A számlafizetési tranzakciók rögzítése

A QuickBooks 2012-ben lehetősége van fizetési kötelezettséggel rendelkező számlával vagy anélkül dolgozni. Ha szeretné, a csekkek írásakor rögzítheti a kiadásokat. Ez azt jelenti, hogy ahhoz, hogy teljes listája legyen az összes kiadásáról, rendelkeznie kell olyan csekkekkel, amelyek minden kiadását kifizetik. Ez a megközelítés jól működik.

A QuickBooks a költségek pontosabb rögzítését is támogatja. Ha megválaszol néhány kérdést a QuickBooks beállítási folyamata során, létrehozhat egy tartozásszámlát, amely csak egy olyan számla, amely nyomon követi a szállítóinak és más beszállítóinak tartozásait.

Hogyan kell rögzíteni egy számlát

Kötelezettségi számlák használatakor megadja a szállítóktól kapott számlákat, amikor megkapja azokat.

A következő táblázat bemutatja a tranzakció rögzítésének módját. Az 5. naplóbejegyzés automatikusan megterheli az irodaszerek költségeit 1000 USD értékben, és jóváírja a fizetendő számlákat 1000 USD értékben. Ez az a naplóbejegyzés, amelyet a QuickBooks rögzítene, ha 1000 USD irodaszert vásárolna, majd beírná a számlát a QuickBooks rendszerébe.

5. naplóbejegyzés: Hitelvásárlás rögzítése

Hogyan kell számlát fizetni

Amikor később kifizeti ezt a számlát, a QuickBooks rögzíti a 6. naplóbejegyzést. A 6. naplóbejegyzésben a QuickBooks 1000 dollárral megterheli a fizetendő számlákat, és 1000 dollárt jóváír készpénzben. A vásárlást és a fizetést kombináló szállítói kötelezettségek nettó hatása nulla.

Ennek van értelme, nem? Az 5. és 6. naplóbejegyzésekben bemutatott megközelítés azt az összeget, amellyel tartozol valamelyik szállítónak vagy szállítónak, kötelezettségként, tartozásként számolja csak addig, amíg Ön a pénzzel tartozik.

6. naplóbejegyzés: A szállítónak történő fizetés rögzítése

Amikor rögzíti a 6. naplóbejegyzést a QuickBooksban, meg kell adnia a megterhelt számla nevét. A QuickBooks nyilvánvalóan tudja, hogy melyik számlát jóváírja – a fizetendő számlát. A QuickBooksnak azonban ismernie kell a terhelendő költség- vagy eszközszámlát is.

A QuickBooks-nak tudnia kell, hogy melyik készpénzszámlát jóváírja, amikor fizetendő számlaösszeget fizet. Ezt akkor azonosítja, amikor kiírja a csekket a számla kifizetéséhez.

Néhány más tartozásmutató

Íme néhány további megjegyzés az 5. és 6. naplóbejegyzésekkel kapcsolatban:

• A szállítói kötelezettség módszere pontosabb. Az 5. és 6. naplóbejegyzések szerint a fizetési kötelezettség módszere a legjobb módja a számlák rögzítésének. A kötelezettségek módszere azt jelenti, hogy a költségeket akkor kell elszámolni, amikor a kiadások ténylegesen felmerülnek.

  Amint azt már talán kitalálta, a szállítói kötelezettségek módszere valójában a követelések megközelítésének tükörképe. A számlák fizetési módszerének nagy előnye, amint azt Ön is sejtheti, hogy nyomon követi a szállítóknak és a beszállítóknak fennálló tartozásait, és a költségeket akkor jeleníti meg, amikor azok felmerülnek, nem pedig akkor, amikor Ön kifizeti őket (ami egy idő után lehet).

• Nem minden terhelés költséget jelent. Az 5. naplóbejegyzés mutatja az irodaszerek kiadási számlájára érkező terhelést. Az Ön által nyilvántartott tartozások nagy része költségtartozás.

  Azonban nem minden számlával kapcsolatos tranzakció származik valamilyen költségből. Előfordulhat, hogy egy eszköz – például egy berendezés – vásárlását is rögzítenie kell. Ebben az esetben a terhelés nem költségszámlára, hanem eszközszámlára kerül. Ettől a kisebb változtatástól eltekintve azonban a tranzakció ugyanúgy működik.

Ki tudja tippelni, hogyan kerül elszámolásra egy kiadás vagy tárgyi eszköz vásárlás, ha nem használ szállítói számlát? Abban az esetben, ha 1000 USD-t fizetett irodaszerekért, a QuickBooks 1000 USD összeggel terheli meg az irodaszerek költségeit, és 1000 USD-t jóváír készpénzben, amikor 1000 USD-s csekket ír. A csekk megírásának részeként meghatározza, hogy melyik költségszámlát kell megterhelni.

Ha 1000 dolláros berendezést vásárol, a naplóbejegyzés nagyjából ugyanúgy néz ki és működik. Amikor rögzíti a vásárlást, a QuickBooks 1000 dollárral megterheli az eszközszámlát, és 1000 dollárt jóváír készpénzben. Ez a tranzakció ismét rögzítésre kerül, amikor kiírja a csekket az eszköz kifizetéséhez.