Általános számviteli beállítások megadása a QuickBooks 2014-ben

A Vállalati beállítások lapon a következő öt általános könyvelési jelölőnégyzet található, valamint a dátumra vonatkozó figyelmeztetések és a záró dátum beállításai. (A jelölőnégyzetek valószínűleg magától értetődőek mindenki számára, aki már végzett egy kis könyvelést a QuickBooks segítségével.)

• Számlaszámok használata: A Számlaszámok használata jelölőnégyzet, ha be van jelölve, lehetővé teszi számlaszám megadását egy tranzakcióhoz. A kapcsolódó jelölőnégyzet, a Csak a legalacsonyabb alfiók megjelenítése, azt mondja a QuickBooksnak, hogy csak az alfiók nevét és számlaszámát jelenítse meg (ha használ ilyet), a fiók teljes öröksége helyett.

  Ha sok alfiókszintet használ, ez a lehetőség valóban megtisztítja a nézeteket, így könnyebben megállapítható, hogy éppen melyik fiókot nézi.

• Számlák megkövetelése: A Számlák megkövetelése jelölőnégyzet, ha be van jelölve, jelzi a QuickBooksnak, hogy meg kell adnia egy számlát egy tranzakcióhoz. Ennek van értelme. Ha nem használ számlákat a vállalkozásba beáramló és onnan kiáramló összegek nyomon követésére, akkor valójában nem könyvel. Soha nem lenne értelme törölni a Fiókok megkövetelése jelölőnégyzet bejelölését.

• Osztálykövetés használata tranzakciókhoz: Az Osztálykövetés használata jelölőnégyzet lehetővé teszi, hogy közölje a QuickBooks-szal, hogy nem csak számlákat szeretne használni a pénzügyi információk nyomon követésére, hanem az osztályokat is. Az osztályok lehetővé teszik a fiókszintű információk más módon történő felosztását. Ez bonyolultnak hangzik, de valójában nagyon egyszerű.

  A számlalista például lehetővé teszi a bevételek és kiadások nyomon követését bevételi és kiadási kategóriák szerint. A kiadásokat olyan kategóriák használatával követheti nyomon, mint a bérek, bérleti díjak és ellátások. Az osztályok tehát lehetőséget nyújtanak arra, hogy ezeket az információkat egy másik dimenzióban is nyomon kövessék.

  Például feloszthatja a bérköltséget azokra a bérekre, amelyeket vállalkozása két különböző helyére költöttek. A két étteremmel rendelkező vendéglős ezt megteheti. Vegye figyelembe, hogy a QuickBooks egy négyzetet is biztosít, amelyet bejelölhet, jelezve, hogy a QuickBooksnak osztályok hozzárendelését kell kérnie.

• Általános naplóbejegyzési szám automatikus hozzárendelése: Ez a jelölőnégyzet arra utasítja a QuickBooks-t, hogy számokat rendeljen azokhoz az általános naplóbejegyzésekhez, amelyeket a Naplóbejegyzés létrehozása paranccsal ír be. Ezt a jelölőnégyzetet szeretné bejelölve hagyni. Az általános naplóbejegyzéseket egyébként általában a CPA-ja vagy a szakmai könyvelője írja be.

• Figyelmeztetés a felhalmozott nyereségre vonatkozó tranzakció könyvelésekor: Ez a jelölőnégyzet arra utasítja a QuickBooks-t, hogy figyelmeztető üzenetet jelenítsen meg, amikor Ön vagy valaki más megpróbálja közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott nyereségszámláját. (Általában nem kívánja közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott eredményszámlát, és minden esetben csak képzett könyvelők írják be a tranzakciókat közvetlenül a felhalmozott eredménybe.)

• Dátumfigyelmeztetések: A Dátumfigyelmeztetések mezőben a QuickBooks figyelmezteti Önt, ha Ön vagy valaki más olyan tranzakcióba lép, amelynek dátuma túl messze van a múltban vagy túl távoli jövőben. Ha bejelöli valamelyik Dátumfigyelmeztetés mezőt, akkor azt is meg szeretné adni, hogy hány nap van túl messze a múltban vagy a túl távoli jövőben.

• Zárási dátum beállítása: A Zárás dátuma mezőben megadhatja azt a dátumot, amely előtt a QuickBooks adatfájlja nem módosítható. Más szóval, ha 2012. december 31-re állítja be a záró dátumot, akkor azt mondja a QuickBooksnak, hogy nem szeretné, hogy a QuickBooks adatfájlja ez előtt a dátum előtt megváltozzon.

• Ez azt jelenti, hogy valaki nem módosíthatja a záró dátum előtti tranzakciót anélkül, hogy ijesztő figyelmeztető üzenetet kapna. Ez azt is jelenti, hogy valaki nem írhat be tranzakciót e záró dátum előtti dátum megadásával. A Dátum/Jelszó beállítása gombra kattintva megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben megadhatja a záró dátumot, és létrehozhatja a jelszót, amely akkor szükséges, ha valaki régi tranzakciót szeretne hozzáadni vagy módosítani szeretne egy régi tranzakciót.

A QuickBooks összes legújabb verziója mindig működő ellenőrzési nyomvonalat biztosít, így többé nem jelenik meg az Audit Trail jelölőnégyzet elszámolási preferenciája. Az ellenőrzési nyomvonal egyébként egyszerűen listát vezet arról, hogy ki milyen változtatásokat hajt végre a tranzakciókon. A könyvelők előre láthatóan szeretik az ellenőrzési nyomvonalakat. Az ellenőrzési nyomvonalak lehetővé teszik, hogy valaki, például az Ön CPA-ja, utólag bejöjjön, és rájöjjön, miért olyan, amilyen a számlaegyenleg.