Bérszámfejtés a QuickBooks 2003 segítségével

Ha szeretné használni a QuickBooksot bérszámfejtésre, mert pénzt szeretne megtakarítani, nem fél egy kis papírmunkától, vagy esetleg a saját maga által nyújtott extra rugalmasságot szeretné, regisztrálnia kell a QuickBooks bérszámfejtési szolgáltatásai egyikére: Basic Payroll Service vagy Deluxe Payroll Service.

Ha valamelyik szolgáltatásra szeretne feliratkozni, készüljön fel az internetre. Kovesd ezeket a lepeseket:

1. Válassza az Alkalmazottak –> Bérszámfejtés beállítása parancsot.

Vagy válassza ki az Alkalmazottak elemet a Navigátorok listában, majd kattintson a Bérszámfejtés beállítása ikonra.

A QuickBooks csatlakozik az internethez, és megjeleníti egy többoldalas webes űrlap első oldalát, amely lehetővé teszi az alapvető bérszámfejtési szolgáltatás vagy a Deluxe bérszámfejtési szolgáltatás beállítását.

2. Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat.

Hogy ez tökéletesen, fájdalommentesen egyszerű?

Az adók kezelése

Szüksége van néhány dologra, ha helyesen akarja elszámolni a bérszámfejtést: munkáltatói azonosító számra, állami munkáltatói azonosítóra, ha levonja az állami jövedelemadót, munkanélküli adóazonosító jelére és néhány W-4-es adóűrlapra.

Munkáltatói azonosító szám beszerzése

Munkáltatói azonosítószám megszerzéséhez be kell nyújtania egy SS-4 vagy Request for Employer Identification Number űrlapot az Internal Revenue Service (IRS) felé, hogy megkapja a munkáltatói azonosító számot. Ezt az űrlapot az IRS- nél szerezheti be, vagy felhívhatja az IRS-t, és kérhet egyet.

Telefonon is igényelhet és kaphat munkáltatói azonosító számot. Ennek ellenére továbbra is ki kell töltenie az SS-4 űrlapot, hogy válaszolhasson az IRS által feltett kérdésekre a rövid telefonos jelentkezési folyamat során. (Az űrlapot postai úton vagy faxon is el kell küldenie az IRS-nek a kis telefonbeszélgetés után.)

Ha az alkalmazottak megteszik a részüket

Valami mást is el kell végeznie, mielőtt megtudná, hogyan kell kezelni ezeket az adókat – minden alkalmazottjának ki kell töltenie egy W-4-es űrlapot, hogy közölje, milyen bejelentési státuszt fog alkalmazni, és hány személyi mentességet kap. állítom. Találd ki, hol kapsz üres W-4-eket? Barátságos IRS-ügynökétől vagy az adóhivatal webhelyéről.

Az alkalmazottak fizetése

Miután előfizetett a QuickBooks bérszámfejtési szolgáltatásra, beállította bérszámfejtési számláit, és megkapta a munkáltatói azonosítószámot, készen áll valakinek a fizetésére. Ez a rész fel fogja robbantani a fejét, különösen akkor, ha a bérszámfejtést manuálisan végezte. Ez a folyamat teszi az Ön teljes döntését, hogy a QuickBooks szolgáltatást használja bérszámfejtésére. Itt van, hogyan:

1. Indítsa el a bérszámfejtési folyamatot az Alkalmazottak –> Alkalmazottak fizetése lehetőség kiválasztásával.

Vagy válassza ki az Alkalmazottak elemet a Navigátorok listában, és kattintson az Alkalmazottak fizetése ikonra. Megjelenik a Kifizetendő alkalmazottak kiválasztása ablak. Ha nem látja a keresett nevet ebben a listában, akkor soha nem vette fel az alkalmazottat az alkalmazottak listájára.

2. Módosítsa a kívánt beállításokat.

Nem kell használnia a Kifizetendő alkalmazottak kiválasztása ablak mezőit és gombjait a QuickBooks bérszámfejtési módjának megváltoztatásához. De több változtatást is végrehajthat:

• • Ha nem kíván csekket nyomtatni – esetleg kézzel írja, vagy csak a QuickBooks segítségével tartja meg a könyveket –, hagyja bejelölve a Nyomtatandó jelölőnégyzetet.

• A Bankszámla legördülő listában erősítse meg azt a bankszámlát, amelyről a munkavállalók kifizetése történik.

• Általában minden esetre kiválasztva kell hagyni az Üzemidő megadása és a létrehozás előtti előnézeti ellenőrzés opciót. Ha ezt a lehetőséget választja, a QuickBooks összefoglaló előnézetet jelenít meg minden egyes létrehozott fizetéshez. Ha a másik lehetőséget választja, Csekk létrehozása előnézet nélkül az alábbi és utolsó mennyiségek használatával, a QuickBooks nem engedi, hogy először ellenőrizze a működését – a QuickBooks csak létrehozza a csekkeket.

• Állítsa be megfelelően a csekk dátumát és a fizetési időszak végének dátumát.

3. Válassza ki azokat az alkalmazottakat, akiknek fizetni kíván, és kattintson a Létrehozás gombra.

Ha az összes felsorolt ​​alkalmazottat kifizeti, egyszerűen kattintson az Összes kijelölése gombra a Fizetendő munkavállalók kiválasztása képernyő jobb oldalán. Ha egyenként kell megjelölnie az alkalmazottakat, kattintson mindegyik mellett a bal oldali oszlopban – a fejlécben pipával ellátott oszlopban. Ezután kattintson a Létrehozás gombra, hogy a QuickBooks elkészítse az alkalmazottak számára szükséges minden egyes bérszámfejtési csekk „piszkozat” verzióját. A QuickBooks ezután megjeleníti a Paycheck előnézeti ablakot, ha a 2. lépésben jelezte, hogy meg szeretné tekinteni a bérszámfejtési csekkeket. Az ablakban a QuickBooks által kiszámolt béradó és forrásadó összegek is láthatók.

4. Szükség szerint töltse ki a bérszámfejtési adatokat.

A Bevétel mezőbe írja be az adott személy által ledolgozott órák számát, és ha szükséges, alkalmazza ezeket az órákat egy ügyfélre vagy munkakörre. Az Egyéb bérszámfejtési tételek mezőbe írja be a jutalékokat, kiegészítéseket (például borravalók, bónuszok és költségtérítések), levonásokat (például szakszervezeti tagdíjak és 401(k) járulékok) és vállalati hozzájárulásokat (például biztosítási juttatásokat vagy 401(k)). megfelelő összegek). Szükség esetén módosíthatja a bérszámfejtési tételt vagy rátát, vagy hozzáadhat egy másik bérszámfejtési tételt.

Ezt nézd. A QuickBooks kiszámítja a vállalati és munkavállalói adókat, valamint a nettó csekk összegét. Ha egyes adatok pontatlanok, egyszerűen kattintson az összegre, és módosítsa azt akár törléssel, akár a megfelelő információval való helyettesítéssel.

Azt is megjegyezheti, hogy a QuickBooks mind az aktuális csekk, mind az év végösszegeit megőrzi.

5. Kattintson a Létrehozás gombra a fizetési tranzakció rögzítéséhez.

Miután ellenőrizte az összes alkalmazott fizetését, a QuickBooks visszatér a Kifizetendő alkalmazottak kiválasztása párbeszédpanelhez.

6. Nyomtassa ki a csekkeket.

A Csekkeket a Kifizetendő alkalmazottak kiválasztása ablakból nyomtathatja ki a Fizetési csekk nyomtatása gombra kattintva. A QuickBooks a fizetési csekkeket ugyanúgy nyomtatja, mint a rendszeres csekkeket.