Állásbecslés készítése a QuickBooks 2005 segítségével

A QuickBooks Pro és a QuickBooks Premier egy olyan funkcióval rendelkezik, amely nagyon érdekes azon vállalkozások számára, amelyek munkákat vagy projekteket végeznek ügyfeleik számára: vállalkozók, tanácsadók, mérnökök, építészek stb. A QuickBooks Pro és a QuickBooks Premier (a normál Basic QuickBooks programmal ellentétben) képesek egyszerű projektek vagy munkák költségszámítására. Ez a képesség azt jelenti, hogy vállalkozása projekt- vagy munkabecsléseket készíthet, projektenként vagy munkánként nyomon követheti a költségeket, és projektenként vagy munkánként számlázhat számlákat.

A QuickBooks Pro alkalmazásban a munkaköltség becsléssel kezdődik. A becslés csak azoknak a becsült költségeknek a listája, amelyek bizonyos ügyfeleknél végzett munkák során felmerülnek.

Feltéve, hogy már létrehozott egy munkát, és közölte a QuickBooks-szal, hogy becsléseket használ, a következő lépéseket kell követnie a becslés létrehozásához:

1. Szerezze be az űrlapot.

Válassza az Ügyfelek -> Becslések létrehozása lehetőséget. A QuickBooks megnyit egy Becslések létrehozása űrlapot, amely elképesztő hasonlóságot mutat a Számlák létrehozása űrlappal, amelyet akkor látott, ha egyáltalán dolgozott a QuickBooks-szal.

2. Kezdje el kitölteni az üres helyeket.

Válassza ki a megfelelő Ügyfél:Munka elemet az űrlap tetején található legördülő listából. A QuickBooks Pro automatikusan kitölti a lehető legtöbb információt – általában legalább a Név/Cím mezőt – az űrlapon.

Ha a QuickBooks Pro-t osztályok követésére konfigurálta, a megfelelő legördülő lista megjelenik az űrlap felső közepén. Ha szükséges, használja a dobozt.

Nyugodtan módosíthatja az alapértelmezett beállításokat – például a dátumot és a becsült számot.

3. Adja hozzá a sorokat – részletek, részletek, részletek.

A Becslések létrehozása ablak adatait ugyanúgy kell kitölteni, mint a Számlák létrehozása ablakban.

Minden olyan sort, amelyet fel szeretne venni a munkabecslésbe, le kell írni a tétellistában. Vegye figyelembe, hogy mivel gyakran ad el munkát az ügyfeleknek és az ügyfeleknek, részben becslések alapján, általában a cikkek teljes leírását kívánja mellékelni. (Egyes vállalkozók például gyakran több soros leíró szöveget használnak a becslésen szereplő egyes tételek teljes körű magyarázatára.)

4. Adjon hozzá bármilyen opcionális információt.

Ha szeretné, használja a Becslések létrehozása ablakban elérhető bármely más mezőt további információk gyűjtésére és tárolására. Például, akárcsak a Számlák létrehozása ablakban, kattintson az Ügyfél üzenete legördülő listára, és írjon egy barátságos üzenetet, vagy használhat egyet a legördülő listából.

Az Emlékeztető mezőben megjegyzést is írhat magának a munkával kapcsolatban, ha úgy tetszik. Esetleg néhány megjegyzés a forgatókönyvhöz, amelyet a stúdióban való bemutatásra gondoltál. Bármi, ami megfelel az elképzeléseinek.

Ha más elemeket szeretne felvenni a Becslések létrehozása ablakba, testreszabhatja az ablakot. Válassza a Testreszabás lehetőséget a Becslések létrehozása ablak jobb felső sarkában található Sablon legördülő listából. A QuickBooks listát ad a becslési űrlapjairól. Válassza ki a szerkeszteni kívántat. (Lehet, hogy csak egy becslési űrlap van a listán, ha még soha nem hozott létre újat.) Kattintson az Új vagy a Szerkesztés gombra. Ha az Új gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Becslés testreszabása párbeszédpanelt.

Mielőtt kinyomtatja ezt a becslést, ne feledje, hogy a Becslések létrehozása ablak nem ugyanaz az információ, mint az írott becslésen. A nyomtatott verzió megjelenésének megtekintéséhez kattintson a Nyomtatás gomb melletti lefelé mutató nyílra a Becslések létrehozása ablakban, és válassza az Előnézet lehetőséget a legördülő listából. Az eredmény egy egész oldalas kép, amelyet összezsugorítottak, hogy elférjen a képernyőn.

Ha még nem mentette el a becslést, lépjen tovább, és kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra.

A becslés (vagy bármely képernyőn megjelenő QuickBooks űrlap) alaposabb vizsgálatához kattintson a Nagyítás gombra a Nyomtatási előnézet képernyő tetején, vagy vigye az egérmutatót a kép fölé. Ha a kurzor úgy néz ki, mint egy pluszjellel ellátott nagyító, kattintson a bal egérgombbal. Mivel így egyszerre csak az előnézet egy részét láthatja, az ablakok alján és jobb oldalán található görgetősávok segítségével mozoghat a különböző területeken.

Vegye figyelembe, hogy a nagyítón most mínuszjel van, a Nagyítás gomb pedig a Kicsinyítésre vált. Ha egynél több becslést ad meg, a Nyomtatási kép képernyő Előző oldal és Következő oldal gombjaival megtekintheti a többi becslést. Ha végzett, kattintson a Bezárás gombra.

Amikor visszatér a Becslések létrehozása ablakhoz, kattintson a Nyomtatás gombra; A QuickBooks Pro megjeleníti az Egy becslés nyomtatása párbeszédpanelt. Kattintson a Nyomtatás gombra a becslés minden további nélkül történő kinyomtatásához.

Ha korábban nem használta a QuickBooks szolgáltatást becslések nyomtatására, először be kell állítania a nyomtatót ehhez a feladathoz. Ehhez válassza a Fájl –> Nyomtatóbeállítás menüpontot, és válassza a Becslés lehetőséget az Űrlapnév legördülő listából. Ezután adja meg a becslések nyomtatásához használni kívánt nyomtatóbeállításokat. (Ez a folyamat ugyanúgy működik, mint más űrlapok, például számlák nyomtatásánál.) Kattintson az OK gombra, ha végzett. Az Egy becslés nyomtatása párbeszédpanel, amelyet a QuickBooks megjelenít, miután rákattint a Nyomtatás gombra a Becslés létrehozása ablakban, szintén ugyanúgy működik, mint az Egy számla nyomtatása párbeszédpanel.