A QuickBooks használata a készletek kezelésére egy gyártó cégnél

A készletek nyomon követése egy gyártó cégnél nehezebb, mint más típusú vállalkozásoknál. Ha a QuickBooksban mindent a lényegére bont, a probléma néhány trükkös számviteli követelményből adódik:

• Gyártási környezetben a gyártó az alapanyagokat késztermékké kombinálja. Ez azt jelenti – és ez a kihívást jelentő rész –, hogy a gyártási folyamat csökkenti egyes cikkek (a nyersanyagok vagy az alkatrészek) készleteinek számát és értékét, ugyanakkor növeli a többi késztermék darabszámát és értékét.
• Gyártási környezetben a szabályok azt mondják, hogy nem csak a cikkek értékét kell számolni a késztermék-cikk készletértékekben. Számolni kell a cikkek gyártásához felhasznált munkaerő és gyári rezsi költséggel is.

A QuickBooks megoldja az első gyártási készlettel kapcsolatos problémát, de nem oldja meg vagy kezeli a második problémát. Szerencsére, amíg Ön egy kis gyártó, valószínűleg nem kell túl sokat aggódnia a második probléma miatt. Erről a CPA-tól kell érdeklődnie. De ne aggódjon – a Kongresszus és az Internal Revenue Service egy csomó kiskaput biztosított, amelyek megkönnyítik a könyvelést a kis srácok számára.

A gyártott készletek kezelése egyszerű módon

Ha a QuickBooks Pro-t vagy a QuickBooks Premier néhány korábbi verzióját használja, akkor nem tudja elszámolni a QuickBooks-ban a készletgyártást. A legjobb, amit tehet, ha csoportosítja a tételeket, hogy egyesítsék az egyes tételeket az ügyfél számláján.

Ez a megközelítés hanyagnak hangzik, de nem olyan rossz, mint elsőre gondolnád. Kiválaszthatja, hogy a vevői számlán csak a csoportos cikk jelenjen meg. Ez azt jelenti – visszatérve a piros rózsát és vázát árusító virágüzlet példájára –, hogy a virágkötő egy tucatnyi vörös rózsából „lekészíthet” egy kristályvázát, majd a legyártott terméket csoportos tételként jeleníti meg a vásárló számláján.

Az egyetlen dolog, ami problémás a „csak egy csoportos cikk használata” megközelítésben, az az, hogy nem ad módot a késztermékek készletértékeinek nyomon követésére.

Készletnyilvántartás végrehajtása a QuickBooks-ban

A QuickBooks Premier vagy QuickBooks Enterprise Solutions készletek gyártásának figyelembevételéhez hozzá kell adni a készletösszeállítási cikkeket a gyártott cikkek cikklistájához. A cikkek gyártását is rögzíti, miközben… nos, gyártja azokat.

Tegyük fel, hogy a Pine Lake Porcelain többnyire csak kávésbögréket és egyéb porcelán dísztárgyakat vásárol és értékesít. De tegyük fel azt is, hogy a Pine Lake Porcelain évente egyszer piros kávésbögrék kollekcióját állítja össze egy dobozos Szent Valentin-napi ajándékkészletbe. Ebben az esetben a QuickBooks rögzítheti egy dobozos ajándékkészlet összeállítását, amely például négy piros kávésbögrét, egy kartondobozt és néhány selyempapír csomagolást tartalmaz.

Készlet-összeállítási cikkek hozzáadása

A gyártott termékek leírásához kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Listák → Elemlista menüpontot.\

A QuickBooks megjeleníti az Elemlista ablakot.

Kattintson a Tétel gombra a Tétellista ablakban, és válassza az Új lehetőséget a legördülő listából.

A QuickBooks megjeleníti az Új elem ablakot.

Válassza ki a Készletösszeállítás elemet a Típus legördülő listából.

A QuickBooks megjeleníti az Új tétel ablak Inventory Assembly verzióját.

Adja meg azt a számlát, amelyet a cikk eladásakor követni kíván.

A QuickBooks az eladott áruk költsége fiókot javasolja. Ha azonban más fiókokat hozott létre a COGS-hez, válassza ki a másik megfelelő fiókot.

Ismertesse a gyártott terméket.

Írja be annak a cikknek a leírását, amelyet meg szeretne jeleníteni az ügyfelek által látott dokumentumokban, például számlákon. (A QuickBooks ugyanazt a leírást javasolja, mint amit a Vásárlási tranzakciók leírása szövegmezőben használt alapértelmezettként.)

Adja meg a cikkért felszámított összeget az Eladási ár mezőben.

Az Adószám legördülő lista segítségével adja meg, hogy a legyártott cikk forgalmi adóköteles-e.

Használja a Jövedelemszámla legördülő listát annak a számlának a megadásához, amelyet a QuickBooksnak használni szeretne az árucikk eladásából származó bevétel nyomon követésére.

Határozza meg azokat az összetevőket, amelyek a kész elembe kerülnek.

Az Anyagjegyzék lista segítségével azonosíthatja az egyes alkatrészelemeket és a készletösszeállításhoz szükséges mennyiségeket. Minden egyes elem külön sorba kerül a listában. Ne legyen túl redundáns, de vegye figyelembe, hogy azonosítja az összetevő elemet és a szükséges összetevőelemek számát is.

Azonosítsa az eszközszámlát.

Adja meg a másik jelenlegi eszközfiókot, amelyet a QuickBooksnak használnia szeretne a készletelem értékének nyomon követésére.

Válasszon ki egy építési pontot.

Az Építési pont mezők segítségével adja meg ennek a cikknek a legalacsonyabb készletmennyiségét, amely még a további gyártás előtt megmaradhat. Amikor a készletszint erre a mennyiségre csökken, a QuickBooks emlékeztetőt ad az Emlékeztetők listához, értesítve arról, hogy többet kell készítenie a cikkből.

Hagyja figyelmen kívül az On Hand és a Total Value mezőket.

Látod az On Hand dobozt? Hagyja nullára állítva. Ha most beír egy számot, akkor egy kategorizálatlan tranzakciót rögzít, és ezt nem szeretné megtenni. Hagyja a Teljes érték mezőt is nullára állítva.

Hagyja üresen a Jelenlegi állapot mezőt, vagy írja be az aktuális dátumot.

Nem számít.

Az Új cikk ablak Készlet-összeállítás verziója.

Az elemek gyártásának vagy összeszerelésének rögzítése

Összeállítás összeállításához válassza a Szállítók → Leltári tevékenységek → Összeállítások összeállítása parancsot. A QuickBooks megjeleníti a Build Assemblies ablakot. Mindössze annyit kell tennie, hogy kiválasztja az összeszerelni kívánt elemet az Összeszerelési cikk legördülő listából, majd a jobb alsó sarokban található Építendő mennyiség mezőben beírja az Ön (vagy valamelyik szerencsétlen munkatársa) által épített mennyiséget. Ezután kattintson a Build & Close vagy a Build & New gombra. (Kattintson a Build & New gombra, ha rögzíteni szeretné néhány más elem összeállítását.)

Az Új elem ablak Build Assemblies verziója.

Íme néhány dolog, amit érdemes megjegyezni a Build Assemblies paranccsal kapcsolatban:

• Az ablak jobb felső sarkában a QuickBooks megjeleníti a kéznél lévő összeállítás mennyiségét és a rendeléseket leadott ügyfelek számát. Ez nagyon hasznos információ, ezért ne feledje, hogy ott van.
• A Build Assemblies ablakban található táblázat megmutatja, hogy mi kerül a termékbe. Nem mintha érdekelne, de ez egy anyagjegyzék.
• Az anyagjegyzék alján a QuickBooks megmutatja az összeállítások maximális számát, amelyet az aktuális készletek alapján készíthet.
• Amikor összeállít egy tételt, a QuickBooks módosítja a leltári cikkek számát. Ha dobozos ajándékkészleteket készít, amelyek mindegyike négy piros bögrével és két csomagolókendővel rendelkezik, a QuickBooks csökkenti a piros bögrék és csomagolókendők darabszámát, és növeli a dobozos ajándékkészletek darabszámát, amikor rögzíti az összeállítás elkészítését.

Előfordulhat, hogy az összeállításban használt egyes összetevők nem készletelemek. Használhat nem készletezett alkatrészeket egy összeállításban.

Több leltárhely kezelése

A QuickBooks Enterprise Solutions segítségével megbirkózik azzal a nyilvántartási kihívással, hogy több helyen tárolja a készletet. A Speciális készletkövetés nevű funkció bekapcsolásához válassza a Szerkesztés → Beállítások parancsot, kattintson a Tételek és készlet elemre, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd kattintson a Speciális készletbeállítások gombra.

Ha a QuickBooks Enterprise Solutions verzióját használja, a QuickBooks párbeszédpaneleket jelenít meg, amelyek lehetővé teszik a leltári helyek listájának összeállítását, valamint mezőket ad hozzá a megfelelő ablakokhoz és párbeszédpanelekhez, így nyomon követheti a készletelemeket webhelyenként. Ha nem a QuickBooks Enterprise Solutions verzióját használja, a QuickBooks információkat jelenít meg arról, hogyan frissíthet az Enterprise Solutions szolgáltatásra.