A QuickBooks vállalati fájl tisztításának alapjai

Ha megérti, miről is szól az archiválás a QuickBooksban, a folyamat meglehetősen egyszerű. A QuickBooks vállalati fájl tömörítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Fájl → Segédprogramok → Adattömörítés parancsot.

A QuickBooks megjeleníti az első Condense Data párbeszédpanelt.

Jelölje be a Tranzakciók egy adott dátum előtt választógombot.

Ez a beállítás azt jelzi a QuickBooksnak, hogy két dolgot kell tennie: készítsen egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, és szűkítse le a működő vállalati fájlt, hogy ne legyen olyan nagy. A QuickBooks csökkenti a vállalati adatfájl működő verziójának méretét a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával, ha a 3. lépésben a tranzakciók eltávolítását választja.

Adja meg a Tranzakciók eltávolítása előtt dátumot.

A lezárt tranzakciók eltávolításának dátumának megadásához írja be a dátumot a dátum mezőbe. Ha például a 2016. december 31-én vagy az előtti tranzakciók eltávolításával szeretné tömöríteni a fájlt, írja be a dátum mezőbe a 2017.01.01 . értéket. Nem kell azonban kényszeresnek éreznie magát egy csomó lezárt tranzakció eltávolításával kapcsolatban. A lezárt tranzakciókat csak akkor távolítja el, ha a QuickBooks vállalati fájlja túl nagy lesz. Könnyedén dolgozhat egy QuickBooks céges fájllal, amely 25 MB, 50 MB vagy akár 100 MB (megabájt) méretű.

Bár általában a QuickBooks-fájlok tömörítése a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával történik, a Condense parancs tranzakciók nélküli fájlokat is létrehoz, valamint csak a tranzakciók meghatározott adattartományát tartalmazó fájlokat. Ha listákat és beállításokat, de tranzakciókat nem tartalmazó fájlt szeretne létrehozni, jelölje be az Összes tranzakció választógombot.

Mellesleg, használhatja az Összes tranzakció opciót egy majdnem üres fájl létrehozásához, amelyet újra felhasználhat (például képzéshez). A tranzakciók meghatározott tartományát tartalmazó QuickBooks-fájl létrehozásához jelölje be a Tranzakciók dátumtartományon kívül választógombot, majd írja be a tartományt lefoglaló dátumokat az Előtte és Utána mezőkbe.

Kattintson a Tovább gombra, ha befejezte annak meghatározását, hogy mely tranzakciókat távolítsa el a QuickBooks.

A QuickBooks megjeleníti a második Condense Data párbeszédpanelt.

Adja meg a tranzakciók összegzésének módját.

Ha összegezni szeretné a történeti tranzakciókat, a QuickBooks egy második Condense Data párbeszédpanelt használ, amely megkérdezi, hogyan kell összesítenie az előzményadatokat: egyetlen összesítő naplóbejegyzéssel, havi összesítő naplóbejegyzésekkel vagy összesítés nélkül. Válassza ki a kívánt összegzési megközelítésnek megfelelő választógombot. (Általában a felsorolt ​​második lehetőséget használja – ha a QuickBooks havi összesítő naplóbejegyzéseket hoz létre –, így továbbra is értelmes, összehasonlító havi jelentéseket készíthet.)

Kattintson a Tovább gombra, ha befejezte annak meghatározását, hogy a QuickBooks hogyan összegezze a tranzakciókat.

A QuickBooks megjeleníti a harmadik adattömörítési párbeszédpanelt.

Adja meg a készlettranzakciók tömörítésének módját, majd kattintson a Tovább gombra.

Ha a QuickBooks-fájl készlettranzakciókat tartalmaz, a QuickBooks azt javasolja, hogy távolítsa el a régi készlettranzakciókat. Amikor a QuickBooks megjeleníti a harmadik Adattömörítés párbeszédpanelt, a Leltártranzakciók összegzése (ajánlott) választógomb kiválasztásával utasíthatja a QuickBooks-ra, hogy ezt tegye meg. (Ha nem szeretné eltávolítani a régi tranzakciókat, jelölje be a Készlettranzakció részleteinek megtartása választógombot.)
Ha a Tovább gombra kattint, továbblép a negyedik Adattömörítés párbeszédpanelhez, amely megkérdezi, mely tranzakciókat kell lezártnak tekinteni.

Adja meg, mely tranzakciókat kell eltávolítani, majd kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks egy kicsit több információt kér arról, hogy pontosan mi minősül lezárt vagy régi tranzakciónak, amelyet el kell távolítani. Jelölje be a jelölőnégyzeteket annak jelzésére, hogy az eltávolítás dátuma előtti tranzakciókat el kell-e távolítani, még akkor is, ha nincsenek tisztázva, kinyomtatva vannak megjelölve, elküldendőként megjelölve stb.
A Tovább gombra kattintva továbblép az ötödik Adattömörítés párbeszédpanelre.

Adja meg a lista megtisztítását, és kattintson a Tovább gombra.

Használja az ötödik Condense Data párbeszédpanelt, hogy elmondja a QuickBooksnak, hogy a régi lezárt tranzakciók eltávolítása mellett meg kell tisztítania néhány listát. Kijelölheti azokat a jelölőnégyzeteket, amelyek arra utasítják a QuickBooks-t, hogy távolítsa el a nem használt fiókokat, a nem használt ügyfeleket, a nem használt szállítókat stb. A nem használt listaelemek eltávolításával a lista megtisztításával nemcsak a vállalati fájl méretét csökkenti, hanem a listával való munkát is megkönnyíti.

Ha a Tovább gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a hatodik Condense Data párbeszédpanelt. A párbeszédpanel azt jelzi, hogy az archiválási folyamat azzal kezdődik, hogy a QuickBooks másolatot készít az adatfájlról, és a tömörítési művelet néhány percet vagy akár több órát is igénybe vehet.

Kattintson a Begin Condense gombra.

A QuickBooks megkezdi az adatfájl tömörítési folyamatát.

Ha a rendszer kéri, készítsen biztonsági másolatot az adatfájlról.

A tömörítési folyamat elején a QuickBooks felkéri, hogy készítsen biztonsági másolatot a QuickBooks vállalati fájlról. A QuickBooks vállalati fájl biztonsági mentése a tömörítési művelet részeként ugyanúgy működik, mint a QuickBooks vállalati fájl bármely más időpontban történő biztonsági mentése.

Miután biztonsági másolatot készített a QuickBooks vállalati fájlról, a QuickBooks elmenti a vállalati fájl archív másolatát, majd az utasítások szerint megtisztítja a vállalati fájl működő verzióját. Amint azt a korábbi lépésekben is említettük, a tisztítási folyamat csak néhány percig tarthat, vagy több órát is igénybe vehet, ha a fájl nagyon nagy.