Általános számviteli beállítások megadása a QuickBooks 2012-ben

A Vállalati beállítások lapon a következő öt általános könyvelési jelölőnégyzet található, valamint a záró dátum beállításai. (Ezek a jelölőnégyzetek valószínűleg magától értetődőek mindenki számára, aki már végzett egy kis könyvelést a QuickBooks-szal, de az új QuickBooks-felhasználók számára itt található egy rövid leírás arról, hogy mindegyik mit csinál.)

• Számlaszámok használata: A Számlaszámok használata jelölőnégyzet, ha be van jelölve, lehetővé teszi számlaszám megadását egy tranzakcióhoz. A kapcsolódó jelölőnégyzet, a Csak a legalacsonyabb alfiók megjelenítése, azt mondja a QuickBooksnak, hogy csak az alfiók nevét és számlaszámát jelenítse meg (ha használ ilyet), a fiók teljes öröksége helyett.

  Ha sok alfiókszintet használ, ez a lehetőség valóban megtisztítja a nézeteket, így könnyebben megállapítható, hogy éppen melyik fiókot nézi.

• Számlák megkövetelése: A Számlák megkövetelése jelölőnégyzet, ha be van jelölve, jelzi a QuickBooksnak, hogy meg kell adnia egy számlát egy tranzakcióhoz. Ennek van értelme. Ha nem használ számlákat a vállalkozásba beáramló és onnan kiáramló összegek nyomon követésére, akkor valójában nem könyvel. Soha nem lenne értelme törölni a Fiókok megkövetelése jelölőnégyzet bejelölését.

• Osztálykövetés használata: Az Osztálykövetés használata jelölőnégyzet lehetővé teszi, hogy elmondja a QuickBooksnak, hogy nem csak fiókokat szeretne használni a pénzügyi információk nyomon követésére, hanem az osztályokat is. Az osztályok lehetővé teszik a fiókszintű információk más módon történő felosztását. Ez bonyolultnak hangzik, de valójában nagyon egyszerű.

  A számlalista például lehetővé teszi a bevételek és kiadások nyomon követését bevételi és kiadási kategóriák szerint. A kiadásokat olyan kategóriák használatával követheti nyomon, mint a bérek, bérleti díjak és ellátások. Az osztályok tehát lehetőséget adnak arra, hogy nyomon kövessék ezeket az információkat egy másik dimenzióban.

  Például feloszthatja a bérköltséget azokra a bérekre, amelyeket vállalkozása két különböző helyére költöttek. A két étteremmel rendelkező vendéglős ezt megteheti. Vegye figyelembe, hogy a QuickBooks egy négyzetet is biztosít, amellyel jelezheti, hogy a QuickBooks osztályok hozzárendelését kéri.

• Általános naplóbejegyzési szám automatikus hozzárendelése: Ez a jelölőnégyzet arra utasítja a QuickBooks-t, hogy számokat rendeljen azokhoz az általános naplóbejegyzésekhez, amelyeket a Naplóbejegyzés létrehozása paranccsal ír be. Ezt a jelölőnégyzetet szeretné bejelölve hagyni. Az általános naplóbejegyzéseket egyébként általában a CPA-ja vagy a szakmai könyvelője írja be.

• Figyelmeztetés, ha tranzakciót könyvel el az Eredménytartaléknál: Ez a jelölőnégyzet arra utasítja a QuickBooks-t, hogy jelenítsen meg figyelmeztető üzenetet, amikor Ön vagy valaki más megpróbálja közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott nyereségszámláját. (Általában nem kívánja közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott eredményszámlát. És minden esetben csak képzett könyvelők írják be a tranzakciókat közvetlenül az eredménytartalékba.)

• Dátumfigyelmeztetések: A Dátumfigyelmeztetés mezők azt jelzik a QuickBooksnak, hogy figyelmeztesse Önt, ha Ön vagy valaki más olyan tranzakcióba lép, amelynek dátuma túl messze van a múltban vagy túl messze van a jövőben. Ha bejelöli a Dátumfigyelmeztetés mezők valamelyikét, azt is meg szeretné adni, hogy hány nap van túl messze a múltban vagy a túl távoli jövőben.

• Zárási dátum beállításai: A Zárás dátuma mezőben megadhatja azt a dátumot, amely előtt a QuickBooks adatfájlja nem módosítható. Más szóval, ha 2010. december 31-re állítja be a záró dátumot, akkor azt mondja a QuickBooksnak, hogy nem szeretné, hogy a QuickBooks adatfájlja ezen dátum előtt módosításokat hajtson végre .

  Ez azt jelenti, hogy valaki nem módosíthatja a záró dátum előtti tranzakciót anélkül, hogy ijesztő figyelmeztető üzenetet kapna. Ez azt is jelenti, hogy valaki nem írhat be tranzakciót e záró dátum előtti dátum megadásával.

  A Dátum/Jelszó beállítása gombra kattintva megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben megadhatja a záró dátumot, és létrehozhatja a jelszót, amely akkor szükséges, ha valaki régi tranzakciót szeretne hozzáadni vagy módosítani szeretne egy régi tranzakciót.

Réges-régen a QuickBooks korábbi verziói lehetővé tették az ellenőrzési nyomvonal funkció be- és kikapcsolását is a Számviteli beállítások Vállalati beállítások lapján. A QuickBooks összes legújabb verziója azonban mindig működő ellenőrzési nyomvonalat biztosít, így többé nem jelenik meg az Audit Trail jelölőnégyzet elszámolási beállítása.

Az ellenőrzési nyomvonal egyébként egyszerűen listát vezet arról, hogy ki milyen változtatásokat hajt végre a tranzakciókon. A könyvelők előre láthatóan szeretik az ellenőrzési nyomvonalakat. Az ellenőrzési nyomvonalak lehetővé teszik, hogy valaki, például az Ön CPA-ja, utólag bejöjjön, és rájöjjön, miért olyan, amilyen a számlaegyenleg.