Az ügyfelek fizetéseinek nyomon követése a QuickBooks 2003-ban

Ha ügyfelei nem mindig fizetnek előre a vásárlásaikért, akkor egy másik fizetési módot kell rögzítenie – azokat, amelyeket az ügyfelek azért fizetnek, hogy az Ön által kiszámlázott összeget kifizessék vagy visszafizessék. A befizetések rögzítéséhez természetesen először rögzíteni kell a vevő számláit. Ha jóváírást állít ki, amellyel az ügyfelek csökkenthetik a tartozásukat, először rögzítenie kell a jóváírást az ügyfél számára. A többi könnyű.

Ha egy oldalon rengeteg ügyfélinformációt szeretne elérni, válassza az Ügyfelek -> Ügyfélközpont lehetőséget. Megjelenik az Ügyfélközpont, amely felsorolja a fennálló egyenlegeket, a nem számlázott időt és költségeket, valamint az ügyfeleket jövedelmezőség szerint.

A Kifizetések fogadása ablak megjelenítéséhez egyszerűen válassza az Ügyfelek –> Kifizetések fogadása lehetőséget. Vagy válassza ki az Ügyfeleket a Navigátorok listából, majd kattintson a Kifizetések fogadása ikonra. Ezután írja le az ügyfél fizetését és a kifizetett számlákat. A véres részletekért olvassa el a következő lépéseket:

1. Válassza az Ügyfelek –> Kifizetések fogadása lehetőséget.

Megjelenik a Kifizetések fogadása ablak.

2. Azonosítsa a megrendelőt, és ha szükséges, a munkát.

Aktiválja az Ügyfél:Munka legördülő listát, és kattintson rá az ügyfelet vagy a munkát. A QuickBooks felsorolja az ügyfél nyitott vagy kiegyenlítetlen számláit az ablak alján található nagy Kiegyenlítetlen számlák/Kivonat díjak listában.

3. Adja meg a fizetés dátumát.

Nyomja meg a Tab billentyűt, hogy a kurzort a Dátum szövegmezőre vigye, és írja be a helyes dátumot HH/NN/ÉÉ formátumban.

4. Adja meg a fizetés összegét.

Vigye a kurzort az Összeg sorra, és írja be az ügyfél fizetési összegét.

5. (Opcionális) Adja meg a fizetési módot.

Aktiválja a Pmt. Módszer legördülő listából, és válassza ki a fizetési módot.

6. (Nem kötelező) Adja meg a csekk számát.

Vigye a kurzort a Ref./Check No. sorra. Ezután írja be a csekk számát az ügyfél csekkjéből. Be kell fejeznie ezt a lépést? Naw. De ez a kis információ hasznos lehet, ha Önnek vagy az ügyfélnek később kérdései vannak azzal kapcsolatban, hogy milyen csekkeket és milyen számlákat fizettek ki.

7. (Opcionális) Adjon hozzá egy emlékeztető leírást.

Használja a Jegyzet leírását olyan információk tárolására, amelyek valamilyen módon segítenek Önnek. Vegye figyelembe, hogy ez a mező a Vevői nyilatkozatra kerül nyomtatásra.

8. Döntse el, hogyan kívánja kezelni a fizetést.

Az ablak bal alsó sarkában lévő opciógombok ismerősnek tűnhetnek, mert az Értékesítési bizonylatok megadása ablakban is megjelennek. Ezek az opciók lehetővé teszik annak meghatározását, hogy a kifizetést más, még nem befizetett pénzeszközökkel csoportosítsa, vagy közvetlenül egy számlára utalja be.

9. Ha az ügyfélnek vannak kintlévőségei, döntse el, hogy alkalmazza-e azokat ebben a fizetésben.

A QuickBooks összesíti az ügyfél meglévő hiteleinek összegét. Bármi lehet egy korábbi számla túlfizetésétől a visszatérési jóváírásig vagy bármi más.

Ha jóváírást szeretne alkalmazni egy adott nyitott számlára, válassza ki a számlát, majd kattintson a Jóváírás beállítása gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Kedvezmények és jóváírások párbeszédpanel Jóváírások lapját, kattintson az alkalmazni kívánt jóváírási emlékeztetőre.

10. Határozza meg, mely nyitott számlákat fizeti az ügyfél.

Mindaddig, amíg a Kifizetések automatikus alkalmazása beállítás van kiválasztva, a QuickBooks automatikusan alkalmazza a fizetést a kiegyenlített számlákra, a legrégebbi nyitott számlától kezdve. Ezt az alkalmazást úgy módosíthatja, hogy a Fizetés oszlopban összegeket ír be. Egyszerűen kattintson a nyitott számla fizetési összegére, és írja be a megfelelő összeget.

Ha akarja, a befizetés egy részét kihasználatlanul hagyhatja. A Jóváírás nyomtatása gombra kattintva jóváírást is készíthet az ügyfél fizetésének fel nem használt részére.

Ha a vásárlói fizetést a legrégebbi nyitott számlákra szeretné alkalmazni, kattintson az Automatikus alkalmazás gombra. Ha szeretné visszavonni azokat a kifizetéseket, amelyeket már alkalmazott nyitott számlákra, kattintson a Kijelölések törlése gombra. A Kijelölés törlése és az Automatikus alkalmazás ugyanaz a gomb. A QuickBooks megváltoztatja a gomb nevét attól függően, hogy végrehajtott-e már kifizetéseket.

11. Ha szükséges, módosítsa a korai fizetési kedvezményeket.

Ha olyan fizetési feltételeket kínál, amelyek korai fizetési engedményt is tartalmaznak, a QuickBooks csökkenti a kiegyenlített számla eredeti összegét (amely a Eredeti összeg oszlopban látható) a korrigált esedékes összeg kiszámításához megadott korai fizetési engedménnyel (ez az Esedékesség oszlopban látható). ).

A kedvezmény megadásához válassza ki azt a kiegyenlített számlát, amelyen a módosítani kívánt korai fizetési engedmény szerepel. Ezután kattintson a Kedvezmény információ gombra. Habozás nélkül, vagy habozás nélkül megjelenik a Kedvezmény és jóváírás párbeszédpanel Kedvezmény lapja. Írja be a kedvezmény dollárösszegét a Kedvezmény összege szövegmezőbe. Ezután adja meg azt a költségszámlát, amelyet a korai fizetési engedmények nyomon követésére kíván használni. Ehhez aktiválja a Kedvezményszámla legördülő listát, és válassza ki az egyik számlát. (A kamatköltség valószínűleg jó számla, hacsak nem szeretne létrehozni egy speciális korai engedményköltség-számlát, például Kedvezményköltség vagy Adott engedmények. Végül is a korai fizetési engedmények kamatokat jelentenek.)

Ha végzett, kattintson az OK gombra, hogy visszatérjen a Kifizetések fogadása ablakhoz.

12. Rögzítse az ügyfél fizetési adatait.

Miután azonosította, hogy az ügyfél mely számlákat fizeti – a fel nem használt összeg valószínűleg nulla lesz –, készen áll az ügyfél fizetési információinak rögzítésére. Ezt a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra kattintva teheti meg. A QuickBooks elmenti a képernyőn megjelenő ügyfél fizetését. Ha a Mentés és új lehetőségre kattint, a QuickBooks egy üres Befizetések fogadása ablakot jelenít meg, ahol újabb fizetést adhat meg.

Az Előző gombra kattintva visszatérhet a korábban rögzített vásárlói befizetésekhez.