Felhasználók hozzáadása a QuickBooks 2018 Pro és a Premier alkalmazásban

Nem korlátozódik egyetlen jelszó használatára a QuickBooks-adatfájlhoz való hozzáférés szabályozására. Több jelszót is beállíthat a QuickBooks adatfájlhoz. Ami igazán ügyes ebben, az az, hogy megmondhatja a QuickBooksnak, hogy bizonyos felhasználóknak és jelszavaknak csak bizonyos tevékenységeket engedélyezzenek. Ez bonyolultan hangzik, de valójában nem az. A vállalkozás tulajdonosának például lehet olyan jelszava, amellyel bármit megtehet. De például egy új könyvelőnek lehet olyan jelszava, amivel csak a számlákat rögzítheti a rendszerben.

Ha további felhasználókat szeretne beállítani a QuickBooks Pro és a QuickBooks Premier programban, kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Vállalat → Felhasználók és jelszavak beállítása → Felhasználók beállítása parancsot.
A QuickBooks megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt (nem látható), amely azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára be van állítva a QuickBooks hozzáférés, és akik jelenleg bejelentkeztek a rendszerbe.

Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználót szeretne hozzáadni a Felhasználó hozzáadása gombra kattintva.
A QuickBooks megjeleníti az első Set Up User Password and Access párbeszédpanelt.

Azonosítsa a felhasználót, és adja meg a jelszót.
Adjon felhasználónevet minden felhasználónak, akinek jelszavát állít be. Ehhez írjon be egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, be kell írnia a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz, majd jelezze, hogy korlátozni kívánja-e az új felhasználó hozzáférését.
Amikor a QuickBooks megjeleníti a második Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt, jelezze, hogy korlátozni kívánja-e a felhasználó hozzáférését és jogait. Ha korlátozni szeretné a hozzáférést és a jogokat (a jogok egyszerűen azok a dolgok, amelyeket a felhasználó megtehet), jelölje be a QuickBooks kiválasztott területei választógombot. Ha azt szeretné, hogy a felhasználó bármit megtehessen, válassza a QuickBooks összes területe választógombot. Ha azt jelzi, hogy az új felhasználónak hozzá kell férnie a QuickBooks minden területéhez, akkor elkészült a felhasználói jelszó beállításával, és kihagyhatja a többi lépést.

Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz, majd írja le az értékesítési és kintlévőségi információkhoz és feladatokhoz való hozzáférést.
Amikor befejezi a 4. lépést, a QuickBooks megjeleníti a harmadik Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt – az első a párbeszédpanelek sorából, amelyek végigvezetik az interjún, és részletes kérdéseket tesz fel arról, hogy az egyes felhasználóknak milyen hozzáféréssel kell rendelkezniük egy adott területhez. . Az értékesítési tevékenységgel kapcsolatban például a QuickBooks rákérdez a tranzakciókhoz (például számlákhoz, jóváírásokhoz és kintlévőségekre vonatkozó információk) való hozzáférésről. A No Access választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak ne legyen hozzáférése. A Teljes hozzáférés választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie. Ha a felhasználónak részleges hozzáféréssel kell rendelkeznie, jelölje be a Szelektív hozzáférés választógombot, majd válassza ki az egyik kiegészítő gombot: Csak tranzakciók létrehozása, Tranzakciók létrehozása és nyomtatása vagy Tranzakciók létrehozása és jelentések létrehozása.

Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a vásárlásokra és a tartozásra vonatkozó jogokat.
Ha befejezi az 5. lépést a Tovább gombra kattintva, a QuickBooks megjeleníti a negyedik Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt, amely lehetővé teszi annak megadását, hogy az új felhasználó milyen hozzáféréssel rendelkezik a vásárlások és a fizetendő számlák területén. Kiválaszthatja a No Access választógombot. Kiválaszthatja a Teljes hozzáférés választógombot. Vagy választhat egy középutat a Szelektív hozzáférés választógomb és az egyik kiegészítő gomb kiválasztásával. Az értékesítési és kintlévőségi területre ugyanazok a jogosultságok és hozzáférési szabályok vonatkoznak, mint a beszerzések és szállítói kötelezettségek területre.

Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a fennmaradó felhasználói jogokat és hozzáférést.
Ha rákattint a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel egyes verzióinak alján látható Tovább gombra, a QuickBooks megjeleníti a párbeszédpanel több más verzióját is, amelyek segítségével lekérdezi Önt a felhasználói jogokról és hozzáférésekről. Miután leírta, hogy például a vásárlások és a fizetendő számlák területén milyen jogok illetik meg a felhasználót, a QuickBooks rákérdez a csekk- és hitelkártya-területre. Aztán rákérdez a leltári területre. Ezután a bérszámfejtésre kérdez rá, majd az általános, érzékeny számviteli tevékenységekre vonatkozó kérdéseket. Végül a QuickBooks rákérdez a pénzügyi jelentési képességekhez való hozzáférésre. Ezen egyéb területek mindegyikén ugyanúgy korlátozza a jogokat, mint az értékesítési és kintlévőségi, valamint a beszerzési és szállítói területeken. Ebből kifolyólag, Nem fogom leírni, hogyan válassza ki újra és újra a No Access opciógombot, a Teljes hozzáférés opciógombot vagy a Szelektív hozzáférés gombot. Csak legyen megfontolt, miközben átmegy a képernyőkön, korlátozva a felhasználói jogokat. Azt szeretné, ha a felhasználók rendelkeznének a munkájuk elvégzéséhez szükséges jogokkal, de nem kíván több jogot adni nekik, mint amennyire szükségük van.

Adja meg, hogy a felhasználó módosíthatja vagy törölheti a tranzakciókat.
Miután végighaladt a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelek nagyjából fél tucat változatán, amelyek a könyvelés bizonyos területeire kérdeznek rá, a QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel Tranzakciók módosítása vagy törlése oldalát. A Tranzakciók módosítása vagy törlése oldalon megadhatja, hogy a felhasználó módosíthatja-e vagy sem a záró dátum előtt rögzített tranzakciókat. Általában korlátozni kívánja a felhasználó azon képességét, hogy módosítsa vagy törölje a tranzakciókat.

Kattintson a Tovább gombra, majd tekintse át a jogokkal kapcsolatos döntéseit.
Ha a Tovább gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel végleges verzióját, amely azonosítja a hozzárendelt vagy engedélyezett felhasználói jogokat. Ezen a párbeszédpanelen áttekintheti valakinek a jogait. Ha észreveszi, hogy helytelenül osztotta ki a jogokat, kattintson a Vissza gombra, hogy visszalépjen a párbeszédpaneleken arra a helyre, ahol hibázott. Módosítsa a jogok hozzárendelését, és kattintson a Tovább gombra, hogy visszatérjen a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel utolsó ablakához.

Ha végzett a felhasználói jogok és hozzáférések áttekintésével, kattintson a Befejezés gombra.
Ettől a ponttól kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást; jogai az Ön által megadottakra korlátozódnak.