Felhasználók hozzáadása a QuickBooks Enterprise Solutions szolgáltatáshoz

Ha egynél több személy fogja használni a QuickBooks szolgáltatást, további felhasználókat szeretne beállítani. Ha felhasználókat szeretne hozzáadni a QuickBooks Enterprise Solutions szolgáltatáshoz, kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Vállalat→Felhasználók→Felhasználók és szerepkörök beállítása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználó és szerepkörök párbeszédpanelt. A Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára a QuickBooks-hozzáférés be van állítva, és azokat a szerepköröket, amelyeket a QuickBooks betölthet a QuickBooks használata során. A párbeszédpanel Felhasználólista lapján megjelenő Users lista azt is azonosítja, hogy ki van jelenleg bejelentkezve a rendszerbe.

Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználót szeretne hozzáadni az Új gombra kattintva.

Amikor erre a gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti az Új felhasználó párbeszédpanelt.

Azonosítsa a felhasználót, és adja meg a jelszót.

Minden felhasználónak meg kell adnia egy felhasználónevet, akinek beállítja. Ezt úgy teheti meg, hogy beír egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, be kell írnia a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

Határozza meg a felhasználó szerepkörét.

Az Elérhető szerepkörök listában válassza ki a felhasználó által betöltött szerepköröket (vagy feladatokat). Ezután a Hozzáadás gombra kattintva adja hozzá a kiválasztott szerepet a felhasználó által hozzárendelt szerepkörök listájához. Szerepkör eltávolításához egy felhasználótól válassza ki a szerepet a Hozzárendelt szerepkörök listában, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

Az Új felhasználó párbeszédpanel alján található Leírás mező részletesebben leírja a szerepkört, beleértve a QuickBooks-felhasználó típusát, akihez általában hozzárendelhető a kiválasztott szerepkör.

(Opcionális) Szükség szerint módosítsa a szerepköröket.

Finomhangolhatja az Ön által kiosztott szerepeket (a QuickBooks segítségével). Ehhez válassza ki a Szerepkörök lapot a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelen, kattintson a módosítani kívánt szerepkörre, majd kattintson a Szerkesztés gombra.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a Szerepkör szerkesztése párbeszédpanelt, válasszon ki egy könyvelési tevékenységet vagy területet a Terület és tevékenységek listában, majd a Terület hozzáférési szintje gombokkal adja meg, hogy a kiválasztott szerepkörrel rendelkező felhasználó mit tehet. A Nincs választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak ne legyen hozzáférése.

A Teljes választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie. Ha a felhasználónak részleges hozzáféréssel kell rendelkeznie, válassza a Részleges gombot, majd jelölje be vagy törölje (amennyire szükséges) a Létrehozás, Módosítás, Törlés, Nyomtatás és Egyenleg megtekintése négyzeteket. Kattintson az OK gombra a szerepkörök módosításainak mentéséhez és a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelhez való visszatéréshez.

Megtekintheti, hogy kezdetben milyen hozzáféréssel rendelkezik bármely szerepkör, ha kiválasztja a Terület és a tevékenységek listában található bejegyzések egyikét. A QuickBooks a Terület hozzáférési szint gombjait és dobozait használja a szerep jelenlegi beállításainak megjelenítéséhez.

Általános szabály, hogy amikor a számviteli vezérlőkről van szó, minimális hozzáférést kell biztosítani. Ha valakinek nincs szüksége a QuickBooks adatfájlhoz a napi feladatokhoz, válassza a Nincs gombot.

Ha valakinek szüksége van egy kis hozzáférésre – például munkabecslések vagy számlák elkészítéséhez –, akkor csak ezt a hozzáférést adja meg, semmi mást.

Minél több lehetőséget biztosít az alkalmazottaknak, alvállalkozóknak vagy könyvelőknek a számviteli rendszerben való bóklászásra, annál nagyobb a kockázata annak, hogy valaki véletlenül vagy szándékosan hibákat vihet be a rendszerbe. Ezenkívül minél nagyobb jogokat és hozzáférést biztosít, annál könnyebben meglophatja valaki.

(Opcionális) Tekintse át felhasználói engedélyeit.

Miután beállította a felhasználót, (csak az óvatosság kedvéért) ellenőrizze a felhasználónak adott engedélyeket. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Felhasználólista lapjára, válassza ki a felhasználót, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek párbeszédpanelt, válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Megjelenítés gombra a Megtekintési engedélyek ablak megjelenítéséhez, amely nagyon részletes listát jelenít meg arról, hogy a felhasználó mit tehet és mit nem.

(Opcionális) Tekintse át a szerepkör módosításait.

Ha módosítja egy szerepkör engedélyeit, valószínűleg át kell tekintenie ezeket a módosításokat is. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Szerepkörök listája lapjára, válassza ki a szerepet, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. A QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek párbeszédpanel egy másik verzióját, amely felsorolja az Ön és a QuickBooks által beállított szerepköröket.

Válassza ki az ellenőrizni kívánt szerepet, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. A QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek ablak egy másik verzióját, részletes listával arról, hogy a szerepkörrel rendelkező személy mit tehet és mit nem.

Miután befejezte a felhasználói és szerepköri engedélyek áttekintését, kattintson a Bezárás gombra a nyitott ablakok bezárásához, majd kattintson a Mégse vagy a Bezárás gombra a megnyitott párbeszédpanelek bezárásához.

Ettől kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást; jogai azonban az Ön által megadottakra korlátozódnak.

A könyvelők gyakran szeretnék látni az egyes felhasználók jogait. Ez különösen igaz, ha a CPA-ja az éves zárások részeként auditálja. (Ha például a bank auditált pénzügyi kimutatásokat szeretne, akkor auditált lehet.)

A QuickBooks View Permissions ablaka egy sima módja az adatok online megtekintésének, és ha ki szeretné nyomtatni a jogosultsági információk másolatát, mindössze annyit kell tennie, hogy kattintson az ablak Nyomtatás gombjára.