Az ügyfél módosításainak exportálása egy könyvelői másolatba

Miután a QuickBooks 2016 adatfájl könyvelői másolatát használta a tranzakciók javítására vagy új tranzakciók bevitelére, exportálja a módosításokat, hogy később importálható legyen az ügyfél adatfájljába.

Ehhez válassza a Fájl→Vállalati fájl küldése→Könyvelői másolat→Változások megtekintése/exportálása az ügyfél számára parancsot. A QuickBooks először megjelenít egy ablakot, amely felsorolja a könyvelő másolatán végzett módosításokat (nem látható). Vegye figyelembe, hogy a Nyomtatás vagy a Mentés PDF-ként gombra kattintva kinyomtathatja ezt a listát, vagy létrehozhat belőle .pdf fájlt.

Ha a Módosítási fájl létrehozása az ügyfél számára gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Könyvelő exportálásának mentése ide párbeszédpanelt (nincs látható). Ez a párbeszédpanel úgy működik, mint egy szabványos Windows párbeszédpanel a fájl vagy dokumentum mentéséhez. A Mentés helye legördülő lista segítségével azonosíthatja a változtatási fájl helyét. Ezután használja a Fájlnév mezőt, hogy a fájlnak egyedi nevet adjon. Ha a Mentés gombra kattint, a QuickBooks fájlba menti az Ön által végzett módosításokat. Később importálja ezt a fájlt, vagy importálja az ügyféllel a fájlt a QuickBooks adatfájlba.

Ha a Módosítások küldése az ügyfélnek gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Könyvelő módosításainak mentése párbeszédpanelt (szintén nem látható). Ez a párbeszédpanel összegyűjti azokat az információkat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy az ügyfélnek e-mailt küldhessenek a könyvelői módosítások importálására vonatkozó utasításokkal, valamint egy hivatkozással, amellyel az ügyfél lekérheti a tényleges könyvelő módosításait. Egy jó dolog ezzel a lehetőséggel kapcsolatban, hogy a QuickBooks közli a könyvelővel, ha az ügyfél megragadja a változtatásokat.

Nem őrzi meg az adatfájl könyvelőjének másolatát. Más szóval, a könyvelő másolata csak egy ideiglenes másolata annak az adatfájlnak, amelyet az ügyfél nyilvántartásának frissítéséhez vagy javításához szükséges változtatások azonosítására és létrehozására használ. A módosítások végrehajtása után exportálja a módosításokat egy módosítási fájlba. Ezután az ügyfél importálja ezeket a változtatásokat. Ha valamikor a közeljövőben ismét változtatásokat hajt végre, akkor az ügyféllel új – egy vadonatúj – könyvelői példányt kell készítenie .

Annak azonosítására, hogy mikor dolgozik könyvelő másolatával, a QuickBooks megjeleníti a zárójeles kifejezést (A Accountant ' s Copy) a QuickBooks program ablakának tetején. A QuickBooks a zárójeles kifejezés hozzáadásával azonosítja azokat a szokásos QuickBooks adatfájlokat is, amelyekhez könyvelői másolatokat hoztak létre (A Accountant ' s Copy Exists). Ez a kifejezés csak a QuickBooks program ablakának címsorában jelenik meg attól a ponttól kezdve, amikor az ügyfél létrehozza a könyvelő másolatát, egészen addig a pontig, amikor az ügyfél importálja a változtatásokat a könyvelő másolatából.