez kattintson a Tranzakció szerkesztése gombra az ablak tetején található szalagon. Visszatér a Hitelkártya díjak megadása ablakhoz. Ott végezze el a módosításokat, majd kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra. A hitelkártya-nyilvántartáson belül is módosíthat, és ha végzett, kattintson a Rögzítés gombra.

A hitelkártya-kivonat összeegyeztetése és a számla kifizetése

Te összeegyeztetni, vagy a mérleg, a hitelkártya számla ugyanúgy egyensúlyozni egy bankszámlára. Miután elérte a számla egyenlegét, és az Egyeztetés most gombra kattintott, a QuickBooks megjeleníti a Fizetés párbeszédpanelt, és megkérdezi, hogyan kívánja fizetni a számlát. Fizethet csekkel, vagy megadhat egy később fizetendő számlát. (A második lehetőség a tartozás módszere.)

Ha úgy dönt, hogy csekk írásával fizeti ki a számlát, akkor közvetlenül a Csekk írása ablakba lép, és a Költségek fület kitölti. Írja be a kártya kibocsátójának nevét, a dátumot stb. Ha végzett, kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra. A befizetés a csekknyilvántartásban és a hitelkártya-nyilvántartásban is rögzítésre kerül, mivel Ön a hitelkártya kötelezettségszámláját terheli meg a csekk végösszegével.

Ha úgy dönt, hogy a fizetést egy későbbi időpontban fizetendő számlaként adja meg, akkor a Számlák megadása ablakba lép. Töltsön ki mindent ugyanúgy, mint az Ellenőrzések írása ablakban. Ha a Mentés és új gombra kattint, a tranzakció rögzítésre kerül a számlák és a hitelkártya nyilvántartásban.

Szóval, mi a helyzet a betéti és ATM-kártyákkal?

A betéti és ATM-kártyák, ha rögtön rátérünk, egyáltalán nem hitelkártyák. A betéti kártya vagy az ATM-kártya használata jobban hasonlít a csekk írásához, mint bármi máshoz. Ahelyett, hogy csekk írásával venne fel pénzt, bankkártyával (ezt nevezem innentől kezdve ezt a kártyatípust) használja.

Bár a betéti kártyás tranzakció néha úgy néz ki (legalábbis barátai és kereskedői számára, akiknél vásárol) hitelkártya-tranzakciónak, a betéti kártyás tranzakciót úgy kell kezelnie, mint a csekket. Dióhéjban a következőket kell tennie:

• Amikor megterhel valamit egy bankkártyára, a tranzakciót ugyanúgy rögzítse, mint egy szokásos csekket. Érdemes lehet beírni a tranzakció számát csekkszámként vagy az Emlékeztető sorba, hogy nyomon tudja követni a tranzakciót.
• Ha bankkártyával vesz fel készpénzt, a tranzakciót rendes pénzfelvételként rögzítse (vagy készpénzes számlára utalja), mintha felvételi szelvénnyel ment volna a bankba.
• Ha bankkártyával bankautomatán keresztül fizet be, a tranzakciót ugyanúgy rögzítse, mint a normál befizetést.

Szóval, mi a helyzet az ügyfelek hitelkártyáival?

Egy kínos témáról szeretnék beszélni előtted, és lezárom a hitelkártyákkal való munkavégzésről szóló vitánkat. Itt arról beszélek, hogy hogyan kell kezelni az ügyfelek hitelkártyás fizetéseit.

Rendben, ha még nem tudja ezt, bár ügyfelei valószínűleg szeretnek hitelkártyával fizetni, a vásárlói hitelkártyák fejfájást okoznak Önnek. Ennek az az oka, hogy az Ön kereskedő bankja vagy hitelkártya-feldolgozója összesíti az ügyfelek hitelkártya-terheléseit, majd – esetleg naponta vagy néhány naponta – egy nagy köteg készpénzt helyez el a bankszámláján. A készpénz a legutóbbi hitelkártya-terhelések összege, mínusz egy díj (remélem, szerény).

Mindez elég ártalmatlanul hangzik, de itt van egy példa, hogyan működik. Az A, B és C ügyfelek hétfőn érkeznek, és 5, 10 és 15 dollárt költenek. Aztán kedden D, E és F ügyfelek jönnek, és 10, 50, illetve 30 dollárt költenek. Szerdán nem ad el semmit annak, aki hitelkártyát használ, de látja, hogy a bankszámláján 105 dollárt fizet a hitelkártya-társaság.

A probléma az, hogy az elmúlt két nap hitelkártya-tranzakcióit nézi, és tudja, hogy ezek összesen 120 USD-t tesznek ki, mert ennyit adtál el A, B, C, D, E és F ügyfeleknek. a 105 dollárral? A hiányzó 15 dollár szolgáltatási díj? Ó, ne, várj. Lehet, hogy A ügyfél felhívta a hitelkártya-társaságát, és letiltotta az első 5 dolláros terhelést. Vagy talán B ügyfél volt?

Ha elfogad egy hitelkártyát, tudja, hogyan működik, igaz? Királyi fejfájás.

Azt hiszem, két ésszerű megközelítése van ennek az őrületnek a kezelésére:

• A jó könyvelő módszere: Az ügyfelek hitelkártyás fizetéseit a szokásos módon rögzítheti – ahogyan a QuickBooks elvárja. A Good Accountant's Way szép, pontos nyilvántartásokat készít, de óriási könyvelési gondok árán. Érdekelnek további információk? Nagy! A QuickBooks Help paranccsal kereshet a QuickBooks online súgójában a hitelkártyás fizetést rögzítő témakörhöz .
• A rossz könyvelő módszere: Csak akkor rögzítheti az eladási bizonylatokat, amikor a hitelkártya-társaság nettó terhelési összegeket helyez el az Ön bankszámláján. Más szóval, a korábbi bekezdésben megadott példaszámok használatával ahelyett, hogy az A, B, C, D, E és F ügyfelek egyedi tranzakcióit rögzítené az értékesítés során, 105 dolláros tranzakciót rögzíthet, amikor a hitelkártya-társaság letétbe helyezi. 105 dollárt a bankszámlájára. Ha ismeri a hitelkártya-társaság szolgáltatási díját, ezt is rögzítheti naplóbejegyzéssel. (Valószínűleg a könyvelődtől szeretne segítséget kérni ezzel kapcsolatban.)

Mondanom kellene még valamit. A rossz könyvelő módszere valószínűleg nem indokolt, hacsak nincs nagy mennyiségben értékesített helyzetben – például egy kiskereskedelmi üzletben –, és amikor időszakos készletezési rendszert használ, vagy ha nem ad el készletet. Ha csak néhány hitelkártya-tranzakciója van – mondjuk néhány naponta egy –, vagy ha állandó leltári rendszert próbál használni, akkor a Good Accountant's Way-t kell használnia.