A QuickBooks online könyvelői gyakorlatának irányítása

Mielőtt belemerülne a QuickBooks Online Accountant (QBOA) eszközeibe, amelyek elérhetők, miközben Ön egy ügyfél QBO-cégében dolgozik, vessen egy pillantást a Navigációs panel Munka oldalára, amely gyakorlatkezelő eszközként működik. Egy ilyen eszköz a QBOA-ban lehetővé teszi a gyakorlatkezelés központosítását, mivel a cég minden csapattagja hozzáfér a QBOA Munka oldalához.

Fontos megérteni, hogy ügyfelei nem látják a Munka oldalt – az csak a QBOA-ban érhető el, így csak Ön és csapattagjai láthatják a Munka oldalt. Ezenkívül az egyes csapattagok a Munka oldalon megjelenő információk csak az ő ügyfeleire vonatkoznak – azokra, akikhez a csapattag hozzáfér.

A Munka oldalon nyomon követheti, hogy minek kell történnie ügyfelei és saját cége számára. És bár a Munka oldalon használt terminológia projektekre vonatkozik, ne feledje, hogy ezek a projektek teljesen különböznek azoktól a projektektől, amelyeket ügyfelei a QBO-ban hozhatnak létre.

A rács nézet a QBOA-ban

Ha a navigációs sávon a Munka lehetőségre kattint, a QBOA az oldal alapértelmezett rácsnézetét jeleníti meg. A rácsnézetben dátumtartományokba rendezve jelennek meg a feladatkártyák (Ma, ezen a héten, a következő héten és a következő 30 napban).

A munkaoldal rácsnézete a QBOA-ban.

Egy adott projekt minden feladatkártyája azonosítja az ügyfelet, akinek a munkát el kell végezni (vagy saját cégét, ha a projekt nem ügyfélnek szól), valamint a projekt nevét. Minden feladatkártyán egyedileg megtalálható a feladat neve.

A Munka oldal Rács nézetében megjelenő tartalmak egy részét szabályozhatja. Például szűrheti az oldalt úgy, hogy információkat jelenítsen meg minden ügyfélről, cégéről, bizonyos ügyfelekről vagy bizonyos csapattagokról. A Munka funkció az ügyfelek QBO cégek adatait is felhasználja, hogy automatikusan megjelenítse a betartandó határidőket és a teendőket, például a bérszámfejtési határidőket és a kapcsolódó banki tranzakciók egyeztetését. Ha nem szeretné látni ezeket az automatikusan létrehozott információkat, kattintson a QuickBooksból csúszkára.

Jelenleg a Munka funkció automatikusan csak a QBO-val kapcsolatos műveleteket javasol; a Munka funkció nem csatlakozik más termékekhez, például a ProConnect Tax Online-hoz.

Mivel a rácsnézet a feladatokat esedékesség szerint rendezi, nem fog látni semmilyen vizuális kapcsolatot a feladatok között; vagyis nem jelennek meg a feladatokat egymással összekötő vonalak, mert a Rács nézet nem folyamatábra.

Nem a rácsnézet az egyetlen elérhető nézet a Munka oldalon; A Lista nézetről és a Naptár nézetről ebben a fejezetben később olvashat, miután tárgyaltam a projektek és feladatok létrehozásáról.

Hogyan készítsünk projekteket és feladatokat

A Munka oldalon ügyfélkéréseket hozhat létre. Ami a gyakorlatkezelést illeti, Ön a Munka oldalt használja projektek létrehozására , amelyek az elvégzendő dolgokat ábrázolják. Az egyes projekteket feladatokra bontja , amelyek a projekt olyan részhalmazai , amelyek részletesebben adják meg, hogy mit kell tenni a projekt befejezéséhez. A feladatokat egy projekt részeként hozhatja létre, de ugyanabban a projektben különböző csapattagokat rendelhet különböző feladatokhoz. A projektek általában általános dolgok, amelyeket egy meghatározott határidőig el kell végezni, a feladatok pedig a projekt befejezéséhez szükséges konkrét dolgokat írják le.

A projekt létrehozásakor határidődátumot rendel a projekthez, és határidőt rendel a projekt minden feladatához. Meg kell határoznia az ügyfelet, akivel a projekt kapcsolódik, és azt a csapattagot, aki felelős a projektért. Vagy megadhatja, hogy a projekt egy belső projekt, amely az Ön cégét érinti, de egyetlen ügyfelét sem.

A QBOA projektsablonokat tartalmaz, amelyek segítségével gyorsan létrehozhat olyan gyakran szükséges projekteket, mint például a havi könyvelés vagy az ügyfél-bevezetés. Ha ezen sablonok valamelyikét használja, a QBOA nemcsak a projektet hozza létre, hanem a projekthez kapcsolódó összes feladatot is. Ezután szükség szerint szerkesztheti a projektet.

Projekt létrehozása

Annak érdekében, hogy ezeket az információkat a lehető legkönnyebben követhessük, a projekteket a feladatoktól elkülönítve hozzuk létre – annak ellenére, hogy a projektek létrehozásakor lehet, és valószínűleg fog is feladatokat létrehozni. Projekt létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1 . Kattintson a Munka elemre a navigációs ablakban.

A QBOA megjeleníti a cége Munka oldalát.

2 . Kattintson a Projekt létrehozása elemre az oldal jobb felső sarkában.

A QBOA megnyit egy panelt az oldal jobb oldalán, amelyet projekt létrehozásához használ.

Projekt létrehozása sablon segítségével.

3 . Ha a projektje a kétheti bérszámfejtés, az ügyfélbeépített, a havi könyvelés vagy az éves adók előre meghatározott sablonkategóriáinak valamelyikébe esik, válassza ki a sablont a Projektsablon listából.

A QBOA hozzáadja a projektsablonhoz tartozó feladatokat a projekthez, minden feladathoz „holnap” esedékes dátumot rendelve.

4 . Adja meg a projekt nevét.

Ha projektsablont választott, a QBOA a projektsablon nevével kitölti a projekt nevét.

5 . A Cég vagy Ügyfél listamezőből válassza ki azt a QBO-ügyfelet, amelyhez a projekt társítva van.

Ha a projekt csak az Ön cégére vonatkozik, ügyfélre nem, válassza a Cégem lehetőséget.

6 . Állítsa be a projekt határidejét.

A projekthez beállított határidő megkötés; Ha feladatokat ad hozzá a projekthez, akkor nem tud határidőt beállítani a projekt vége után jelentkező feladatokhoz.

7 . A Hozzárendelve listamező használatával rendelje hozzá a projektet az egyik csapattaghoz.

Ha akarja, hozzáadhat részleteket a projekthez.

Egyes projekteket, például a banki kivonat egyeztetését, rendszeresen meg kell ismételni; ezeknél a projekteknél kattintson az Ismétlés csúszkára a QBOA által a projekt megismétléséhez használt időkeret beállításához.

Munka feladatokkal

Most, hogy létrehozott egy projektet, már dolgozhat a projekt feladataival. tudsz

• Feladatok hozzáadása és törlése,
• Módosítsa a QBOA feladatokhoz rendelt határidőket, és
• A feladatok sorrendjének átszervezése egy projektben.

1 . Adjon hozzá feladatot egy projekthez a feladatlista alján található Feladat hozzáadása gombra kattintva .

A QBOA egy űrlapot jelenít meg a feladat információihoz (lásd a következő ábrát).

Adja meg a feladat nevét és határidejét, és rendelje hozzá a cég egyik csapattagjához.

2 . Adja meg a feladat nevét, a határidőt, a csapattagot, akihez hozzá kívánja rendelni a feladatot, és a feladattal kapcsolatos minden lényeges részletet, például a feladat végrehajtásához használt QBO-parancsokat.

A létrehozható feladatok száma nincs korlátozva.

3 . Ha másik feladattal szeretne dolgozni, csukja össze azt, amelyen éppen dolgozik, a feladatkártya jobb alsó sarkában található Összecsukás lehetőségre kattintva.

Nem menti el az egyes feladatokat; ehelyett elmenti a projektet, amely elmenti a feladat információit.

4 . Feladat törléséhez vagy információinak módosításához kattintson a feladatra.

A QBOA megjeleníti a feladat részleteit.

Kattintson egy feladatra annak szerkesztéséhez vagy törléséhez, vagy húzza át az átrendezéshez.

• A feladat megváltoztatásához egyszerűen adja meg az új információkat.
• A feladat törléséhez kattintson az Eltávolítás hivatkozásra.

5 . Egy feladat pozíciójának módosításához a projektben csukja össze, majd húzza fel vagy le a feladat jobb szélén lévő négyzet szimbólumot.

Láthatja a szimbólumot, amelyet a feladat átrendezéséhez húz.

6 . Kattintson a Mentés gombra a projekt és feladatai mentéséhez.

A QBOA újra megjeleníti a Munka oldalt, és megjelennek rajta az új projektek és feladatai.

A feladat állapotának frissítése a QBOA-ban

A feladat előrehaladása közben közvetlenül frissítheti annak állapotát a Munka oldal Rács nézetéből. Kattintson a lefelé mutató nyílra a feladatkártyán az állapot módosításához.

A feladaton vagy projektkártyán lévő lefelé mutató nyíl segítségével jelenítse meg az elérhető állapotok listáját.

A feladatok állapota lehet Teendő, Folyamatban, Letiltva vagy Kész. A Blokkolt állapotot akkor használja, ha valami akadályozza egy feladat elvégzésében.

A projektinformációk szerkesztése és törlése

Bármilyen projektet vagy feladatot szerkeszthet, kivéve azokat, amelyeket egy QBO-cég automatikusan hozott létre – ezeket az automatikusan létrehozott feladatokat csak a QuickBooksból csúszkával tudja elrejteni vagy megjeleníteni.

A Munka oldalon megjelenített nézettől függetlenül bármely létrehozott projekt vagy feladat szerkesztéséhez kattintson a projektben található bármely feladatra. A QBOA ezután megnyitja a Projekt szerkesztése panelt a képernyő jobb oldalán, és megjeleníti a rákattintott feladat információit.

A projekt adatait a Projekt szerkesztése panel felső részének szerkesztésével módosíthatja. Bármely projektet törölheti a Projekt szerkesztése panelről, ha a panel bal alsó sarkában lévő kuka ikonra kattint (lásd a következő ábrát).

Töröljön vagy másoljon egy projektet, vagy hozzon létre sablont belőle.

Az Ön által létrehozott projektek közül sok hasonló egymáshoz, ezért spóroljon meg némi munkát, és egy meglévő projekt megkettőzésével hozzon létre egy újat. Használhat egy meglévő projektet is, hogy sablont készítsen a következő hasonló projektekhez. A Projekt szerkesztése panelen másolja a projektet a Másolás gombra kattintva. A projektből sablon létrehozásához kattintson a Sablon létrehozása gombra.

Bár szerkesztheti a projekt- és feladatinformációkat, a projektet nem változtathatja fel feladattá vagy egy feladatot projektté.

A Projekt szerkesztése panel bezárásához kattintson a panel jobb felső sarkában található X-re.

Hogyan kell dolgozni a Lista nézetben

A Munka oldal rácsnézete korlátozott abban, hogy mit tud megjeleníteni, mivel a kártyák meglehetősen kis területet foglalnak el a képernyőn. A projektjeit és feladatait Lista nézetben tekintheti meg, az itt látható módon, ha a Munka oldal jobb felső sarkában található Listanézet gombra kattint (közvetlenül a Projekt létrehozása gomb alatt).

A Munka oldal Lista nézetben.

Ebből a nézetből további szűrők állnak az Ön rendelkezésére. Az ügyfelek, csapattagok és munkatípusok (projekt, feladat vagy ügyfélkérelem) szűrése mellett állapot szerint is szűrhet, és beállíthat egy Önt érdeklő dátumtartományt. És továbbra is szerkeszthet bármilyen projektet vagy feladatot; egyszerűen kattintson bárhová a projekt vagy a feladat sorára a korábban bemutatott Projekt szerkesztése panel megjelenítéséhez.

Hogyan kell dolgozni a naptár nézetben

A Naptár nézet megjeleníti a kiválasztott dátumra esedékes feladatokat. A naptárban látni fogja az egyes dátumokon esedékes feladatok számát. Ha egy dátumra kattint, a QBOA a naptár nézet jobb oldalán jeleníti meg az adott napon esedékes feladatokat.

A naptárnézet a projektfeladatokat határidő szerint jeleníti meg.

Kommunikáljon a csapat tagjaival a munkáról

Azt kockáztatva, hogy a nyilvánvalót kimondjuk, a kommunikáció a legfontosabb, ha csapat környezetben dolgozik. A QBOA lehetővé teszi, hogy e-mailben értesítést küldjön a Munka oldalon megjelenő projektekhez és feladatokhoz kapcsolódó különféle műveletekről. Ha szeretné megadni, hogy a QBOA milyen értesítéseket küldjön a csapatának, kattintson az Értesítések hivatkozásra a Munka oldal tetején a Vállalati beállítások párbeszédpanel Értesítések lapjának megjelenítéséhez.

Állítson be e-mailes értesítéseket a csapat tagjai számára a munkával kapcsolatban.

Kattintson a ceruzára az E-mail szakasz jobb felső sarkában, hogy be- és kikapcsolja az e-mailes értesítéseket a Munka oldalon végrehajtott különféle műveletekről. Ha végzett, kattintson a Mentés gombra, majd a Kész gombra a QBOA-hoz való visszatéréshez.

A csapat minden tagja irányítja a kapott értesítéseket. Alapértelmezés szerint minden csapattag értesítést kap az új megbízásokról és a határidőkről, de az értesítések többi részének beállításához minden csapattagnak be kell jelentkeznie személyes QBOA-fiókjába, és módosítania kell ezeket a beállításokat.

Ha a szervezete Slacket, egy együttműködési eszközt használ, amely segíti a csapatot a csatlakozásban, integrálhatja a Slacket a QBOA-val. Adja hozzá az alkalmazást a QBOA-hoz a Csatlakozás most lehetőségre kattintva a Munka oldalon. Ha korábban elrejtette a Slack hirdetését, kattintson a Work to Slack összekapcsolása gombra a Vállalati beállítások párbeszédpanel Értesítések lapján.

A Slack egy ingyenes verziót kínál kis csapatok számára, akik szeretnék kipróbálni a Slacket; az ingyenes verziónak van néhány korlátozása. A Slack két „fizetős” változatot is kínál: Standard és Plusz; ezeknek a verzióknak a költsége a havi aktív Slack-felhasználók számától függ.