Dokumentummegőrzés a QuickBooks 2012-ben

Az emberek néha megkérdezik, meddig kell megőrizni a régi QuickBooks-jelentéseket, számlák másolatait és egyéb számviteli információkat. Sajnos erre nem igazán van egyértelmû válasz. Íme azonban néhány dolog, amin érdemes elgondolkodni:

• Fontolja meg, hogy a tranzakció másik félnek szüksége lesz-e valaha az információra. Például, ha állandóan vitatkozik egy eladóval arról, hogy kifizetett-e valamilyen számlát, akkor érdemes a szállítói számlákat és a fizetési nyilvántartást mindaddig ragaszkodni, amíg a vita folytatódik.

  Ez azt jelenti, hogy a szállítói számlákat és kifizetéseket dokumentáló papírmunkát nem feltétlenül kell megőrizni, ha nincs probléma.

• Vegye figyelembe az adóelszámolási követelményeket. A törvény szerint (ezt sokan nem veszik észre) a vállalkozásoknak számviteli nyilvántartásokat kell vezetniük, hogy beszámolhassanak nyereségéről, veszteségeiről, bevételeiről és levonásairól az Internal Revenue Service felé. Ez azt jelenti, hogy mindent meg kell őrizni, amire szüksége van a nyereség kiszámításához vagy a számítások alátámasztásához.

  Létezik azonban egy elévülési idő, amely általában a bevallás utolsó benyújtásától számított három évig tart. Ez azt jelenti, hogy a legtöbb esetben nem kell megőrizni a vonatkozó bevallás után három évnél régebbi papírmunkát.

  Más szóval, ha 2007-es adatokkal rendelkezik, és a 2007-es adóbevallást 2008. március 15-én nyújtotta be, 2011. március 16-ig, akkor (a legtöbb esetben) nem kell megőriznie a régi papírokat. Az elévülési idő előírja, hogy képesnek kell lennie a régi cuccok eldobására.

  Figyelmeztetni kell, mert néhány kivétel létezik e hároméves elévülési idő alól:

  • Ha nagyon hanyag volt, és hanyagsága miatt kihagyta a hozama 25 százalékát meghaladó bruttó bevételt, az elévülés hat év.

  • Ha nem nyújtanak be bevallást, vagy hamis bevallást nyújtanak be, nincs elévülés.

  • A jövedelemadóval nem rendelkező államok (például Washington) más szabályokat alkalmaznak, és hosszabb elévülési időt is alkalmazhatnak. Washington például azt állítja, hogy az elévülési idő nem három, hanem négy év.

• Vegye figyelembe azokat a régi nyilvántartásokat, amelyekre a jövőben szüksége lehet az adóbevallás tételének kiszámításához. Ezeket meg kell őrizni. Például, ha 30 évvel ezelőtt vásárolt egy gyárat, őrizze meg ezeket a vásárlási nyilvántartásokat a gyár eladása utáni 3 (vagy 6) évig.

• Vegye figyelembe, hogy egyes iparágakban más dokumentumok megőrzési szabályok vagy előírások léteznek. Például, ha Ön orvos, megőrzi régi betegnyilvántartását – és ez magában foglalhatja a betegek elszámolási adatait is – három évnél tovább. Ezek az egyéb dokumentumok megőrzési szabályok iparágonként eltérőek. Tudja meg, milyen szabályok vonatkoznak az Ön iparágára.

Hogyan értelmezi ezeket a homályos javaslatokat? Készítsen hozzávetőleges tippet arra vonatkozóan, hogy Ön szerint mennyi ideig kell ragaszkodnia a dolgokhoz.

Érdemes kétszer is meggondolnia, hogy egyszerűen kidobja-e a pénzügyi nyilvántartásokat. Előbb érdemes szétszedni a dokumentumokat. Egyébként néhány nagypénztári kellékbolt elfogadható áron kínál bolti aprítási szolgáltatásokat.