A QuickBooks 2014 adatainak bizalmas kezelése

A számviteli adatok gyakran bizalmas információk. A QuickBooks adatai megmutatják, mennyi pénze van a bankban, mivel tartozik a hitelezőknek, és mennyi (vagy milyen kevés!) profitot termel a cége. Mivel ezek az információk bizalmasak, a QuickBooks könyvelési rendszer adminisztrációja során az Ön elsődleges célja az adatok bizalmas kezelése.

Két egymást kiegészítő módszere van a QuickBooks-adatok bizalmas kezelésére. A titkosság megőrzésének első módja a Microsoft Windowsba beépített biztonsági szolgáltatásokon alapul. A másik módszer a QuickBooks biztonsági funkcióira támaszkodik.

A Windows biztonságának használata

Használhatja a Microsoft Windows 7 vagy 8, Windows Vista vagy Windows XP által biztosított biztonságot, hogy bizonyos felhasználókra korlátozza a fájlokhoz – akár programfájlokhoz, akár adatfájlokhoz – való hozzáférést. Ez azt jelenti, hogy a Windows szintű biztonság segítségével megmondhatja, hogy ki használhatja és ki nem férhet hozzá a QuickBooks-adatfájlhoz.

Ha már Windows szintű biztonságot alkalmaz, akkor Ön (vagy valaki az irodájában) tudja, hogyan kell ezt az eszközt használni a programfájlokhoz és adatfájlokhoz való jogosulatlan hozzáférés (vagy azok használatának) megakadályozására. A QuickBooks Windows szintű biztonságának használatához egyszerűen alkalmazza meglévő általános ismereteit a QuickBooks programfájlban vagy a QuickBooks adatfájlban.

Ha még nem használ Windows szintű biztonságot, akkor nem kell a Windows bonyolult biztonsági rendszerének megtanulásával foglalkoznia. Használhatja az egyszerűbb QuickBooks biztonságot.

QuickBooks biztonság használata

Megvédheti QuickBooks adatainak titkosságát, ha jelszót rendel egy QuickBooks vállalati adatfájlhoz. Ezt megteheti a QuickBooks beállítási folyamata során.

Jelszót a Vállalat→Felhasználók és jelszavak beállítása→Jelszó módosítása parancs kiválasztásával is beállíthat. Ha ezt a parancsot választja, a QuickBooks megjeleníti a QuickBooks jelszó módosítása párbeszédpanelt.

A jelszó beállításához egyszerűen írja be ugyanazt a jelszót az Új jelszó és az Új jelszó megerősítése szövegmezőbe. Vegye figyelembe, hogy jelszava az Admin felhasználónévhez van társítva (ami a rendszergazda rövidítése).

Ha még nem állított be jelszót, akkor nincs régi jelszava, így nem fog megjelenni a Régi jelszó szövegmező. Ha rendszergazdai jelszóval dolgozik, meg kell adnia egy kihívást jelentő kérdést és választ is. (Ez lehetővé teszi a QuickBooks-fájlhoz való hozzáférés helyreállítását, ha elfelejti a rendszergazdai jelszót.)

Nyilvánvalóan úgy szeretné beállítani a jelszavát, hogy senki (még számítógép sem) ne tudja kitalálni. Ez azt jelenti, hogy a jelszó nem lehet szó a szótárban. A jelszó szintén nem lehet szám. A jelszava pedig különösen nem lehet olyan szó, kifejezés vagy név, amelyet néhány munkatárs könnyen kitalálhat.

A legjobb jelszavak (biztonsági szempontból) a betűk és számok értelmetlen kombinációi, például az f34t5s vagy az s3df43x2.

A jelszó beállítása után rendszeresen módosítania kell azt. Jelszava megváltoztatásához válassza a Vállalat→Felhasználók és jelszavak beállítása→Jelszó módosítása parancsot is. A QuickBooks ismét megjeleníti a QuickBooks jelszó módosítása párbeszédpanelt.

Ezúttal meg kell adnia régi jelszavát a Jelszó módosítása szövegmezőben. Ezután meg kell adnia új jelszavát az Új jelszó és az Új jelszó megerősítése szövegmezőben.

A QuickBooks felhasználónévre és jelszóra van szüksége, mielőtt megnyitná a vállalati adatfájlt. Például, ha jelszót rendel a vállalati adatfájlhoz, a QuickBooks minden indulásakor megjeleníti a QuickBooks Bejelentkezés párbeszédpanelt, ahol megadja felhasználónevét és jelszavát, majd kattintson az OK gombra. A QuickBooks megnyitja az adatfájlt. Ha nem tudja megadni a jelszót, a QuickBooks nem nyitja meg az adatfájlt.