Fenntartja a megfelelő számviteli ellenőrzéseket a QuickBooks 2018-ban

A QuickBooks 2018 olyan vezérlési technikákat kínál, amelyek segítségével a vállalkozás tulajdonosa vagy üzletvezetője minimalizálhatja a nem szándékos hibákat, és minimalizálhatja a több felhasználó hozzáférése esetén előforduló lopások lehetőségét. Íme néhány nagyszerű ötlet:

• Rendszeresen hasonlítsa össze a fizikai készletek számát a készletnyilvántartási nyilvántartásokkal. Sajnos a készlet zsugorodik. Az emberek – néha alkalmazottak, de gyakran álvásárlók, például bolti tolvajok – készleteket lopnak el. Ezért egy dolog, amit meg kell tennie, mind a készletveszteségek minimalizálása, mind a pontos számviteli nyilvántartások vezetése érdekében, az, hogy rendszeresen hasonlítsa össze a készlet fizikai számát a számviteli nyilvántartásaival. Egy kis vegyesbolt például össze akarja hasonlítani a napi dohánykészletet, a heti rendszerességgel a sör- és borkészletet, valamint az összes többi élelmiszer-készletet havi vagy éves szinten. Ez a megközelítés a legértékesebb és legkönnyebben ellopható tárgyak gyakori megszámlálására két dolgot ér el:
  • A készletzsugorodás gyorsan felismerhető.
  • A vállalkozás tulajdonosa minimalizálhatja a készletzsugorodást azáltal, hogy azonosítja a leggyakrabban ellopott készlettípust, vagy akár azt is, amikor a készleteket leggyakrabban lopják el.
• Bankszámlák egyeztetése. Véleményem szerint az egyik dolog, amit a cégtulajdonosoknak meg kell tenniük, az az, hogy össze kell egyeztetniük saját bankszámláikat. Az alkalmazottak könyvelői általi lopása gyakran akkor történik, amikor az alkalmazottak rájönnek, hogyan írjanak csekket a cég bankszámlájára, amelyet a tulajdonos nem lát. A fiktív és csalárd tranzakció megtalálásának egyik biztos módja, ha a tulajdonos egyezteti a bankszámlakivonatot. Ha a tulajdonos egyezteti a banki kivonatot, össze tudja hasonlítani a bank számla könyvelését a cég QuickBooks könyvelési nyilvántartásával. Minden nyilvánvaló eltérés kijavítható, ami azt jelenti, hogy a QuickBooks könyvelési nyilvántartása pontosabb. Ezen túlmenően minden ingadozó, gyanús tranzakció nyilvánvalóvá válik, ha a vállalkozás tulajdonosa alaposan megvizsgálja a csekkeket.
• Lehetőség szerint válassza el a könyvelést a fizikai őrizettől.Egy kisvállalkozásban nehéz mindig elkülöníteni bizonyos tevékenységek elszámolását a fizikai felügyelettől vagy az adott tevékenység fizikai felelősségétől. Nehéz elkülöníteni a készletnyilvántartást a fizikai őrzéstől vagy a készlethez való hozzáféréstől. Egy bolti eladó például könnyen képes lehet cigarettát lopni, és a készletnyilvántartást is módosítani tudja a cigaretta pénztárgép-értékesítése révén. Ennek ellenére mindenhol, ahol el tudja választani a fizikai őrzést a könyveléstől, beépített hibaellenőrzés történik. A könyvelést végző személy közvetetten ellenőrzi, hogy a vagyontárgyat a fizikai letétkezelő gondozza. Ha a fizikai letétkezelő például kartondoboz cigarettát lop, ez a tény akkor derül ki, amikor a könyvelő összehasonlítja a könyvelési nyilvántartásokat a készletek fizikai elszámolásaival. Hasonlóképpen, valaki, aki nem fér hozzá a készpénzhez és a bankszámlához, nem tud könnyen készpénzt ellopni, még akkor sem, ha teljes hozzáféréssel rendelkezik a készpénz-nyilvántartáshoz. Kérhet segítséget a CPA-tól az eszközök fizikai őrzésének a számviteli és könyvelési feladatoktól való elkülönítéséhez. És tényleg ezt kellene tenned. Sajnos nagyon gyakori az alkalmazottak lopása.
• Az alkalmazottak képzése a QuickBooks használatára. Két alapvető okból kifolyólag tanítania kell az alkalmazottakat a QuickBooks használatára, ha bármilyen méretű vállalkozása van:
  • Valaki, aki tudja, hogyan kell használni a QuickBookst, kisebb valószínűséggel követ el véletlen hibákat. A QuickBooks használata nem nehéz, de nem is olyan, amit akarva-akaratlanul, segítség nélkül is megtanulhatsz. Egyes tranzakciók meglehetősen bonyolultak, különösen bizonyos vállalkozások számára. Tehát ha teheti, ésszerű az alkalmazottak segítségét vagy képzését, vagy mindkettőt biztosítani. Ezek az erőforrások lehetővé teszik az emberek számára, hogy kényelmesebben és pontosabban használják a QuickBooks szolgáltatásait, hogy olyan pénzügyi információkat állítsanak össze, amelyek lehetővé teszik vállalkozása jobb irányítását.
  • A rendetlen könyvelési nyilvántartások álcázzák az alkalmazottak lopását. Gyakran az egyik dolog, amit az alkalmazottak lopásának megtörténtekor lát, az nagyon elrontott könyvelési nyilvántartás. Emiatt olyan helyzetbe kerülhet, amelyben a gyengén képzett munkatársak olyan rendetlen könyvelési rendszert hoznak létre, amely lehetővé teszi az alkalmazottak ellopását. A képzés tehát nem csak azt jelenti, hogy pontosabb könyvelési nyilvántartása lesz, hanem azt is, hogy kisebb valószínűséggel lesz olyan környezet, amely alkalmas lopásra vagy sikkasztásra.
• Zárja be a QuickBooks fájlt. Ha elvégzi a Számviteli alapelvek tanfolyamot, rájön, hogy a zárás olyan könyvelési eljárások sorozatát jelenti, amelyeket valaki a bevételi és kiadási számlák nullázására hajt végre, hogy az új évtől kezdve a bevételek és kiadások könnyen kiszámíthatók legyenek. A QuickBooksban, bezárásmást jelent. De továbbra is be szeretné zárni a QuickBooks fájlt az adatok integritásának megőrzése érdekében. Ennek módja: Válassza a Szerkesztés –> Beállítások parancsot, válassza a Számvitel lehetőséget, válassza ki a Vállalati beállítások fület, majd kattintson a Zárás dátuma Dátum/jelszó beállítása gombra. Amikor a QuickBooks rákérdez, adja meg a záró dátumot és a jelszót. Miután megadta ezeket az információkat, a QuickBooks megtiltja vagy korlátozza a felhasználókat a záró dátum előtti tranzakciók módosításában vagy bevitelében. (Csak a jelszóval rendelkező személyek módosíthatnak vagy írhatnak be olyan tranzakciókat, amelyek dátuma korábbi, mint a záró dátum.)
• Kezelje QuickBooks könyvelési rendszerét. Sajnálattal kell bejelentenem, hogy sok cégtulajdonos a számviteli rendszert nem tekinti többnek, mint számlák, fizetési csekkek és az éves adóbevalláshoz szükséges információk előállításának eszközére. Sajnos a számviteli rendszerrel való távoli kapcsolat azt jelenti, hogy a cégtulajdonosok gyakran nem érzik szükségét annak, hogy aktívan kezeljék a számviteli rendszerrel kapcsolatos eseményeket.

A több mint 30 éves CPA-s munkatapasztalaton alapuló vélemény szerint ez a hozzáállás helytelen. A számviteli rendszernek olyan eszköznek kell lennie, amelyet vállalkozása jobb irányításához használ. És az is lehet. De ha ez egy eszköz lesz a vállalkozása jobb irányításához, akkor kezelnie kell a rendszert. Más szavakkal, tisztelettel azt javaslom, hogy vállalja a felelősséget annak biztosításáért, hogy az alkalmazottak képzésben részesüljenek a számviteli rendszer védelmét szolgáló dolgok elvégzésére (például biztonsági másolat készítése az adatfájlról), és gondoskodjon arról, hogy havonta és évente elvégezzék a megfelelő számviteli eljárásokat. alapon (mint például az összes számla kiküldése, a bankszámlák egyeztetése, a rendetlen tranzakciók eltakarítása és így tovább).

Ennek a vezetői felelősségnek nem kell nehéznek lennie. Néhány egyszerű ellenőrző lista létrehozásával könnyedén megbizonyosodhat arról, hogy az emberek azt a fajta dolgot csinálják, amit tenniük kellene. Az alábbi táblázat egy minta havi könyvelési feladatlistát mutat be.

Egy minta havi számviteli teendőlista

Ez a táblázat az éves számviteli teendők listáját mutatja be. Ezeket a táblázatokat kiindulópontként használhatja saját lista összeállításához, amit a könyvelőnek vagy az irodavezetőnek minden hónapban vagy év végén el kell végeznie.

Egy minta éves számviteli tennivalók listája