Csere cédulák használata a Sage időszelvényekben

Az összes Sage Timeslips számlázási megállapodás cédulákat jelenít meg a számlákon, így nagy részletet biztosít a számláról (lásd a következő ábrát). Egyes esetekben előfordulhat, hogy nem kíván ilyen részleteket megjeleníteni. Ebben az esetben fontolóra veheti cserecédulák használatát.

Egy tipikus számla az összes cédula részleteit tartalmazza.

A cserecédula egyetlen bejegyzéssel helyettesíti az ügyfél számláján szereplő cédulák csoportját. A pótcédulákat használhatja idő- vagy költségelszámolások cseréjére, illetve olyan cédulák cseréjére, amelyek egy adott feladatot, költséget vagy referenciát használnak.

Ha kategóriákat használ, akkor kategóriánként definiálhatja a cserecédulákat, így a csereszelvény egyszerre több különböző feladatot is helyettesít. A csereszelvények használatához meg kell adnia azt az ügyfelet, akinek a számláján az adatokat csereszelvénnyel kívánja helyettesíteni. Ezután beállítja a csereszelvényt, ezzel egyidejűleg meghatározva azokat a szabályokat, amelyeket a Timeslips-nek használnia kell egy csereszelvény helyettesítésére egy csoport cédulánál.

Az egy ügyfél számára létrehozott szabályok az adott ügyfélre vonatkoznak, és nincsenek hatással a többi ügyfélre.

Csereszelvény létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

A következő ábrán látható Csereszelvények listája párbeszédpanel megjelenítéséhez válassza a Cserelapok→Cserejegyek menüpontot.

A kiválasztott ügyfélhez létrehozott cserecédulák.

Nyissa meg az Ügyfél legördülő listát, és válasszon egy ügyfelet.

Ha több ügyfél számára is elérhetővé szeretne tenni egy cserelapot, hozzárendelheti a cserelapot egy sablonklienshez. Kattintson a jobb gombbal az Ügyfél mezőre, és válassza a Sablon lehetőséget a helyi menüből. Ezután válassza ki azt a sablonügyfelet, amelyhez csereszelvényt szeretne készíteni. Ha meggondolja magát, és vissza szeretne váltani egy adott ügyfélre, kattintson a jobb gombbal az Ügyfél mezőre, és válassza a Megnyitás lehetőséget.

Kattintson az Új gombra.

Megjelenik a Tételes lapcsere párbeszédpanel, az alábbi ábrán látható módon.

Határozza meg a szabály paramétereit, amelyeket az időszelvényeknek kell használniuk, amikor a helyettesítő szelvényt cédulák csoportjára cserélik.

A megfelelő cédulák szakasz segítségével azonosíthatja azokat a cédulákat, amelyeket az időszelvényeknek ki kell cserélniük.

• Az összes munkaidő- vagy költségelszámolás cseréjéhez állítsa a Nyilatkozat típusát Idő vagy Költség értékre, állítsa a Számlatípus mező alatti legördülő listát Tevékenység értékre, majd állítsa a Tevékenység melletti legördülő listamező értékét értékre. A fenti ábrán a szabály minden időszelvényt a csereszelvényre cserél.

• Egy bizonyos feladathoz vagy kiadáshoz tartozó összes bizonylat cseréjéhez állítsa a Nyilatkozat típusát Idő vagy Költség értékre. Ezután állítsa a Slip Type mező alatti legördülő listát Tevékenység értékre. Ezután nyissa meg a Tevékenység melletti legördülő listamezőt, és válassza ki a feladatot vagy költséget a listából.

• Ha egy adott kategória összes időszelvényét le szeretné cserélni, állítsa a Szelvény típusát Idő értékre, a Csúsztatás típusa mező alatti legördülő listát állítsa Kategória értékre, nyissa meg a Kategória melletti legördülő listamezőt, és válassza ki a kategória nevét.

• Ha egy adott referenciánál minden időt vagy költséget le szeretne cserélni, nyissa meg a Referencia legördülő listát, és válassza ki a referenciát.

Az Egy cédula helyettesíti ezzel a leírással mezőbe írja be azt a leírást, amelyet az időszelvényeknek az ügyfél számláján szeretne megjeleníteni az egyedi cédulaleírások helyett.

A Dátumok részben adja meg a számlán megjelenő dátumokat.

A következők közül választhat:

• Legkorábbi kezdési dátum a cédulák legkorábbi kezdési dátumának használatához.

• Legkésőbbi kezdési dátum a cédulák legkésőbbi kezdési dátumának használatához.

• Legkorábbi záró dátum a cédulák legkorábbi befejezési dátumának használatához. Az időszelvényeket a csereszelvény váltja fel.

• Legkésőbbi záró dátum a legkorábbi befejezési dátum használatához azon cédulák közül, amelyeket az időszelvények a csereszelvényre cserélnek

• Számla dátuma a számlák elkészítésekor beállított dátum használatához

• Mai dátum a számítógép dátumának használatához

Jelölje be az Engedélyezve a számlákra való nyomtatáshoz jelölőnégyzetet, ha a számlákon a csereszelvényt szeretné használni a nyomtatáskor.

A jelölőnégyzet kijelölésének törlésével elérhető marad a cserecédula, de a Timeslips figyelmen kívül hagyja azt.

A cserecédulát teljesen törölheti a Csereszelvények listája párbeszédpanelen. Ehhez válassza ki a cédulát a listából, majd kattintson a Törlés gombra.

Kattintson az OK gombra a csereszelvény mentéséhez és a Csereszelvények listája párbeszédpanel újbóli megjelenítéséhez.

Alternatív megoldásként használhatja az Új, Első, Előző, Következő és Utolsó gombokat további cserecédulák létrehozásához, és navigálhat a kiválasztott ügyfél meglévő cserecédulái között. Ha befejezte a cserecédulák létrehozását, kattintson az OK gombra.

Kattintson a Kész gombra a Csereszelvények listája párbeszédpanel bezárásához.

Amikor számlát készít egy aktív csereszelvénnyel rendelkező ügyfél számára, a Timeslips a csereszelvényt helyettesíti azokkal a bizonylatokkal, amelyeket a csereszelvény létrehozásakor azonosított. A következő ábra ugyanazt a számlát mutatja, amelyet a cikk elején látott, azzal a különbséggel, hogy ez az ábra minden időszelvényhez helyettesítő szelvényt használ, függetlenül az időszelvényhez rendelt feladattól.

Csereszelvényt használó számla.

Ha a számlán feltünteti az óradíjat, a Timeslips átlagolja az árfolyamot. Az ábrán a félreértések elkerülése érdekében elrejtették az óradíjat.

Néhány megjegyzés a cserelapokhoz:

• Amikor egy számlán egyesíti az idő- és költségterheket, és csereszelvényt használ, a Timeslips először keres egy csereköltség-szelvényt. Ha nem létezik csereköltség-szelvény, a Timeslips csere-időszelvényt keres.

• Még akkor is, ha csereszelvényt használ egy számlán, ha létezik felülbírálási szelvény az ügyfél számára, a Timeslips a felülbírálási szelvényt a csereszelvénnyel együtt megjeleníti a számlán. Az időszelvények nem tartalmazzák a felülbírálási szelvényt azokon a szelvényeken, amelyeket helyettesít.

• Amikor jóváhagy egy cserelapot használó számlát, a Timeslips számlázottként jelöli meg a kicserélt cédulákat.