A QuickBooks 2014 adatfájl biztonsági mentésének alapjai

Egy kritikus fontosságú feladat, amelyet Önnek vagy néhány munkatársának el kell végeznie, a QuickBooks adatfájl biztonsági mentése. Kevés a számítógép merevlemezén tárolt elem érdemel annyi gondosságot, mint a QuickBooks adatfájl. A QuickBooks adatfájl szó szerint leírja vállalkozása pénzügyi ügyeit. Egyáltalán nem szeretné elveszíteni az adatfájlt.

Az adatállomány elvesztése például azt jelentheti, hogy nem tudja, mennyi pénze van, nem tudja, hogy pénzt keres-e vagy veszít, és nem tudja könnyen vagy pontosan elkészíteni éves adóvisszatérítés.

Szerencsére a QuickBooks adatfájl biztonsági mentése meglehetősen egyszerű. Csak kilenc lépést kell végrehajtania:

1 Válassza a Fájl→Másolat létrehozása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti a Másolat vagy biztonsági másolat mentése párbeszédpanelt, amely három lehetőséget kínál: a QuickBooks-fájl biztonsági másolatának mentése, a hordozható vállalati fájl létrehozása és a könyvelői másolat létrehozása.

2Szeretne egy biztonsági másolatot menteni, ezért kattintson a Biztonsági másolat opció gombra; majd a folytatáshoz kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks fájl másolásakor létrehozhat teljes biztonsági másolatot vagy hordozható vállalati fájlt. A hordozható vállalati fájl kisebb, mint egy biztonsági másolat, így kényelmesebb a mozgás. Például könnyebben elküldhet e-mailben egy hordozható céges fájlt.

A hordozható céges fájlokkal kapcsolatos dörzsölés a következő: A QuickBooks-nak keményen kell dolgoznia, hogy a hordozható vállalati fájlokat kis méretre bontsa. A QuickBooksnak több munkát kell végeznie annak érdekében, hogy a későbbiekben törölje a fájlt, amikor dolgozni szeretne vele.

Miután a Tovább gombra kattintott, megjelenik a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanel. Közvetlenül a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanelre léphet a Fájl→Biztonsági másolat létrehozása parancs kiválasztásával.

3 Jelezze, hogy a QuickBooks biztonsági mentési fájlját vállalata számítógépére vagy a QuickBooks külső adatközpontjába szeretné-e menteni.

Kattintson a Helyi biztonsági mentés lehetőségre annak jelzéséhez, hogy a fájl biztonsági másolatát a számítógép merevlemezén vagy valamilyen cserélhető tárolóeszközön, például flash meghajtón szeretné tárolni.

4 Kattintson a Beállítások gombra a biztonsági mentés helyének kiválasztásához.

A QuickBooks megjeleníti a Biztonsági mentési beállítások párbeszédpanelt.

5 Adja meg, hogy a vállalati fájlról melyik mappába vagy lemezhelyre kell biztonsági másolatot készíteni.

Csak írjon be egy elérési utat közvetlenül a mezőbe, amely megmondja, hová kell menteni a biztonsági másolatokat.

Ha nem tudja, hogyan kell beírni az elérési utat, kattintson a Tallózás gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Tallózás a mappákért párbeszédpanelt, a mappalistája segítségével válassza ki a QuickBooks biztonsági mentéseihez használni kívánt lemezt vagy mappát.

6 (Opcionális) Válassza ki a biztonsági mentési beállításokat.

A Biztonsági mentési beállítások párbeszédpanelen megadhatja, hogy a QuickBooks mikor emlékeztesse Önt a biztonsági mentésre, és hogyan készítsen biztonsági másolatot a QuickBooksnak:

Időbélyegek hozzáadása: Ha a biztonsági mentési művelet dátumát és időpontját szeretné hozzáadni a biztonsági mentési fájl nevéhez, jelölje be a Biztonsági mentés dátumának és időpontjának hozzáadása a fájlnévhez jelölőnégyzetet.

Biztonsági másolatok korlátozása: Ha azt szeretné, hogy a QuickBooks megszabaduljon a régi biztonsági másolatoktól, jelölje be Az ebben a mappában található biztonsági másolatok számának korlátozása X-re jelölőnégyzetet, majd adja meg, hány biztonsági másolatot szeretne megtartani a szomszédos szövegmező segítségével.

Biztonsági emlékeztetők beállítása: Jelölje be az Emlékeztessen biztonsági másolatot készíteni, ha bezárom a vállalati fájlomat X- szer jelölőnégyzetet és a szomszédos szövegmezőt annak megadásához, hogy a QuickBooks bezárásakor emlékeztetőt szeretne kapni a QuickBooks fájl biztonsági mentésére. Az intervallumbeállítások közé tartozik minden alkalommal, minden második alkalommal, minden harmadik alkalommal és így tovább.

Adatellenőrzés engedélyezése: Az ellenőrző gombokkal jelezze a QuickBooksnak, hogy ellenőriznie kell az adatok sértetlenségét, amikor biztonsági másolatot készít az adatokról. Válassza a Teljes ellenőrzés választógombot a QuickBooks legjobb és legátfogóbb ellenőrzéséhez.

Alternatív megoldásként, ha Ön olyan személy, akinek nincs ideje az adatok ellenőrzéséhez szükséges néhány másodperces dupla ellenőrzésre, válassza a Gyorsabb ellenőrzés választógombot. Még jobb, ha az óvatosságot teljesen a szélnek veti – az óvatosság mindenképpen a babákra vonatkozik –, és jelölje be a No Verification választógombot.

7Kattintson az OK gombra, ha befejezte a biztonsági mentés helyének és opcióinak megadását, majd kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks megjelenít egy párbeszédpanelt (nem látható), amely megkérdezi, hogy mikor kíván biztonsági másolatot készíteni.

8 Adja meg, hogy mikor szeretne biztonsági másolatot készíteni.

Általában akkor szeretne biztonsági másolatot készíteni, amikor a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés parancsot választja. Ebben az esetben, amikor a QuickBooks megjeleníti a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanelt, amely felteszi a „mikor” kérdést, kattintson a Mentés most gombra.

Azt is megmondhatja azonban a QuickBooks-nak, hogy rendszeresen ütemezze a QuickBooks adatfájl biztonsági mentését valamilyen okos séma szerint, ha – amikor a QuickBooks felteszi a „mikor” kérdést – kattintson a Mentés most és a Jövőbeli biztonsági mentések ütemezése gombokra, vagy kattintson a Csak jövőbeli ütemezése gombra. Biztonsági mentések gomb.

Ha elmondja a QuickBooksnak, hogy ütemezni szeretné a biztonsági mentéseket, a QuickBooks megjelenít néhány párbeszédpanelt, amelyek segítségével létrehozhatja az új biztonsági mentési ütemezést az ütemezés elnevezésével, valamint a biztonsági mentések ütemezésére vonatkozó napok és időpontok beállításával.

9 Kattintson a Befejezés gombra a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanel bezárásához.

Miután megadta, hogyan működjön a biztonsági mentés, kattintson a Befejezés gombra. A QuickBooks biztonsági másolatot készít (vagy másolatot készít róla) az aktuális QuickBooks vállalati fájlról, és az új fájl másolatát a biztonsági mentés helyén tárolja.