Elektronikus számlázás a Sage Timeslips-ben

Egyes cégeknek – elsősorban a biztosítótársaságokkal dolgozó ügyvédeknek – elektronikus számlát kell benyújtaniuk a könyvvizsgáló cégeknek a nyújtott szolgáltatásokról. A Sage Timeslips Electronic Billing kiegészítő használatával, amely a legtöbb nagy könyvvizsgáló cég által használt különféle elektronikus számlázási formátumokat támogatja, nyomon követheti az idejét, elkészítheti a számlát a megfelelő elektronikus formátumban, majd exportálhatja azt a könyvvizsgálóba. cég.

Látogassa meg a Sage Timeslips webhelyet, és olvassa el a Timeslips által támogatott elektronikus számlakézbesítési formátumokat.

Elektronikus számlázás beállítása

A Sage Timeslips Electronic Billing bővítmény használatához be kell állítania a bővítményhez mellékelt utasításokat követve. Ezután számlákat állíthat elő a megfelelő formátumban annak a könyvvizsgáló cégnek, amellyel dolgozik. Ne feledje, minden könyvvizsgáló cég egyedi beállításokkal és fájlformátumokkal rendelkezik.

Ezenkívül azonosítania kell azokat az ügyfeleket, akik számára elektronikus kézbesítést használ. Kezdje a Nevek→ Ügyféladatok menüponttal. A megjelenő Ügyféllista ablakban kattintson duplán arra az ügyfélre, amelyre az elektronikus kézbesítés vonatkozik. Ezután kattintson az Ügyfélinformáció ablak 2. megállapodás fülére, és állítsa be az Elektronikus kézbesítés mezőt a megfelelő könyvvizsgáló cégre.

A legtöbb esetben egyéni mezőket is fel kell vennie, és hozzá kell rendelnie azokat a fogadó céget használó ügyfelekhez.

Az Elektronikus számlázás bővítmény időt takarít meg, és lehetővé teszi, hogy előre meghatározott egyéni mezőket adjon hozzá bizonyos könyvvizsgáló cégekhez.

Egyes könyvvizsgáló cégeknél az Amerikai Ügyvédi Kamara (ABA) Task Litigation Code készletét vagy az Egységes Feladatalapú Menedzsment Rendszert kell használnia a feladatok, kiadások és referenciák azonosításához. Ha a Timeslips adatbázist a Legal with ABA Litigation Codes adatbázisstílussal hozta létre, ezek a kódok már léteznek az adatbázisban. Ha bármilyen más sablont használt a Timeslips adatbázis létrehozásához, meg kell adnia a feladatok, kiadások és referenciák kódjait a feladat, költség és referencia becenév Becenév 2 mezőjében, és a Becenév 1 mezőben leírót kell megadnia. név, amelyet könnyen felismerhet a cédulák létrehozásakor.

Az American Bar Association Task Litigation Code készletében és az Uniform Task-Based Management Systemben a kódok A, E vagy L betűkkel kezdődnek . Rendeljen A- val kezdődő kódokat a feladatokhoz, E- vel kezdődő kódokat a költségekhez, és olyan kódokat, amelyek L betűvel kezdje a hivatkozásokat.

Az elektronikus számlázás folyamatának vizsgálata

Az elektronikus számlakézbesítés folyamata a Sage Timeslipsben hasonló a többi számlák előállításához. Kezdetben továbbra is a számláit bizonylatolási szakaszba helyezi, majd felülvizsgálja és módosítja azokat. De amikor készen áll a számlák elküldésére, exportálja azokat, és elküldi a fájlokat egy könyvvizsgáló cégnek felülvizsgálatra.

A Számlák menü alján válassza ki a megfelelő elektronikus számlakiadó vagy könyvvizsgáló céget, majd kattintson az Exportálás gombra. A Timeslips kéri, hogy adjon meg egy mappát, amelybe mentheti az exportált számlákat. Az export befejezése után a számlákat elküldheti a könyvvizsgáló cégnek.

A legtöbb esetben, amikor az exportálás befejeződött, a Sage Timeslips áthelyezi a számlákat a bizonyítási szakaszból az ellenőrzési szakaszba. Egyes könyvvizsgáló cégek esetében azonban a Timeslips jóváhagyja a számlákat.

A Timeslips a könyvvizsgálati szakaszban lévő számlákat hasonlóan kezeli, mint a bizonyítási szakaszban: a Timeslips zárolja a számlákat, miközben a könyvvizsgáló cég felülvizsgálja azokat. Amikor a cég felveszi Önnel a kapcsolatot az értékelésével, Ön jóváhagyja azokat a számlákat, amelyek nem igényelnek változtatást, és a módosítást igénylő számlákat a Számlaszakaszok ablak segítségével törölheti (válassza a Számlák → Ellenőrzött számlák jóváhagyása vagy törlése → Számlák jóváhagyása vagy törlése menüpontot), és a szükséges változtatások elvégzése. Ezután ismét nyomtassa ki a számlákat, és ismételje meg a folyamatot.

Ha a Timeslips jóváhagyja a könyvvizsgáló cégnek küldött számlákat, és a könyvvizsgáló cég változtatásokat igényel, a Számlaszakaszok ablak Visszavonható lapjáról törölheti a kiválasztott számlákat, szerkesztheti, újra kinyomtathatja, és megismételheti a nyomtatási és elektronikus kézbesítési folyamatot.

Lehetséges, hogy egy könyvvizsgáló cég nem értékeli ki az Ön számláját, mielőtt készen állna egy másik benyújtására. Ebben az esetben hagyja jóvá a már benyújtott számlát, és ha a könyvvizsgáló cég változtatást igényel, próbálja meg visszavonni. Ha nem tudja visszavonni a számlát, akkor az eredeti számlához be kell írnia egy követelés-jóváírási tranzakciót, újra be kell írnia a számlán szereplő adatokat, és új számlát kell készítenie, amelyet el kell küldenie a könyvvizsgáló cégnek.

Elektronikus számlák felosztása

Ha használja a Felosztott számlák funkciót a Timeslips-ben, amely lehetővé teszi, hogy szabályokat állítson fel a számlán szereplő díjak időmérők közötti felosztására vagy felosztására, vegye figyelembe, hogy a különböző könyvvizsgáló cégek eltérő módon kezelik a megosztott számlázást. Vannak, akik megengedik, de figyelmen kívül hagyják, mások megengedik és használják, mások pedig nem támogatják.