Ellenőrző nyomvonalak használata a QuickBooksban

Ha úgy dönt, hogy több felhasználó számára engedélyezi a QuickBooks adatfájlhoz való hozzáférést, érdemes lehet bekapcsolni a QuickBooks Audit Trail funkciót. Az Audit Trail funkció lehetővé teszi, hogy rögzítse, ki milyen változtatásokat hajt végre a QuickBooks adatfájlon. Ha egynél több személy módosítja az információkat a QuickBooksban – más szóval, több felhasználó dolgozik a QuickBooks adatfájllal –, jelölje be az Audit Trail használata jelölőnégyzetet. Ügyeljen arra, hogy az Audit Trail használata kissé lelassítja a QuickBooks szolgáltatást. A teljesítmény ilyen romlásáért azonban állandó nyilvántartást kap arról, hogy ki mit csinál a QuickBooksban.

Ha archivál egy vállalati fájlt, és jelzi, hogy a vállalati fájlt tömöríteni kell, a QuickBooks törli az ellenőrzési nyomvonalat a „zárt tranzakciók eltávolítása előtt vagy előtt” dátum előtt. Más szavakkal, arra az időtartamra, ameddig a QuickBooks eltávolítja a régi, lezárt tranzakciókat, eltávolítja ezeknek a tranzakcióknak az ellenőrzési nyomvonalát is.

A QuickBooks Audit Trail funkciójának bekapcsolásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Szerkesztés menü Beállítások parancsát.

A QuickBooks megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt.

2. Jelezze, hogy módosítani kíván egy könyvelési beállítást a vállalati adatfájlhoz.

A könyvelési beállítások használatának jelzéséhez használja a Beállítások párbeszédpanel bal szélén található ikonsort a könyvelési beállításkészlet kiválasztásához. (A Könyvelési beállítások ikon a lista legtetején jelenik meg.) Miután ezt megtette, kattintson a Vállalati beállítások fülre.

3. Jelezze, hogy ellenőrzési nyomvonalat szeretne használni.

Ha szeretné elmondani a QuickBooksnak, hogy szeretne ellenőrzési nyomvonalat használni, jelölje be az Audit Trail használata jelölőnégyzetet, és kattintson az OK gombra. Ettől kezdve a QuickBooks nyilvántartást vezet arról, hogy mely felhasználók módosítanak a könyvelésén.

Ellenőrzési nyomvonal jelentés készítéséhez egyszerűen válassza a Jelentések menü Könyvelő és adók parancsát, majd az almenüből az Ellenőrzési nyomvonal parancsot.