A túlfizetések kezelése a QuickBooks Online-ban

Bár ez ritkán fordul elő, előfordulhat, hogy egy ügyfél túlfizet Önnek. A túlfizetés kezelésének módja a QuickBooks Online-ban attól függ, hogy jóváírást kíván-e adni az ügyfélnek, vagy megtartani kívánja a pénzt – mintha borravaló lenne.

Szándékától függetlenül győződjön meg arról, hogy QBO-vállalata be van állítva a jóváírások automatikus alkalmazására. Válassza a Gear → Fiók és beállítások lehetőséget, majd kattintson a Speciális lehetőségre a Fiók és beállítások párbeszédpanel bal oldalán. Az Automatizálás részben győződjön meg arról, hogy be van kapcsolva a Jóváírások automatikus alkalmazása. Ez a beállítás arra kényszeríti a QBO-t, hogy jóváírást hozzon létre, ha ügyfelei túlfizetnek Önnek. Ezután kiválaszthatja, hogyan használja fel ezeket a krediteket.

Függetlenül attól, hogy hogyan kívánja kezelni a túlfizetést, keresse meg a számlát az Értékesítési tranzakciók listában, és kattintson a Fizetés fogadása gombra. A Beérkezett összeg mezőbe írja be az ügyféltől kapott teljes összeget, beleértve a túlfizetés összegét is. Ezután tegye a következők egyikét:

• A túlfizetés meglévő számlára történő érvényesítéséhez a Befizetés fogadása ablak Fennálló tranzakciók részében válassza ki azokat a számlákat, amelyekre a fizetést alkalmazni kívánja. Általában a fizetés legalább egy számlát teljes egészében, egy másik számlát pedig részben fizet. A QBO automatikusan csökkenti a részben kifizetett számla esedékes összegét.
• Ha a túlfizetést új számlára szeretné alkalmazni (amelyet még nem készített), a Fizetés fogadása ablak Fennálló tranzakciók részében csak a túlfizetett számlát válassza ki. A Befizetés fogadása ablak alján láthatja azt az összeget, amelyre a QBO jóváírást hoz létre, ha a Mentés és bezárás gombra kattint. Amikor ezt követően új számlát hoz létre az ügyfél számára, a QBO automatikusan alkalmazza a jóváírás összegét az új számlára.
• Ha a túlfizetést bevételként kívánja megtartani, hozzon létre egy Borravaló bevételi számlát és egy Borravaló szolgáltatás tételt a Borravaló bevétel számlához rendelt. Ezután készítsen új számlát az ügyfélnek a Borravaló tétel és a túlfizetés összegével. A QBO automatikusan kifizetettnek jelöli a számlát, mert a túlfizetésből létrehozott túlfizetési jóváírást használja fel.