Adatok importálása a MYOB-ba

Tudta, hogy más alkalmazásokból is importálhat adatokat a MYOB-ba? Például előfordulhat, hogy van egy listája az ügyfelek neveiről és címeiről valahol máshol a számítógépén (talán egy Word-fájlban, egy adatbázisfájlban vagy az Excelben), és importálni szeretné ezeket az információkat a MYOB-ba. Így importálhatja a vásárlói vagy beszállítói adatokat egy szempillantás alatt.

Adatainak rendszerezése

Az adatok importálásának első lépése a vevői vagy szállítói listák manipulálása a MYOB számára érthető formátumba.

Ha a vásárlói vagy beszállítói adatai jelenleg egy szövegszerkesztőben vagy adatbázisban vannak, próbálja meg ezeket az adatokat egy táblázatba foglalni, mielőtt megpróbálná importálni a MYOB-ba.

Ha például az adatait egy adatbázisban, például a Microsoft Accessben tárolják, akkor ezeket az adatokat általában Excelben megnyitható formátumban mentheti.

Táblázatkezelő szoftverek, például Excel segítségével rendezze el az információkat szépen oszlopokba.

Tegye rendbe az adatait úgy, hogy az összes név egymás után, az összes cím egymás után szerepeljen és így tovább. A címekkel négy külön oszlopba válassza szét az utcát, várost, államot és irányítószámot.

Szúrjon be egy sort a lista tetejére (ha még nem tette meg), amely az oszlopokat címkézi.

Például: Név, Telefon 1, Telefon 2, Kapcsolat és így tovább. Ezt a sort fejlécsornak nevezzük.

Mentse ezt a táblázatot tabulátorral tagolt fájlként.

Például az Excelben lépjen a Fájl menübe, kattintson a Mentés másként parancsra, majd válassza ki a tabulátorral tagolt fájltípust. A tabulátorral tagolt fájlformátum megkönnyíti a MYOB szoftverek olvasását.

Az adatok importálása

Most, hogy megszervezte adatait, készen áll arra, hogy ezeket az információkat a MYOB-ba importálja. Kapaszkodj, íme:

A MYOB Fájl menüjéből válassza ki az Import/Export Assistant elemet .

Válassza az Adatok importálása lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.

Adattípusként válassza a Kártyákat, a Kártyák típusaként pedig az Ügyfélkártyákat vagy a Szállítókártyákat.

Kattintson a Tallózás gombra, keresse meg azt a mappát, ahová az adatokat mentette, és válassza ki az importálni kívánt fájlt. Kattintson a Tovább gombra.

Béküljön a beállításokkal, és kattintson a Tovább gombra.

Ezen a ponton a dolgok meglehetősen technikai jellegűek. De soha ne félj! Mondja el a MYOB-nak, hogy az adatait tabulátorok választják el, hogy az első sor fejléceket tartalmaz, ha már vannak adatok, frissíteni szeretné azokat, és a kártyákat a vezetéknévvel egyeztetni szeretné. (Az alábbi képernyőképen látható, hogyan néznek ki ezek a beállítások.)

Kattintson az Automatikus egyeztetés gombra, hogy a MYOB automatikusan illeszkedjen a mezőkhöz, majd kattintson a Tovább gombra.

Alternatív megoldásként a mezőket manuálisan is egyeztetheti úgy, hogy először kiemeli a bal oldali import mezőt, majd a jobb oldalon kattintson a megfelelő importálási mezőre. Tegye ezt egyenként mindaddig, amíg minden bal oldali mező nem illeszkedik egy jobb oldali mezőhöz.

Amikor a rendszer kéri, készítsen biztonsági másolatot a fájlról.

Miért bajlódna a biztonsági mentéssel? Ha nagyon elrontja az importálást (ami néha az első alkalommal történik meg), visszaállíthatja a biztonsági másolatot, és újrakezdheti.

Kattintson az Importálás lehetőségre, és csodálkozzon a móka kezdetén.

Az importálás néha fájdalmasan hosszú időt vesz igénybe, néha csak néhány másodpercet. Az importálás azonban akkor fejeződik be, amikor egy kellemes üzenet jelenik meg, amely tájékoztatja Önt sikeréről (vagy kudarcáról). Ha az importálás sikertelen, olvassa el figyelmesen az üzenetet!

Hibaelhárítás, ha a dolgok rosszul mennek

A kártyaadatok importálása a MYOB céges fájlba egyszerűnek kell lennie, de sok gremlin hibaüzenetet küldhet Önnek. Ha az adatok importálása után olyan üzenetet kap, amely szerint az importálás során hibák vagy figyelmeztetések történtek, kövesse az utasításokat a hibanapló megtekintéséhez.

• Ha az importálás során kihagyott egy rekordot, az azt jelenti, hogy valami annyira rossz volt, hogy a MYOB teljesen figyelmen kívül hagyta ezt az ügyfelet vagy szállítót.

• Ha figyelmeztető üzenetet kap, ez azt jelenti, hogy kisebb probléma történt, és a MYOB elutasította a vevő vagy a beszállító adatainak egy részét (például előfordulhat, hogy a MYOB hozzáadta az ügyfél nevét, de a címet vagy telefonszámot nem).

A hibanaplóban minden problémás rekord listája látható, és mindegyik elején megjelenik egy hibakód. Eleinte érthetetlen zsargonnak tűnnek ezek a hibakódok (a -7-es hiba például nem sokat jelent az avatatlanoknak). Ennek a jelentésnek a teteje azonban felsorolja az egyes hibaüzenetek jelentését.

Miután meghatározta, hogy mely rekordok importálása nem sikerült megfelelően, és miért, két lépés közül választhat. Ha csak néhány kártya érintett, nyissa meg a vállalati fájlt, és egyesével javítsa ki ezeket a kártyákat. Másrészt, ha az importálás nagy része nem működött, a legjobb megoldás az, ha visszaállítja a biztonsági másolatot, kijavítja az importfájlt, és megpróbálja újra.