A QuickBooks használata költségvetéssel történő kezeléshez

Miután rögzítette költségvetését a QuickBooksban, összehasonlíthatja tényleges pénzügyi eredményeit a költségvetésben szereplő összegekkel a QuickBooks által megjelenített Költségvetések és előrejelzések almenü parancsainak kiválasztásával. Ha a Jelentések→Költségkeretek és előrejelzések parancsot választja, a QuickBooks számos költségvetési jelentést biztosít, amelyeket a következő lista ismertet:

• Költségkeret áttekintése: Ez a jelentés összefoglalja a költségvetésben szereplő összegeket. Használhatja költségvetésének megtekintésére és hibaellenőrzésére.

• Költségvetés vs. tényleges: Ez a jelentés lehetővé teszi a költségvetésben szereplő eredménykimutatás és a tényleges eredménykimutatás összehasonlítását. A jelentés ezért lehetővé teszi a várható bevételek és kiadások összehasonlítását a tényleges bevételekkel és kiadásokkal.

• Nyereség és veszteség költségvetési teljesítménye: Ez a jelentés lehetővé teszi tényleges bevételeinek, kiadásainak és nyereségének összehasonlítását a költségvetésben szereplő bevételekkel, kiadásokkal és nyereséggel.

• Költségvetés és tényleges grafikon: Ez a grafikon nem jelentés. Ez egy diagram, amely a költségvetési és tényleges információkat mutatja.

• Előrejelzés áttekintése: Ez a jelentés összefoglalja a QuickBooks előrejelzését. Az előrejelzés alapvetően a jövőbeli bevételre és pénzáramlásra vonatkozó előrejelzés. Előrejelzéseket használ a „mi lenne, ha” tervezéshez.

• Előrejelzés és tényleges: Ez a jelentés összehasonlítja az előrejelzést a ténylegesen történtekkel.

A költségvetési jelentés információinak felhasználási módja kulcsfontosságú – és egyben a titka annak, hogy a költségvetés-tervezési erőfeszítéseiből értéket nyerjen. Egy jól felépített, józan ésszel rendelkező költségvetéssel eltéréseket kereshet költségvetése és tényleges pénzügyi eredményei között.

Költségkeretét olyan helyzetek észlelésére szeretné használni, amikor például egy kiadási tétel túl alacsony, egy eszköztétel túl magas, vagy valamilyen bevételi szám elmarad a várttól. A várt és a tényleges eredmények közötti eltérések váratlan eredményeket jeleznek. A váratlan eredmények gyakran problémákra utalnak. . . vagy lehetőségeket.

Gondolja át a következő példákat az eltérésekre, és arra, hogy az eltérések mit jelezhetnek:

• A havi bevétel 40 000 dollár 50 000 helyett. A vártnál 20 százalékkal kisebb havi bevétel a termékével, az értékesítési csapatával vagy az ügyfelekkel kapcsolatos problémákra utalhat. Mindenesetre, ha az eladások csak 80 százalékát teszik ki a vártnak, valószínűleg azonnali korrekciós intézkedéseket kell végrehajtania.

• A készletek egyenlege átlagosan 50 000 USD a hónap végén, nem pedig 100 000 USD a hónap végén. A vártnál alacsonyabb készletegyenleg jó vagy rossz lehet. A vártnál fele kisebb készletegyenleg azt jelezheti, hogy a vártnál sokkal gyorsabban értékesíti a termékeket (és ezért növelnie kell a készletberuházást és a készletvásárlást).

  Az alacsony készletberuházás azonban azt is jelentheti, hogy egyszerűen nem kapja meg az anyagokat olyan gyorsan a szállítóitól, mint amennyire szüksége van rájuk, és ennek eredményeként nagy a kockázata annak, hogy a nem megfelelő készletszint miatt elveszíti az értékesítést.

• A kutatási és fejlesztési költségek évi 25 000 dollár helyett évi 50 000 dollárt tesznek ki. Rossznak tűnnek azok a kutatási és fejlesztési költségek, amelyek kétszerese a vártnak. Hogyan lehet jó kétszer annyit költeni egy kiadásra, mint amennyit elvár? A kutatási és fejlesztési kiadások megkétszerezése azonban jó lehet, ha váratlanul valamilyen ígéretes új termékbe, ötletbe vagy technológiába fektet be.

• A vásárlók egy bizonyos csoportja felé irányuló eladások 50 százalékkal magasabbak. Tegyük fel, hogy osztályokat használt az országon belüli és az országon kívüli ügyfeleknek történő eladások nyomon követésére. Ha azt látja, hogy egészen váratlanul az országon kívüli vevőknek történő eladások 50 százalékkal haladják meg a vártnál, akkor ez az eltérés arra utalhat, hogy az országon kívül még többet értékesíthet.

  Talán több erőfeszítéssel és energiával az országon kívüli ügyfelek még nagyobb részévé válhatnak vállalkozásának. Néha az eltérések olyan lehetőségeket azonosítanak, amelyeket egyébként elmulasztana.