A QuickBooks 2021 könyvelési beállításainak megadása

A Számviteli beállítások párbeszédpanel Saját beállítások lapja egyetlen lehetőséget kínál: Megmondhatja a QuickBooks 2021-nek , hogy szeretné automatikusan kitölteni az információkat egy általános naplóbejegyzés rögzítésekor.

Ne bosszankodjon azonban a személyre szabottság hiánya miatt. Az egyénileg személyre szabott preferenciák szinte teljes hiányának van értelme, ha jobban belegondolunk. Egy vállalkozás könyvelésének ugyanúgy kell működnie Jane esetében, mint Joe és Susan esetében.

Lehetősége van azonban számos vállalati preferencia beállítására a könyveléshez. Ennek ismét van értelme, ha belegondolunk. A különböző cégek eltérő módon vezetik a számviteli rendszereiket.

Ez az ábra a Számviteli beállítások párbeszédpanel Vállalati beállítások lapját mutatja.

A Számviteli beállítások párbeszédpanel Vállalati beállítások lapja

Számlaszámok használata a QuickBooksban

Alapértelmezés szerint a QuickBooks lehetővé teszi, hogy neveket használjon a számlák azonosítására a Számladiagram listában vagy a fióklistában. A bérköltség nyomon követésére használt számlát például „bérnek” nevezik, de bejelölheti a Számlaszámok használata jelölőnégyzetet, hogy jelezze a QuickBooksnak, hogy számlaszámokat kíván használni a számlák azonosítására a számlanevek helyett. A nagyobb vállalkozások és a nagyon hosszú számlalistákkal rendelkező vállalkozások gyakran használnak számlaszámokat. Ha számokat használ, könnyebben szabályozhatja mind a számlák sorrendjét a pénzügyi kimutatásban, mind az új számlák beszúrását a Számlaterv listába.

A Csak a legalacsonyabb alszámla megjelenítése jelölőnégyzet (lásd az előző ábrát) lehetővé teszi a QuickBooks számára, hogy a pénzügyi kimutatásokban a legalacsonyabb alszámlát kell megjelenítenie, nem pedig a magasabb szülőszámlát. A QuickBooks lehetővé teszi alfiókok létrehozását, amelyek a fiókokon belüli fiókok. Alszámlákat is létrehozhat, amelyek alszámlákon belüli számlák. Alszámlákat használ az eszközök, kötelezettségek, tőkeösszegek, bevételek és kiadások pontosabb nyomon követésére.

Általános számviteli beállítások megadása a QuickBooksban

A Vállalati beállítások lapon (nincs látható) a következő öt általános számviteli jelölőnégyzet található, valamint a dátumra vonatkozó figyelmeztetések és a záró dátum beállításai. A jelölőnégyzetek valószínűleg magától értetődőek mindenki számára, aki már végzett egy kis könyvelést a QuickBooks-szal, de az új QuickBooks-felhasználók számára itt található egy rövid leírás arról, hogy mindegyik mit csinál:

• Számlaszámok használata: A Számlaszámok használata jelölőnégyzet, ha be van jelölve, lehetővé teszi számlaszám megadását egy tranzakcióhoz. A kapcsolódó jelölőnégyzet, a Csak a legalacsonyabb alfiók megjelenítése, azt mondja a QuickBooksnak, hogy csak az alfiók nevét és számlaszámát jelenítse meg (ha használ ilyet), a fiók teljes öröksége helyett. Ha sok alfiókszintet használ, ez a lehetőség valóban megtisztítja a nézeteket, így könnyebben megállapítható, hogy éppen melyik fiókot nézi.
• Számlák megkövetelése: A Számlák megkövetelése jelölőnégyzet, ha be van jelölve, jelzi a QuickBooksnak, hogy meg kell adnia egy számlát egy tranzakcióhoz. Ennek van értelme. Ha nem használ számlákat a vállalkozásba beáramló és onnan kiáramló összegek nyomon követésére, akkor valójában nem könyvel. Szerény véleményem szerint soha nem lenne értelme törölni a Fiókok megkövetelése jelölőnégyzet bejelölését.
• Az osztálykövetés használata a tranzakciókhoz:Az Osztálykövetés használata tranzakciókhoz jelölőnégyzet lehetővé teszi, hogy elmondja a QuickBooksnak, hogy nem csak számlákat szeretne használni a pénzügyi információk nyomon követésére, hanem az osztályok segítségével más módon is feloszthatja a fiókszintű információkat. Ez bonyolultnak hangzik, de valójában nagyon egyszerű. A számlalista például lehetővé teszi a bevételek és kiadások nyomon követését bevételi és kiadási kategóriák szerint. A kiadásokat olyan kategóriák használatával követheti nyomon, mint a bérek, bérleti díjak és ellátások. Az osztályok tehát lehetőséget nyújtanak ezen információk egy másik dimenzióban való nyomon követésére. A bérköltséget feloszthatja például a vállalkozása két helyére fordított bérekre. Egy vendéglősnek, akinek két étterme van, érdemes ezt megtenni. Vegye figyelembe, hogy a QuickBooks négyzeteket is biztosít, amelyek bejelölésével jelezheti, hogy a QuickBooks felkéri Önt osztályok hozzárendelésére és osztályok fiókokhoz való hozzárendelésére,
• Általános naplóbejegyzési szám automatikus hozzárendelése: Ez a jelölőnégyzet arra utasítja a QuickBooks-t, hogy számokat rendeljen az általános naplóbejegyzésekhez, amelyeket az Általános naplóbejegyzések létrehozása paranccsal ír be. Ezt a jelölőnégyzetet szeretné bejelölve hagyni. Az általános naplóbejegyzéseket egyébként általában a CPA-ja vagy a szakmai könyvelője írja be.
• Figyelmeztetés a felhalmozott nyereségre vonatkozó tranzakció könyvelésekor: Ez a jelölőnégyzet arra utasítja a QuickBooks-t, hogy figyelmeztető üzenetet jelenítsen meg, amikor Ön megpróbálja (vagy valaki más megpróbálja) közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott nyereségszámláját. (Általában nem kívánja közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott eredményszámlát, és minden esetben csak képzett könyvelők írják be a tranzakciókat közvetlenül az eredménytartalékba.)
• Nyitóegyenleg-mezők elrejtése a nevek és cikkek között: Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné utasítani a QuickBooks-ra, hogy rejtse el a nyitóegyenleg-információkat az ügyfelek, szállítók, más nevek és cikkek számára.
• Dátumfigyelmeztetések: A Dátumfigyelmeztetések mezőben a QuickBooks figyelmezteti Önt, ha olyan tranzakciót ad meg (vagy valaki más lép be), amelynek dátuma túl messze van a múltban vagy túl távoli a jövőben. Ha bejelöli a Dátumfigyelmeztetések jelölőnégyzetet, akkor azt is meg szeretné adni, hogy hány nap van túl messze a múltban vagy a túl távoli jövőben.
• Zárási dátum beállítása: A Zárás dátuma mezőben megadhatja azt a dátumot, amely előtt a QuickBooks adatfájlja nem módosítható. Más szóval, ha a záró dátumot 2021. december 31-re állítja, akkor azt mondja a QuickBooksnak, hogy nem szeretné, hogy a QuickBooks adatfájlja ezen dátum előtt módosításokat hajtson végre . Ez azt jelenti, hogy valaki nem módosíthatja a záró dátum előtti tranzakciót anélkül, hogy ijesztő figyelmeztető üzenetet kapna. Ez azt is jelenti, hogy valaki nem írhat be tranzakciót a záró dátum előtti dátum megadásával. A Dátum/Jelszó beállítása gombra kattintva megjelenik egy párbeszédpanel, amely lehetővé teszi a záró dátum megadását és a jelszó létrehozását, amely akkor szükséges, ha valaki régi tranzakciót szeretne hozzáadni vagy módosítani szeretne.

Réges-régen a QuickBooks korábbi verziói lehetővé tették az ellenőrzési nyomvonal funkció be- és kikapcsolását a Számviteli beállítások párbeszédpanel Vállalati beállítások lapján. A QuickBooks összes legújabb verziója azonban mindig működő ellenőrzési nyomvonalat biztosít, így többé nem jelenik meg az Audit Trail jelölőnégyzet elszámolási beállítása. Az ellenőrzési nyomvonal egyébként egyszerűen listát vezet arról, hogy ki milyen változtatásokat hajt végre a tranzakciókon. A könyvelők előre láthatóan szeretik az ellenőrzési nyomvonalakat. Az ellenőrzési nyomvonalak lehetővé teszik, hogy valaki, például az Ön CPA-ja vagy az Internal Revenue Service könyvvizsgálója utólag bejöjjön, és rájöjjön, miért a számlaegyenleg.