Az alkalmazottak fizetése a QuickBooks 2019 Basic Payroll programban

Az önálló vállalkozók vagy kisvállalkozások tulajdonosai számára a QuickBooks 2019 két barkácsolási lehetőséget kínál az alkalmazottak fizetésére: Basic Payroll (ami általában azt jelenti, hogy a könyvelője segít a bérszámfejtési űrlapok kitöltésében) és az Enhanced Payroll (ami azt jelenti, hogy a QuickBooks segít Önt a béradó nyomtatványokkal). Az Alapbérszámfejtés opcióval a munka nagy részét maga végzi el, de a bérszámfejtésért nem nagyon fizet.

A harmadik fizetési lehetőség a QuickBooks Assisted Payroll. Ezzel a lehetőséggel Ön kezeli az alkalmazottak kifizetését a QuickBooks-on belül, majd az Intuit kezeli az adófizetést és a szükséges bérszámfejtési űrlapok benyújtását.

A QuickBooks 2019 Basic Payroll beállítása

A „csináld magad” bérszámfejtéshez webalapú interjún kell keresztülmenned. Az interjú megkezdéséhez válassza az Alkalmazottak → Bérszámfejtés → Bérszámfejtés bekapcsolása lehetőséget a QuickBooksban. A QuickBooks megjeleníti a megjelenített oldalt.

Az első bérszámfejtési weboldal.

Előfordulhat, hogy egy gombra kell kattintania a Bérszámfejtés bekapcsolása a QuickBooks-ban ablak kibontásához, hogy az Alap és a Továbbfejlesztett opciók is megjelenjenek. Lényegében, ha az Alapbérszámfejtés opciót választja, Önnek vagy könyvelőjének be kell fizetnie a béradót, majd el kell készítenie és be kell nyújtania a bérbevallást. Ha az Enhanced Payroll opciót választja, a QuickBooks segít Önnek befizetni a béradó-befizetéseket, majd elkészíti (vagy többnyire elkészíti) a bérbevallásokat.

A Próbálja ki ingyen gombra kattintva kiválaszthatja a kívánt bérszámfejtési lehetőséget. A QuickBooks egy másik információs oldalt jelenít meg, amely leírja a fizetési lehetőségeket és az esetleges különleges kedvezményeket. (Néha jobb árat és különleges kedvezményt kap, ha például egy évre regisztrál.)

Az Intuit bérszámfejtési szolgáltatásainak árazása megváltozik, de amikor ezt írom (2018 nyarán), az Basic Payroll szolgáltatás körülbelül 250 dollárba kerül évente, az Enhanced Payroll szolgáltatás pedig körülbelül 400 dollárba kerül évente. Mindegyik költség az alkalmazottak számától és a kiállított csekkek számától függően nő.

Az Alapbérszámfejtés opció kiválasztásához kattintson a Folytatás gombra, amikor a QuickBooks a következő képernyőt jeleníti meg, amely további információkat tartalmaz az adott opció árairól és szolgáltatásairól. Ezután a QuickBooks összegyűjti az Ön hitelkártyaadatait (hogy ki tudja számlázni a szolgáltatást).

Iratkozzon fel bérszámfejtési szolgáltatásra

A bérszámfejtési szolgáltatásra való feliratkozáshoz, miután kiválasztott egy adott lehetőséget, ki kell töltenie egy sor weboldal-űrlapot. Útközben meg kell adnia cége nevét és címét, valamint megadja a cége munkáltatói azonosító számát (EIN). A weboldal űrlapjain való mozgáshoz kattintson a Folytatás és a Vissza gombra. A QuickBooks nagyon hatékonyan végigvezeti Önt a regisztrációs folyamaton. Egyszerűen kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat, és írja le, hogyan dolgozza fel vállalata a bérszámfejtést.

De hadd adjak ki egy figyelmeztetést: Amikor beállítja a vállalati információkat a bérszámfejtéshez, a QuickBooks egy csomó információt kér. Teljesen le kell írnia, hogyan fizeti az alkalmazottait, kinek utalja le a levonásokat és más hasonló dolgokat. Gondosan olvassa el a QuickBooks utasításait, ami eltart egy ideig. Ha bajba kerül, érdemes egy külső könyvelő segítségét kérni az Enhanced Payroll szolgáltatás beállításához, vagy fontolóra veszi a Támogatott bérszámfejtés opciót.

Állítsa be az alkalmazottakat

Miután beállította a vállalati információkat a bérszámfejtéshez, készen áll az alkalmazottak bérszámfejtésére való beállítására. Az alapvető bérszámfejtési folyamat részeként a QuickBooks megjelenít egy weboldalt, ahol felveheti alkalmazottait. Alkalmazottakat is felvehet az Alkalmazotti központ megjelenítésével. (Válassza ki az Alkalmazottak → Alkalmazotti központ lehetőséget, majd kattintson az Új alkalmazott gombra.) Ha az Új alkalmazott gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti az Új alkalmazott ablak Személyes lapját, az ábrán látható módon.

Az Új alkalmazott ablak Személyes lapja.

Egy alkalmazott leírásához töltse ki a Személyes lapon megadott mezőket. Mindez magától értetődő. A Törvényes név mezőkbe írja be a személy nevét. Az alkalmazott keresztneve az Első mezőbe kerül, a középső kezdőbetű az MI mezőbe, és így tovább.

Az Address & Contact fülre (nem látható) kattintva összegyűjtheti és tárolhatja az alkalmazott levelezési címét és egyéb elérhetőségeit, például telefonszámát.

Ha további információkat szeretne gyűjteni és tárolni egy alkalmazottról (például bankszámlaszáma közvetlen befizetéshez), kattintson a További információk fülre (szintén nem látható). Ezen a lapon található egy Mező megadása gomb, amellyel egyéni információkat gyűjthet egy alkalmazottról. Az Egyéni mező beállítás használatához kattintson a Mező meghatározása gombra, majd a Mező meghatározása párbeszédpanelen adja meg a hozzáadni kívánt mezőket.

Adja meg a bérszámfejtési és adózási információkat

A Bérszámfejtési adatok fülön írja le, hogyan számítják ki a munkavállaló fizetését vagy bérét, ahogy az a következő ábrán látható. A Bérszámfejtés legördülő listával rendszeres bérszámfejtési ütemezést állíthat be (például heti vagy félhavi rendszerességgel), és rendelheti hozzá a munkavállalót a bérszámfejtéshez. A fizetési időszak azonosításához használja a Fizetési gyakoriság legördülő listát. Opcionálisan, ha bekapcsolta a QuickBooks osztálykövetési funkcióját, használja az Osztály legördülő listát az alkalmazottnak járó kifizetések osztályozásához. A Bevételek területen adja meg a bérszámfejtési tételt. Ha egy alkalmazott éves fizetése például 30 000 USD, akkor a Tétel neve oszlopban adja meg a bérszámfejtési tételt. Ezután írja be a 30 000 dolláros éves fizetést az Óra/Éves díj oszlopba.

Az Új alkalmazott ablak Bérszámfejtési adatok füle.

A munkavállaló által fizetett adók leírásához kattintson az Adók gombra. A QuickBooks megjeleníti az Adók párbeszédpanelt. A Szövetségi lap segítségével azonosíthatja az alkalmazott bejelentési státuszát, az igényelt juttatások számát és az esetlegesen meghatározott extra visszatartásokat. Ezenkívül használja a Tárgy jelölőnégyzeteket annak jelzésére, hogy ez a munkavállaló egészségügyi, társadalombiztosítási vagy szövetségi munkanélküli-adó hatálya alá tartozik-e, illetve, hogy a munkavállaló jogosult-e megkeresett jövedelmi jóváírásra. Vegye figyelembe, hogy nem minden alkalmazottra vonatkozik a Medicare és a társadalombiztosítási adó. További információért forduljon adótanácsadójához.

Az Adók ablak Szövetségi lapja.

Az Állam lapon természetesen olyan mezők találhatók, amelyekkel leírhatja az állami adókat. Az Egyéb lapon leírhat és tárolhat bármilyen helyi adózási információt, például a városi jövedelemadót. Az Egyéb lapon látható hely az Ön helyétől függ.

Ha az Új alkalmazott párbeszédpanel Bérszámfejtési adatok lapján a Betegség/Szabadság gombra kattint, megjelenik a Betegség és szabadság párbeszédpanel. Ezen a párbeszédpanelen adhatja meg, hogy a táppénz- vagy szabadságdíj és a személyes szabadság időtartama hogyan halmozódik fel bérszámfejtési időszakonként. A bérszámfejtés beállításakor megadhatja a betegszabadság vagy szabadságolási órák számát a Rendelkezésre álló órák szövegmezőben. A Felhalmozási időszak legördülő listában megadhatja, hogy milyen gyakran kell felhalmozni a táppénzt vagy a szabadságot. Ha felhalmozódik a táppénz vagy a szabadság, használja a Felhalmozott órák mezőt annak meghatározására, hogy a munkavállaló hány óra beteg- vagy szabadságolási időt keres egy fizetésen vagy óránként, vagy az év elején. Ha beállította az alkalmazottak által felhalmozott beteg- vagy szabadságórák maximális számát, írja be ezt az értéket az órák maximális száma mezőbe. Ha minden év elején nullára szeretné állítani a betegórákat és a szabadságolási órákat, válassza a Nyomtatási órákat minden újévben? jelölőnégyzetet.

A Beteg és vakáció párbeszédpanel.

A Beteg és vakáció párbeszédpanel Vakáció területe ugyanúgy működik, mint a Beteg terület. Adja meg a szabadságon elérhető órák számát az Elérhető órák mezőben. A Felhalmozási időszak legördülő listában adja meg, hogy az alkalmazottak milyen gyakran keresnek szabadságot. A felhalmozott órák és az órák maximális száma jelölőnégyzetekkel szabályozhatja, hogyan működjenek a szabadságok időbeli elhatárolása. Végül válassza ki a Reset Hours Every New Year? jelölje be a jelölőnégyzetet, hogy nullázza a szabadság idejét minden új év elején.

Ha a közvetlen befizetés opciót választotta, kattintson a Közvetlen befizetés gombra az Új alkalmazott párbeszédpanel Bérszámfejtési információi lapján. A QuickBooks felkéri Önt, hogy adja meg a szükséges információkat az alkalmazottak csekkeinek közvetlen befizetéséhez.

Adjon meg egyéb foglalkoztatással kapcsolatos információkat

Ha az Új alkalmazott párbeszédpanelen az Employment Info (Foglalkoztatási információ) fület választja, a QuickBooks megjeleníti azt a lapot, amelyen tárolja a felvételi dátumot, a kirúgás dátumát és a foglalkoztatási adatok hasonló bitjeit.

Állítsa be az évenkénti összegeket

Ha az Alapbérszámfejtési szolgáltatást a vállalkozás működésének legelején vagy év elején állítja be, akkor nem kell évről-napra szóló összegeket beállítania (mert az évtől a dátumig összege nulla). Ha váltasz az alapvető bérszámfejtési szolgáltatás valamikor év közepén, de akkor nem kell állítania az év to-date összegeket. Emiatt a QuickBooks Basic Payroll Setup Varázsló végigvezeti Önt az évtől a dátumig tartó összegek rögzítésének folyamatán.

Ha egy külső szolgáltató iroda, például az ADP vagy a Paychex végzi az Ön bérszámfejtését, a külső szolgáltató iroda végső bérszámfejtési jelentése valószínűleg minden olyan információt tartalmaz, amelyre szüksége van az alapvető bérszámfejtési szolgáltatás beállításához. Ha könyvelővel vagy könyvelővel dolgozott együtt a bérszámfejtéssel, akkor ennek a személynek a segítségét kell kérnie az éves bérszámfejtési összegek leírásához.

Ellenőrizze a bérszámfejtési beállításait

Az alapvető bérszámfejtési folyamat részeként a QuickBooks (vagy Ön) azonosíthatja a nem megfelelőnek tűnő bérszámfejtési adatokat. Lehetséges, hogy egy alkalmazott, akiről tudja, hogy fizetett, nem mutat évi fizetést. Ebben az esetben a képernyőn megjelenő utasításokat követve javítja ki a hibás adatokat. Vegye figyelembe azonban, hogy a QuickBooks Basic Payroll beállítási folyamata gyanús bérszámfejtési adatokat is azonosíthat, amelyek valójában helyesek. Washington államban például a tisztekre nem vonatkozik az állami munkanélküli-biztosítás, ha úgy döntenek. A QuickBooks azonban ezt nem tudja, ezért lehetséges hibaként megjelöli azokat a tiszteket, akiket nem jelöltek meg az állami munkanélküli-biztosítás hatálya alá tartozóként.

Ismételten, ha nem érzi kényelmesnek a bérszámfejtéssel kapcsolatos kérdések megválaszolását, kérjen könyvelőt. Őszintén szólva, ha egy külső szolgáltató iroda készíti elő a bérszámfejtési csekkeket, akkor valóban fizetni kell a cég szakértelméért és tudásáért, hogy hogyan működik ez a bérszámfejtési dolog. Valójában nem fizet a számítógépen töltött időért és a papírért, amelyre a csekkeket írják.

Ütemezze be a QuickBooks 2019 bérszámfejtését

Az alapvető bérszámfejtés beállítási folyamata végigvezeti Önt a bérszámfejtések ütemezésén is. Más szóval, ha a bérszámfejtést hetente, havonta kétszer vagy bármilyen időközönként futtatja, a beállítási folyamat megkéri, hogy írja le az ütemezést. Ugyanúgy, mint az egyéb feladatoknál, amelyekben az Alapbér-beállítási folyamat segít, itt is csak néhány apróságot kell megadnia.

Fizesse az alkalmazottakat a QuickBooks 2019-ben

Miután elvégezte a QuickBooks bérszámfejtési képességének beállításához szükséges lépéseket, az alkalmazottak fizetése – hála istennek – meglehetősen egyszerű. Az alkalmazottak fizetéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza az Alkalmazottak → Alkalmazottak fizetése → Ütemezett bérszámfejtés lehetőséget.
A QuickBooks megjeleníti az Employee Center ablakot.

Indítsa el a futtatni kívánt ütemezett bérszámfejtést.
A futtatni kívánt ütemezett bérszámfejtés elindításához válassza ki azt az Employee Center ablakának tetején található listamezőben.

Kattintson az Ütemezett bérszámfejtés indítása gombra.

Adja meg a bérszámfejtés dátumát, és a Dátum ellenőrzése mezőben adja meg azt a dátumot, amelyet meg szeretne jeleníteni a bérszámfejtési csekken.

Határozza meg a fizetési időszak végének dátumát a Fizetési időszak vége mezőben.

A Bankszámla legördülő listában azonosíthatja azt a bankszámlát, amelyre csekket szeretne írni.

Ellenőrizze azokat az alkalmazottakat, akiknek fizetni szeretne.
A QuickBooks felsorolja az ütemezett bérjegyzékben szereplő aktív alkalmazottakat. Győződjön meg arról, hogy a kiválasztott alkalmazottak listája megfelelő. A felsorolt ​​alkalmazottakra kattintva kijelölheti és megszüntetheti a kijelölésüket.

Kattintson a Folytatás gombra.
A QuickBooks kiszámítja a bérszámfejtési csekkeket és a bérlevonás összegét minden egyes kiválasztott alkalmazott esetében.

A párbeszédpanelen leírt vagy megjelenített előzetes fizetés elfogadásához kattintson a Bércsekk létrehozása gombra.
A QuickBooks megjelenít egy párbeszédpanelt, amely lehetővé teszi fizetési csekk vagy fizetési csonk nyomtatását közvetlen befizetéshez.

Kattintson a Fizetési csekk nyomtatása vagy Fizetési csekk nyomtatása gombra, és kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat.
Ha bármelyik gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Nyomtatandó fizetési csekk/fizetési csonkok kiválasztása párbeszédpanelt. Erősítse meg azt a bankszámlát, amelyre a csekket ki szeretné írni. Ha csekkeket nyomtat, használja az Első csekkszám mezőt is az előre nyomtatott űrlapszám megadásához, amely az első nyomtatandó bérszámfejtésen látható. Azt is meg kell győződnie arról, hogy a párbeszédpanelen felsorolt ​​munkavállalói fizetések azok, amelyeket ki szeretne nyomtatni.

Miután meggyőződött arról, hogy a fizetési csekk nyomtatási adatai helyesek, kattintson az OK gombra.
A QuickBooks megjeleníti a Csekknyomtatás párbeszédpanelt (ugyanazt, amelyet a csekk nyomtatásához használ).

Nyomtassa ki a csekkeket a szokásos módon.

Ha törölni szeretné egy fizetési csekk kijelölését a nyomtatáshoz, kattintson a csekk oszlopra a pipa eltávolításához, és ezzel szüntesse meg a fizetés kijelölését.

Oszd szét a fizetéseket vagy fizetési csonkokat.
Nyilvánvaló, hogy miután kinyomtatta a csekkeket, aláírja, majd szétosztja. Itt hagylak a saját dolgodra. Biztos vagyok benne, hogy tudja, hogyan találja meg azokat az alkalmazottakat, akiket fizetnie kell, és hogyan adja át nekik a fizetését. A fenébe, valószínűleg most az asztala mellett állnak, és arra várnak, hogy befejezze a bérszámfejtést.

Az Employee Center: Bérszámfejtési Központ ablak.

A fizetések szerkesztése és érvénytelenítése a QuickBooks 2019-ben

Legyen óvatos, ha módosítani szeretné a bérszámfejtési csekk adatait. A bérszámfejtési ellenőrzések kicsit bonyolultabbak, mint a szokásos ellenőrzések, mivel a bérszámfejtésekből származó információk egy csomó bérszámlálót érintenek. A bérszámfejtési csekk például valakinek az év bruttó bérét emeli fel, és befolyásolja a levonás összegét is. Emiatt, ha módosítani szeretne vagy érvényteleníteni szeretne egy korábban létrehozott fizetést, válassza az Alkalmazottak → Bérek szerkesztése/érvénytelenítése parancsot. Amikor ezt teszi, a QuickBooks megjeleníti a fizetési csekk szerkesztése/érvénytelenítése ablakot (nincs látható). Ez az ablak felsorolja a korábban létrehozott és kinyomtatott fizetési csekkeket. A felsorolt ​​fizetések egyikének módosításához kattintson duplán a fizetésre. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Paychecks ablakot, kattintson a Paycheck Detail gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Paychecks áttekintése ablakot, használja a fizetés megfelelő módosításához. Ne feledje, hogy a fizetési csekk ablakban módosíthatja az egyéb adatokat, például a nevet vagy a címet.

A Fizetés ablakban látható fizetés érvénytelenítéséhez válassza a Szerkesztés → Fizetés érvénytelenítése parancsot.

A csekk szerkesztése vagy érvénytelenítése után kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra a fizetési csekk módosításainak mentéséhez.

Bérszámfejtési kötelezettségek a QuickBooks 2019-ben

Azok az összegek, amelyeket Ön visszatart az alkalmazottak fizetéséből, kötelezettségekké válnak, amelyeket később ki kell fizetnie. Ha visszatartja a szövetségi jövedelemadó-levonásokat, ezeket a kifizetéseket az Internal Revenue Service-nek kell utalnia.

A béradó-kötelezettségek megfizetéséhez válassza az Alkalmazottak → Béradók és kötelezettségek → Ütemezett kötelezettségek fizetése lehetőséget. A QuickBooks megjeleníti az Employee Center ablakot, amelyben kiválaszthatja a fizetni kívánt bérszámfejtési kötelezettségeket. Kattintson a fizetni kívánt kötelezettségre, majd kattintson a Megtekintés/Fizetés gombra. A QuickBooks csekket ír a kiválasztott kötelezettség kifizetésére. Ezt a csekket a szokásos módon nyomtatja ki.

Az, hogy milyen gyorsan kell befizetnie a bérszámfejtés által kiváltott béradót, számos tényezőtől függ, beleértve a betét nagyságát is. Jó gyakorlat azonban az, ha azonnal utalja a tartozását. Jellemzően a szóban forgó kormányhivatal lehetővé teszi az adóbefizetés egyszerű és elektronikus lebonyolítását egy weboldal használatával. Az Egyesült Államok Pénzügyminisztériumának webhelye például lehetővé teszi, hogy ilyen módon egyszerűen fizessen be szövetségi adót. Valójában akkor kell ezt a rendszert használnia, ha negyedévente több mint 2500 USD-t fizet.