A QuickBooks 2013 adatfájl tömörítése

A QuickBooks 2013 Condense parancs létrehozza a QuickBooks adatfájl egy állandó másolatát, úgynevezett archív másolatát . A cég aktájának archív másolata a cég aktájának pillanatfelvétele, ahogyan az adott időpontban létezik.

Ha valakinek később kérdése van – esetleg a könyvelője, vagy egy szövetségi vagy állami könyvvizsgáló –, az adatfájl archív másolatával megmutathatja, hogyan nézett ki a vállalati akta egy adott időpontban.

Miután megértette, miről is szól az archiválás, ez nagyon egyszerű. A QuickBooks vállalati fájl tömörítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Fájl→ Segédprogramok→ Adattömörítés parancsot.

A QuickBooks megjeleníti az első Condense Data párbeszédpanelt, amint az az alábbi ábrán látható.

Jelölje be a Tranzakciók egy adott dátum előtt választógombot.

Ez a beállítás azt jelzi a QuickBooksnak, hogy két dolgot kell tennie: készítsen egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, és csökkentse a működő vállalati fájl méretét, hogy ne legyen olyan nagy. A QuickBooks csökkenti a vállalati adatfájl működő verziójának méretét a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával, ha a 3. lépésben a tranzakciók eltávolítását választja.

Adja meg a Tranzakciók eltávolítása előtt dátumot.

A lezárt tranzakciók eltávolításának dátumának megadásához írja be a dátumot a dátum mezőbe. Ha például 2010. december 31-én vagy az előtti tranzakciók eltávolításával szeretné tömöríteni a fájlt, írja be a 2011.01.01 . értéket a dátum mezőbe.

Ne feledje azonban, hogy nem kell kényszeresnek éreznie magát egy csomó lezárt tranzakció eltávolításával kapcsolatban. A lezárt tranzakciókat csak akkor távolítja el, ha a QuickBooks vállalati fájlja túl nagy lesz. Könnyedén dolgozhat a QuickBooks céges fájlokkal, amelyek 25 MB, 50 MB vagy akár 100 MB (megabájt) méretűek.

Kattintson a Tovább gombra, ha befejezte annak meghatározását, hogy mely tranzakciókat távolítsa el a QuickBooks. A QuickBooks megjeleníti a második Condense Data párbeszédpanelt, amint az a következő ábrán látható.

Adja meg, hogyan kell a készlettranzakciókat tömöríteni.

Ha a QuickBooks-fájl készlettranzakciókat tartalmaz, a QuickBooks azt javasolja, hogy távolítsa el a régi készlettranzakciókat. Amikor a QuickBooks megjeleníti a második Adattömörítés párbeszédpanelt, a Leltártranzakciók eltávolítása opciógomb kiválasztásával utasíthatja a QuickBooks-ra, hogy ezt tegye meg. (Ha nem szeretné eltávolítani a régi tranzakciókat, válassza az Összes készlettranzakció megtartása gombot.) Kattintson a Tovább gombra, hogy továbblépjen a harmadik Adatsűrítés párbeszédpanelhez (nem látható), amely megkérdezi, mely tranzakciókat kell lezártnak tekinteni.

Adja meg, mely tranzakciókat kell lezártnak tekinteni.

Ha a Tovább gombra kattint, a QuickBooks egy kicsit több információt kér arról, hogy pontosan mi minősül lezárt vagy régi tranzakciónak, amelyet el kell távolítani. Jelölje be a jelölőnégyzeteket annak jelzésére, hogy az eltávolítás dátuma előtti tranzakciókat el kell-e távolítani, még akkor is, ha nincsenek tisztázva, kinyomtatva vannak megjelölve, elküldendőként megjelölve stb. Ezután kattintson a Tovább gombra, hogy továbblépjen a negyedik adattömörítési párbeszédpanelre.

Adja meg az esetleges listatisztításokat.

Használja a negyedik Adattömörítés párbeszédpanelt, hogy jelezze a QuickBooksnak, hogy bizonyos listákat is meg kell tisztítania. Kijelölheti például a jelölőnégyzeteket az Adattömörítés párbeszédpanelen.

A nem használt listaelemek eltávolításával a lista megtisztításával nemcsak a vállalati fájl méretét csökkenti, hanem a listával való munkát is megkönnyíti.

Kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks megjeleníti az Adattömörítés párbeszédpanel ötödik oldalát, amint az a következő ábrán látható.

Erősítse meg a tömörítési és archiválási műveletet.

Miután leírta, hogyan szeretné, hogy a QuickBooks archiválja és tömörítse a vállalati fájlt, a QuickBooks megjeleníti az ötödik Adattömörítés párbeszédpanelt. Ez a párbeszédpanel arra kéri, hogy erősítse meg az adatfájl archiválására és tömörítésére vonatkozó döntését. Használja ezt a párbeszédpanelt az adatok archiválásának és sűrítésének megerősítéséhez.

Kattintson a Begin Condense gombra.

A QuickBooks megkezdi az adatfájl tömörítési folyamatát.

Ha a rendszer kéri, készítsen biztonsági másolatot az adatfájlról.

A tömörítési folyamat legelején a QuickBooks felkéri, hogy készítsen biztonsági másolatot a QuickBooks vállalati fájlról. A QuickBooks vállalati fájl biztonsági mentése a tömörítési művelet részeként ugyanúgy működik, mint a QuickBooks vállalati fájl bármely más időpontban történő biztonsági mentése.

Miután biztonsági másolatot készített a QuickBooks vállalati fájlról, a QuickBooks elmenti a vállalati fájl archív másolatát, majd az utasítások szerint megtisztítja a vállalati fájl működő verzióját. Amint azt a korábbi lépésekben is említettük, a tisztítási folyamat csak néhány percig tarthat, vagy több órát is igénybe vehet, ha a fájl nagyon nagy.