Felhasználók hozzáadása a QuickBooks 2018 Enterprise Solutions programhoz

Ha egynél több személy fogja használni a QuickBooks szolgáltatást, további felhasználókat szeretne beállítani. Ha felhasználókat szeretne hozzáadni a QuickBooks Enterprise Solutions szolgáltatáshoz, kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Vállalat → Felhasználók → Felhasználók és szerepkörök beállítása parancsot.
A QuickBooks megjeleníti a Felhasználó és szerepkörök párbeszédpanelt. Ez a párbeszédpanel azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára a QuickBooks-hozzáférés be van állítva, és azokat a szerepköröket, amelyeket a QuickBooks betölthet a QuickBooks használata során. A párbeszédpanel Felhasználólista lapján megjelenő Users lista azt is azonosítja, hogy ki van jelenleg bejelentkezve a rendszerbe.

A Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel.

Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználót szeretne hozzáadni az Új gombra kattintva.
Amikor erre a gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti az Új felhasználó párbeszédpanelt, az ábra szerint.

Az Új felhasználó párbeszédpanel.

Azonosítsa a felhasználót, és adja meg a jelszót.
Minden felhasználónak meg kell adnia egy felhasználónevet, akinek beállítja. Ezt úgy teheti meg, hogy beír egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, be kell írnia a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

Határozza meg a felhasználó szerepkörét.
Az Elérhető szerepkörök listában válassza ki a felhasználó által betöltött szerepköröket (vagy feladatokat). Ezután a Hozzáadás gombra kattintva adja hozzá a kiválasztott szerepet a felhasználó által hozzárendelt szerepkörök listájához. Szerepkör eltávolításához egy felhasználótól válassza ki a szerepet a Hozzárendelt szerepkörök listában, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

Az Új felhasználó párbeszédpanel alján található Leírás mező részletesebben leírja a szerepkört, beleértve a QuickBooks-felhasználó típusát, akihez általában hozzárendelhető a kiválasztott szerepkör.

(Opcionális) Szükség szerint módosítsa a szerepköröket.
Finomhangolhatja az Ön által (a QuickBooks segítségével) kiosztott szerepeket. Ehhez válassza ki a Szerepkörök listája lapot a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelen, kattintson a módosítani kívánt szerepkörre, majd kattintson a Szerkesztés gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Szerepkör szerkesztése párbeszédpanelt (lásd az ábrát), válasszon ki egy könyvelési tevékenységet vagy területet a Terület és tevékenységek listában, majd a Terület hozzáférési szintje választógombokkal adja meg, hogy a kiválasztott szerepkörrel rendelkező felhasználó mit tehet. A Nincs választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak ne legyen hozzáférése. A Teljes választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie. Ha a felhasználónak részleges hozzáféréssel kell rendelkeznie, válassza a Részleges gombot, majd jelölje be vagy törölje (amennyire szükséges) a Létrehozás, Módosítás, Törlés, Nyomtatás és Egyenleg megtekintése jelölőnégyzeteket.

A Szerepkör szerkesztése párbeszédpanel.

Megtekintheti, hogy kezdetben milyen hozzáféréssel rendelkezik bármely szerepkör, ha kiválasztja a Terület és a tevékenységek listában található bejegyzések egyikét. A QuickBooks a Terület hozzáférési szint gombjait és dobozait használja a szerep jelenlegi beállításainak megjelenítéséhez.

Általános szabály, hogy amikor a számviteli vezérlőkről van szó, minimális hozzáférést kell biztosítani. Ha valakinek nincs szüksége a QuickBooks adatfájlhoz a napi feladatokhoz, válassza a Nincs gombot. Ha valakinek szüksége van egy kis hozzáférésre – például munkabecslések vagy számlák elkészítéséhez –, akkor csak ezt a hozzáférést adja meg, semmi mást. Kicsit később ebben a fejezetben, a „Jó számviteli ellenőrzések fenntartása” részben arról beszélek, hogy miért olyan fontos a felhasználói jogok és hozzáférések minimalizálása. De a lényeg a következő: Minél több lehetőséget biztosít az alkalmazottaknak, alvállalkozóknak vagy könyvelőknek a számviteli rendszerben való bóklászásra, annál nagyobb a kockázata annak, hogy valaki véletlenül vagy szándékosan hibákat visz be a rendszerbe. Ezenkívül minél nagyobb jogokat és hozzáférést biztosít, annál könnyebben meglophatja valaki.

(Opcionális) Tekintse át felhasználói engedélyeit.
Miután beállította a felhasználót, (csak az óvatosság kedvéért) ellenőrizze a felhasználónak adott engedélyeket. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Felhasználólista lapjára, válassza ki a felhasználót, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek párbeszédpanelt (nincs látható), válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Megjelenítés gombra a Megtekintési engedélyek ablak megjelenítéséhez, amely nagyon részletes listát jelenít meg arról, hogy a felhasználó mit tehet és mit nem.

A Megtekintési engedélyek ablak.

(Opcionális) Tekintse át a szerepkör módosításait.
Ha módosítja egy szerepkör engedélyeit, valószínűleg át kell tekintenie ezeket a módosításokat is. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Szerepkörök listája lapjára, válassza ki a szerepet, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. A QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek párbeszédpanel egy másik verzióját, amely felsorolja az Ön és a QuickBooks által beállított szerepköröket. Válassza ki az ellenőrizni kívánt szerepet, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. A QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek ablak egy másik verzióját, részletes listával arról, hogy a szerepkörrel rendelkező személy mit tehet és mit nem.

Miután befejezte a felhasználói és szerepköri engedélyek áttekintését, kattintson a Bezárás gombra a nyitott ablakok bezárásához, majd kattintson a Mégse vagy a Bezárás gombra a megnyitott párbeszédpanelek bezárásához.
Ettől kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást; jogai az Ön által megadottakra korlátozódnak.

A könyvelők gyakran szeretnék látni az egyes felhasználók jogait, különösen akkor, ha az éves zárások részeként auditálják Önt. (Előfordulhat, hogy auditálják, ha a bank auditált pénzügyi kimutatásokat szeretne.) A QuickBooks View Permissions ablaka egy sima módja az adatok online megtekintésének, és ha ki szeretné nyomtatni az engedélyekkel kapcsolatos információkat, csak annyit kell tennie, hogy kattintson az ablak Nyomtatás gombjára.