Az egyidejű többfelhasználós hozzáférés engedélyezése a QuickBooks 2018-ban

Néha csak egyetlen számítógépre és a QuickBooks egyetlen példányára van szüksége, még akkor is, ha több alkalmazottja is használja a QuickBooks-t. Ha egy kisvállalkozásnak csak adminisztrációs asszisztense van, és a tulajdonos hozzáfér például egy QuickBooks adatfájlhoz, akkor elegendő lehet a QuickBooks egyetlen példánya, amely egyetlen személyi számítógépen fut. A QuickBooks azonban lehetővé teszi a QuickBooks adatfájl egyidejű használatát több felhasználó számára. Előreláthatólag először több felhasználót kell beállítania.

Miután több felhasználót beállított, telepítheti a QuickBooks programot más személyi számítógépekre, majd – feltételezve, hogy ezek a személyi számítógépek Windows hálózathoz csatlakoznak – a QuickBooks többi példányával hozzáférhet az első helyen tárolt QuickBooks adatfájlhoz. vagy fő számítógép.

A QuickBooks olyan környezetben történő használatához, ahol több felhasználó egyidejűleg használja, azt is el kell mondania a QuickBooksnak, hogy az egyidejű használat rendben van. Ehhez válassza a Fájl→Váltás többfelhasználós módba parancsot. (Ha később szeretné kikapcsolni a Többfelhasználós módot, válassza újra a Fájl → Váltás egyfelhasználós módra lehetőséget.)

A QuickBooks támogatja a több felhasználó egyidejű használatát a rekordzárolás nevű technológián keresztül , amely zárolja az összes rekordot, amellyel dolgozik, de nem a teljes QuickBooks adatfájlt. Ha Ön az A vállalattal szeretne dolgozni, és egy másik felhasználó szeretne dolgozni a B vállalattal, az rendben van. A QuickBooks lehetővé teszi. Amit azonban Ön és a másik felhasználó nem tehet, az az, hogy egyidejűleg ugyanazon a cégen (A vagy B) dolgozzon. Ez azt jelenti, hogy ugyanazzal az ügyfélrekorddal dolgozik.

Nem telepítheti ugyanazt a QuickBooks-példányt több gépre, és nem rendelkezhet legálisan többfelhasználós QuickBooks rendszerrel. Minden olyan géphez, amelyre a QuickBooks telepítve van, meg kell vásárolnia a QuickBooks egy példányát. Ne feledje azonban, hogy az Intuit eladja a QuickBooks néhány többfelhasználós verzióját, amelyekben ténylegesen öt licencet vásárol egy QuickBooks dobozban. (A QuickBooks Enterprise verziója támogatja a többfelhasználós hálózatokat akár 30 egyidejű felhasználóval, a QuickBooks többi verziója pedig a többfelhasználós hálózatokat akár 5 egyidejű felhasználóval.)

Előfordulhat, hogy több QuickBooks-felhasználót szeretne használni, ha a cég értékesítési képviselői számlákat vagy ajánlatokat készítenek az ügyfelek számára. Ebben az esetben érdemes lehet minden eladót beállítani a QuickBooks-on. Ne feledje azonban, hogy ezeknek az értékesítőknek csak számlát kell tudniuk készíteni, vagy esetleg számlabecslést készíteni és kinyomtatni. A fejezet következő részében részletesebben tárgyalt okok miatt nagyon óvatosnak kell lennie azzal, hogy a tapasztalatlan könyvelő felhasználók teljes hozzáférést biztosítson a számviteli rendszerhez.