A QuickBooks 2014 adatfájl tömörítése

A QuickBooks Condense parancs létrehozza a QuickBooks adatfájl állandó másolatát. (Ezt a másolatot a fájl archív másolatának nevezik.) A cég aktájának archív másolata a cég aktájának pillanatfelvétele, ahogyan az adott időpontban létezik.

Ha valakinek később kérdése van – esetleg a könyvelője, vagy egy szövetségi vagy állami könyvvizsgáló –, az adatfájl archív másolatával megmutathatja, hogyan nézett ki a vállalati akta egy adott időpontban.

Miután megértette, miről is szól az archiválás, a folyamat meglehetősen egyszerű. A QuickBooks vállalati fájl tömörítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1 Válassza a Fájl→ Segédprogramok→ Adattömörítés parancsot.

A QuickBooks megjeleníti az első Condense Data párbeszédpanelt.

2 Válassza ki a Tranzakciók egy adott dátum előtt választógombot.

Ez a beállítás azt jelzi a QuickBooksnak, hogy két dolgot kell tennie: készítsen egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, és szűkítse le a működő vállalati fájlt, hogy ne legyen olyan nagy. A QuickBooks csökkenti a vállalati adatfájl működő verziójának méretét a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával, ha a 3. lépésben a tranzakciók eltávolítását választja.

3 Adja meg a Tranzakciók eltávolítása előtt dátumot.

A lezárt tranzakciók eltávolításának dátumának megadásához írja be a dátumot a dátum mezőbe. Ha például a 2010. december 31-én vagy az előtti tranzakciók eltávolításával szeretné tömöríteni a fájlt, írja be a 2011.01.01. értéket a dátum mezőbe.

Ne feledje azonban, hogy nem kell kényszeresnek éreznie magát egy csomó lezárt tranzakció eltávolításával kapcsolatban. A lezárt tranzakciókat csak akkor távolítja el, ha a QuickBooks vállalati fájlja túl nagy lesz. Könnyedén dolgozhat egy QuickBooks céges fájllal, amely 25 MB, 50 MB vagy akár 100 MB (megabájt) méretű.

Bár általában a QuickBooks-fájlok tömörítése a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával történik, a Condense parancs tranzakciók nélkül is létrehoz fájlokat. Ha listákat és beállításokat, de tranzakciókat nem tartalmazó fájlt szeretne létrehozni, kattintson az Összes tranzakció választógombra. Mellesleg, használhatja az Összes tranzakció opciót egy majdnem üres fájl létrehozásához, amelyet újra felhasználhat (például képzéshez).

4Kattintson a Tovább gombra, ha befejezte annak meghatározását, hogy mely tranzakciókat távolítsa el a QuickBooks.

A QuickBooks megjeleníti a második Condense Data párbeszédpanelt.

5 Adja meg, hogy a készlettranzakciókat hogyan kell tömöríteni, majd kattintson a Tovább gombra.

Ha a QuickBooks-fájl készlettranzakciókat tartalmaz, a QuickBooks azt javasolja, hogy távolítsa el a régi készlettranzakciókat. Amikor a QuickBooks megjeleníti a második Adattömörítés párbeszédpanelt, a Leltártranzakciók összegzése opció gomb kiválasztásával megmondhatja a QuickBooksnak, hogy ezt tegye. (Ha nem szeretné eltávolítani a régi tranzakciókat, kattintson a Készlettranzakciók részleteinek megtartása gombra.)

Ha a Tovább gombra kattint, továbblép a harmadik Adattömörítés párbeszédpanelhez (nem látható), amely megkérdezi, mely tranzakciókat kell lezártnak tekinteni.

6 Adja meg, mely tranzakciókat kell eltávolítani, majd kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks egy kicsit több információt kér arról, hogy pontosan mi minősül lezárt vagy régi tranzakciónak, amelyet el kell távolítani. Jelölje be a jelölőnégyzeteket annak jelzésére, hogy az eltávolítás dátuma előtti tranzakciókat el kell-e távolítani, még akkor is, ha nincsenek tisztázva, kinyomtatva vannak megjelölve, elküldendőként megjelölve stb.

A Tovább gombra kattintva továbblép a negyedik Adattömörítés párbeszédpanelre.

7 Adja meg a lista törlését, és kattintson a Tovább gombra.

Használja a negyedik Adattömörítés párbeszédpanelt, hogy elmondja a QuickBooksnak, hogy a régi lezárt tranzakciók eltávolítása mellett meg kell tisztítania néhány listát. Az Adatok tömörítése párbeszédpanelen bejelölheti azokat a jelölőnégyzeteket, amelyek arra utasítják a QuickBooks-t, hogy távolítsa el a nem használt fiókokat, a nem használt ügyfeleket, a nem használt szállítókat és így tovább.

A nem használt listaelemek eltávolításával a lista megtisztításával nemcsak a vállalati fájl méretét csökkenti, hanem a listával való munkát is megkönnyíti.

Ha a Tovább gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti az Adattömörítés párbeszédpanel ötödik oldalát.

8 Erősítse meg a tömörítési és archiválási műveletet.

Miután leírta, hogyan szeretné, hogy a QuickBooks archiválja és tömörítse a vállalati fájlt, a QuickBooks megjeleníti az ötödik Adattömörítés párbeszédpanelt. A párbeszédpanel azt jelzi, hogy az archiválási folyamat azzal kezdődik, hogy a QuickBooks másolatot készít az adatfájlról, és a tömörítési művelet néhány percet vagy akár több órát is igénybe vehet.

9Kattintson a Begin Condense elemre.

A QuickBooks megkezdi az adatfájl tömörítési folyamatát.

10 Ha a rendszer kéri, készítsen biztonsági másolatot az adatfájlról.

A tömörítési folyamat legelején a QuickBooks felkéri, hogy készítsen biztonsági másolatot a QuickBooks vállalati fájlról. A QuickBooks vállalati fájl biztonsági mentése a tömörítési művelet részeként ugyanúgy működik, mint a QuickBooks vállalati fájl bármely más időpontban történő biztonsági mentése.

Miután biztonsági másolatot készített a QuickBooks vállalati fájlról, a QuickBooks elmenti a vállalati fájl archív másolatát, majd az utasítások szerint megtisztítja a vállalati fájl működő verzióját. Amint azt a korábbi lépésekben is említettük, a tisztítási folyamat csak néhány percig tarthat, vagy több órát is igénybe vehet, ha a fájl nagyon nagy.