A QuickBooks 2012-vel végzett munka elszámolásának célja

A legfontosabb dolog, amit meg kell érteni a könyveléssel kapcsolatban, hogy a legtöbbet hozhassa ki a QuickBooks 2012-ben végzett munkájából, hogy pénzügyi információkat nyújt az érdekelt feleknek. Az itt leírt összes könyvelési funkciót a QuickBooks mindegyik verziója jól végrehajtja: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier és QuickBooks Enterprise.

Az érintettek azok az emberek, akik üzleti tevékenységet folytatnak vagy kapcsolatba lépnek egy céggel; Ide tartoznak a vezetők, alkalmazottak, befektetők, bankok, eladók, kormányzati hatóságok és ügynökségek, akik adózhatnak egy céget. Ezen érdekelt felek információigénye határozza meg, hogy mit kell tennie egy számviteli rendszernek.

Menedzserek, befektetők és vállalkozók információs igényei

Az érintettek első kategóriájába a cég vezetői, befektetői és vállalkozói tartoznak. Ennek a csoportnak pénzügyi információkra van szüksége annak meghatározásához, hogy egy vállalkozás pénzt keres-e. Ez a csoport minden olyan információt is szeretne, amely betekintést nyújt abba, hogy egy vállalkozás növekszik-e vagy szerződéskötésben van-e, és mennyire egészséges vagy beteg.

Kötelezettségei és kötelezettségei teljesítéséhez ennek a csoportnak gyakran részletes információra van szüksége. Például egy menedzser vagy vállalkozó tudni szeretné, hogy mely ügyfelek különösen jövedelmezőek vagy veszteségesek. Egy aktív befektetőnek tudnia kell, hogy mely termékcsaládok növekszik vagy szűnik meg.

A kapcsolódó információs követelmények az eszközök és források nyilvántartására vonatkoznak. Az eszköz olyan dolog, amely a cég tulajdonában van, például készpénz, készlet vagy berendezés. A kötelezettség olyan adósság vagy kötelezettség, amellyel a cég tartozik, például banki kölcsönök és tartozás.

Nyilvánvaló, hogy valakinek egy cégnél – esetleg vezetőnek, könyvelőnek vagy könyvelőnek – nagyon részletes nyilvántartást kell vezetnie a cég bankszámláin lévő készpénz mennyiségéről, a cég raktárában vagy polcain lévő készletekről, valamint a cég tulajdonában lévő és a működése során használt berendezéseket.

Annak, aki egy vállalkozásban dolgozik, egy vállalkozást irányít vagy aktívan befektet egy vállalkozásba, jó általános információkra van szüksége a cég pénzügyi ügyeiről, és sok esetben nagyon részletes információkra van szüksége a fontos eszközökről (például készpénz) és kötelezettségekről (pl. banki kölcsönök).

A külső hitelezők információs igényei

Az érdekelt felek második kategóriájába tartoznak a külső cégek, amelyek pénzt kölcsönöznek egy vállalkozásnak, valamint a hitelinformációs ügynökségek, amelyek információkat szolgáltatnak ezeknek a hitelezőknek. Például a bankok a kölcsönadás előtt tudni akarnak egy cég pénzügyi ügyeiről és pénzügyi helyzetéről. A számviteli rendszernek elő kell állítania azokat a pénzügyi információkat, amelyekre a banknak szüksége van a hitelkérelem elbírálásához.

Milyen információkat kérnek a hitelezők? A hitelezők tudni akarják, hogy egy vállalkozás nyereséges, és pozitív cash flow-t élvez. A nyereség és a pozitív cash flow lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy könnyen visszafizesse adósságát. A bank vagy más hitelező olyan eszközöket is szeretne látni, amelyek a legrosszabb forgatókönyv szerint felszámolhatók, hogy kifizessék a kölcsönt – és olyan egyéb tartozásokat is, amelyek követelést jelenthetnek a cég eszközeire.

A szállítók általában pénzügyi információkat is kérnek egy cégtől. Az eladó gyakran kölcsönöz pénzt egy cégnek kereskedelmi hitel nyújtásával. Ebben az a figyelemre méltó, hogy a szállítók időnként speciális könyvelést igényelnek.

Például a szállítók egyik kategóriája, amellyel egy cég, például a Wiley Publishing, Inc. foglalkozik, a szerzők. Annak érdekében, hogy a szerzőnek kifizesse az őt megillető jogdíjat, Wiley megfelelő mennyiségű munkát fektet be az egységenkénti jogdíj összegének kiszámításába, majd jelentést készít, és átutalja ezeket az összegeket a szerzőknek.

Más cégek néha hasonló pénzügyi beszámolási követelményeket támasztanak az eladókkal szemben. A franchise-vevők (például a férfi vagy nő, aki a helyi McDonald's tulajdonosa és üzemeltetője) a bevételek alapján franchise-díjat fizet. A kiskereskedők speciális könyvelést és jelentéskészítést végezhetnek annak érdekében, hogy kedvezményeket és ösztönzőket élvezzenek az általuk értékesített termékek gyártóitól.

A kormányzati szervek információs igényei

Azok a kiszámítható érdekeltek, akiknek pénzügyi információkra van szükségük egy vállalkozástól, azok a szövetségi és állami kormányzati szervek, amelyek a cég felett joghatósággal rendelkeznek. Például minden egyesült államokbeli vállalkozásnak jelentést kell készítenie bevételeiről, kiadásairól és nyereségéről, hogy a cég megfelelően kiszámíthassa a szövetségi kormánynak járó jövedelemadót, majd kifizesse azt.

Az alkalmazottakat foglalkoztató cégeknek be kell jelenteniük a szövetségi és tartományi kormányzatnak az alkalmazottaknak kifizetett bérekről – és olyan mutatók alapján kell fizetniük a béradót, mint az alkalmazottak száma, az alkalmazottaknak kifizetett bérek és a korábbi alkalmazottak által igényelt munkanélküli segélyek.

Az ilyen típusú pénzügyi információk kormányzati szervek számára történő biztosítása a cég számviteli rendszerének kulcsfontosságú feladata.

Az üzleti formák létrehozásának információs igényei

Az előző bekezdésekben ismertetett pénzügyi beszámoláson kívül a számviteli rendszerek jellemzően egy másik kulcsfontosságú feladatot is ellátnak a vállalkozások számára: az üzleti űrlapok elkészítését. Például egy számviteli rendszer szinte mindig elkészíti a szállítók fizetéséhez szükséges csekkeket.

Emellett számviteli rendszer készíti el a számlákat és a bérszámfejtést. A kifinomultabb számviteli rendszerek, például a nagy cégek által használtak, számos egyéb üzleti űrlapot készítenek, beleértve a beszerzési megrendeléseket, a havi ügyfélkimutatásokat, az ügyfeleknek szóló jóváírásokat, az értékesítési bizonylatokat és így tovább.