A QuickBooks 2013 indító beállítási próbaegyenlegének létrehozása

Függetlenül attól, hogy a QuickBooks beállítási folyamatának Express Start verzióját vagy Advanced Setup/EasyStep Interjú verzióját használja, valójában nem jut be a teljes próbaegyenleg a QuickBooks vállalati fájljába pusztán a beállítással. Feltéve, hogy követi az előző bekezdésekben található utasításokat és tippeket, csak a bankszámláját, a követeléseit, a készleteit és a tartozás egyenlegét kapja meg a QuickBooksban.

Ennek ellenére be kell írnia az összes hiányzó próbaegyenleg-információt a QuickBooksba is, hogy jó jelentéseket kapjon a QuickBooks-ból, és hogy a QuickBooks segítségével pénzügyi adatokat küldjön be az adóbevallásokhoz.

A kezdő próbaegyenleg fennmaradó részének rögzítéséhez naplóbejegyzést kell rögzítenie. A naplóbejegyzés rögzíti az összes többi számla próbaegyenlegének fennmaradó összegét az átalakítás vagy a kezdés időpontjában: a bankszámlákon kívüli számlák, követelések, tartozások és készletek.

Egyszerű példaként annak bemutatására, hogyan működik ez, tegyük fel, hogy rendelkezik a következő táblázatban látható próbaegyenleggel.

Próbaegyenleg

Kérjük, vegye figyelembe, hogy nem rögzítenek egyenleget egy bankszámlánál, nem rögzítenek egyenleget a kintlévőségeknél (ez a számla nem is jelenik meg a próbaegyenlegben), és nem rögzítenek egyenleget a készletekre vagy a tartozásokra (mivel ezek a számlák nulla egyenleg az átváltás időpontjában).

Ebben a példában a készpénzegyenleg nem bankszámla, hanem valójában készpénz: egy íróasztal fiókja, tele alacsony címletű, használt számlákkal, nem sorszámmal.

A következő ábra azt mutatja, hogyan néz ki az Általános naplóbejegyzések készítése ablak, amikor rögzíti a hiányzó próbaegyenleg-információkat. A naplóbejegyzés rögzítése után a próbaegyenleg a kezdő dátum szerint helyes.

Válassza a Vállalat→ Naplóbejegyzés készítése parancsot. Amikor a QuickBooks megjeleníti az Általános naplóbejegyzések ablakot, használja a Számla, Terhelés és Jóváírás oszlopokat a naplóbejegyzés rögzítéséhez.

Ha a naplóbejegyzés elkészítésének gondolata a fene megrémít, akkor egy kis pácba kerülhet. Kényelmessé kell tennie a kettős könyvvitelt, hogy a QuickBooks szolgáltatást az év eleji időponttól eltérő időpontban tudja beállítani.

Ez sajnos azt jelenti, hogy ha valamikor az év közepén állítja be a QuickBooks-ot, meg kell adnia egy általános naplóbejegyzést, hogy kijavítsa a QuickBooks beállítás által okozott furcsaságokat. Ha nem tudja, hogyan működik a kettős könyvelés – ha a terhelések és jóváírások nem az Ön barátai –, akkor valószínűleg valaki segítségét kell kérnie.

Megjegyzés: Ez nem lehet nagy projekt – arra az esetre, ha úgy döntene, hogy lehívja a CPA-t. Ha CPA-ja megérkezik az irodájába, és készen áll neki a próbaegyenleg, csak néhány percbe telik, amíg beírja a szükséges általános naplóbejegyzést. Talán vásárolhat neki egy finom ebédet, és az majd rendezi a helyzetet.

Befejezésül egy valós példa

Oké, igaz vallomások. Az előző négy bekezdésben említett példa? Valószínűleg nem lesz elég szerencsés ahhoz, hogy a kezdő próbaegyenleg-napló bejegyzése ilyen egyszerű legyen. Valószínűleg egy bankszámlával és a kintlévőségek, a tartozások vagy a készletszámlák számlaegyenlegeivel kell foglalkoznia. Ezért most megmutatom, hogyan működik ez.

Tegyük fel, hogy rendelkezik az 1-2. táblázatban látható próbaegyenlegekkel. Vegye figyelembe, hogy ebben a példában (az előző példától eltérően) az első megjelenített számla – az 5000 USD-s – egy bankszámla.

Újabb próbaegyenleg

Itt van a próbaegyenleg rögzítésének trükkös része. Nem kell az összes próbaegyenleg-információt naplóbejegyzésen keresztül rögzítenie. Mivel a bankszámla, a követelések, a tartozások és a készletrészek már rögzítésre kerültek, ha a QuickBooks beállítási folyamata során hozzáadott vevő-, szállító-, cikk- és bankszámlaadatokat, csak a próbaegyenleg fennmaradó részét kell megadnia.

Mivel azonban nem rögzíti az összes próbaegyenleget, a naplóbejegyzés nemcsak hogy nem fog megegyezni a tényleges próbaegyenleggel, hanem egyenlege sem. Ezért, hogy egyensúlyba kerüljön, a különbözetet egy olyan számlához kell csatlakoztatni, amelyet a QuickBooks éppen az ilyen könyvelési őrületekhez biztosít: a Nyitóegyenleg-tőke számlára (lásd a következő ábrát).