Dokumentummegőrzés a QuickBooksban

Mennyi ideig kell megőrizni a régi jelentéseket, számlamásolatokat és egyéb számviteli információkat? Sajnos ezekre a kérdésekre nincs mindenkire érvényes válasz. Íme azonban néhány dolog, amin érdemes elgondolkodni:

• Fontolja meg, hogy a tranzakció másik félnek szüksége lesz-e valaha az információra. Például, ha állandóan vitatkozik egy eladóval arról, hogy kifizetett-e valamilyen számlát, akkor érdemes a szállítói számlákat és a fizetési nyilvántartást mindaddig ragaszkodni, amíg a vita folytatódik.

  Ez azt jelenti, hogy a szállítói számlákat és kifizetéseket dokumentáló papírmunkát nem feltétlenül kell megőrizni, ha nincs probléma.

• Vegye figyelembe az adóelszámolási követelményeket. A törvény szerint (ezt sokan nem veszik észre) a vállalkozásoknak számviteli nyilvántartásokat kell vezetniük, hogy beszámolhassanak nyereségéről, veszteségeiről, bevételeiről és levonásairól az Internal Revenue Service felé. Ez azt jelenti, hogy mindent meg kell őrizni, amire szüksége van a nyereség kiszámításához vagy a számítások alátámasztásához.

  Létezik azonban egy elévülési idő, amely általában a bevallás utolsó benyújtásától számított három évig tart. Ez azt jelenti, hogy a legtöbb esetben nem kell megőrizni a vonatkozó bevallás után három évnél régebbi papírmunkát. Vagyis ha 2009-es adatokkal rendelkezik, és 2010. március 15-én nyújtotta be a 2009-es adóbevallást 2013. március 16-ig, akkor (a legtöbb esetben) nem kell megőriznie a régi papírokat.

  Az elévülési idő előírja, hogy képesnek kell lennie a régi cuccok eldobására. Figyelmeztetni kell, mert néhány kivétel létezik e hároméves elévülési idő alól:

  • Ha nagyon hanyag volt, és hanyagsága miatt kihagyta a hozama 25 százalékát meghaladó bruttó bevételt, akkor az elévülés hat év.

  • Ha nem nyújtanak be bevallást, vagy hamis bevallást nyújtanak be, nincs elévülés.

  • A jövedelemadóval nem rendelkező államok (például Washington állam) más szabályokat alkalmaznak, és hosszabb elévülési időt is alkalmazhatnak. Washington állam például azt állítja, hogy az elévülési idő nem három, hanem négy év.

• Vegye figyelembe azokat a régi nyilvántartásokat, amelyekre a jövőben szüksége lehet az adóbevallás tételének kiszámításához. Ezeket a nyilvántartásokat meg kell őrizni. Például, ha 30 évvel ezelőtt vásárolt egy gyárat, őrizze meg ezeket a vásárlási nyilvántartásokat a gyár eladása utáni 3 (vagy 6) évig.

• Vegye figyelembe, hogy egyes iparágakban más dokumentumok megőrzési szabályok vagy előírások léteznek. Például, ha Ön orvos, megőrzi régi betegnyilvántartását – és ez magában foglalhatja a betegek elszámolási adatait is – három évnél tovább. Ezek az egyéb dokumentumok megőrzési szabályok iparágonként eltérőek. Tudja meg, milyen szabályok vonatkoznak az Ön iparágára.

• Vegye figyelembe a bizalmas információk túl hosszú megőrzésének kockázatát. Végül, bár elgondolkodhat az összes előző ponton, és arra a következtetésre juthat, hogy pénzügyi nyilvántartásait folyamatosan meg kell őriznie, vegye figyelembe, hogy ez a megközelítés kockázatokat is hordoz magában. Minél több pénzügyi dokumentációt archivál, bizonyos esetekben annál könnyebben elvész vagy ellopják ezeket az információkat.

  Nem szeretne például annyi évnyi adatot megőrizni, hogy egy rossz városrészben raktárt kell bérelnie csak a cuccok tárolására.

Összefoglalva, hogyan értelmezi ezeket a homályos javaslatokat? Készítsen hozzávetőleges tippet arra vonatkozóan, hogy Ön szerint mennyi ideig kell ragaszkodnia a dolgokhoz.

Ha nem csinálsz semmi bűnözőt, csalást vagy hanyagságot, dobj fel bármit, ami öt évnél idősebb. Évenként kidobható dokumentumokat különítse el dobozokba. Jelölje meg a dobozokat az évszámmal. Ezenkívül címkézze fel a dobozokat egy megjegyzéssel, mint például „Dobs in 2016”, hogy tudd, mikor dobhatod ki a cuccot.

Érdemes kétszer is meggondolnia, hogy egyszerűen kidobja-e a pénzügyi nyilvántartásokat. Ne dobja ki személyes iratait, és természetesen semmilyen ügyfél-nyilvántartást: először a dokumentumokat aprítsa fel.

Mellesleg, néhány nagypénztári irodai kellékbolt elfogadható áron kínál bolti aprítási szolgáltatásokat.