A QuickBooks 2012 fájl tömörítési funkciója

A QuickBooks 2015 Condense funkciója néhány dolgot elvégez. Először létrehozza az adatfájl archív másolatát, és feldolgozza az adatfájlt, hogy kisebb legyen. További részletekért tekintse meg az alábbi magyarázatot:

• A QuickBooks Condense parancs létrehozza a QuickBooks adatfájl állandó másolatát. (Ezt a fájl archív másolatának nevezik .) A vállalati akta archív másolata egy pillanatképet jelent a cég aktájáról, ahogy az egy adott időpontban létezik.

  Ha valakinek később kérdése van – esetleg a könyvelője, vagy egy szövetségi vagy állami könyvvizsgáló –, az adatfájl archív másolatával megmutathatja, hogyan nézett ki a vállalati akta egy adott időpontban.

• A fájltömörítési folyamat az adatfájlt kicsinyíti, mivel sok régi lezárt, részletes tranzakciót összegez nagy szörnyű naplóbejegyzések segítségével.

Mivel ez a tömörítés és archiválás kissé zavaró lehet, itt egy gyors összefoglaló arról, hogy pontosan mi történik a QuickBooks vállalati fájl tömörítésekor. A QuickBooks általában a következő lépéseket teszi a folyamat során:

• Menti a céges fájlok archív másolatát : Amikor tömöríti a QuickBooks vállalati fájlt, a QuickBooks elmenti a fájl archív másolatát.

• Eltávolítja a régi lezárt tranzakciókat : A Condense folyamat részeként a QuickBooks lehetőséget ad a régi, lezárt tranzakciók eltávolítására a QuickBooks vállalati fájl jelenlegi, működő verziójából.

  Ne feledje, hogy az archiválás létrehozza a QuickBooks vállalati fájl archív másolatát. Ennek ellenére továbbra is megvan a QuickBooks vállalati fájl működő verziója. A QuickBooks vállalati fájl jelenlegi, működő verziója kerül megtisztításra vagy tömörítésre a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával.

  A lezárt tranzakciók olyan tranzakciók, amelyeket a QuickBooksnak már nem kell részletesen nyomon követnie. Például egy régi ügyfélszámla – miután kifizették – lezárt tranzakció. Valamelyik eladónak írt régi csekk – miután a bankot elszámolta – lezárt tranzakció.

• Összesíti a régi, lezárt tranzakciókat : Mivel a régi, lezárt tranzakciók eltávolításra kerülnek a QuickBooks adatfájlból, a tömörítés általában összefoglaló havi naplóbejegyzéseket hoz létre a régi, lezárt tranzakciókhoz, és ezeket az összesítő tranzakciókat a QuickBooks adatfájl jelenlegi, működő verziójába helyezi.

  Ezek az összefoglaló havi naplóbejegyzések lehetővé teszik a havi pénzügyi kimutatások készítését. Például annak ellenére, hogy az archiválás eltávolítja az összes régi, lezárt tranzakciót például 2010 januárjából, 2013-ban is készíthet havi pénzügyi kimutatásokat 2010 januárjára vonatkozóan. A 2010. januári havi pénzügyi kimutatások elkészítéséhez a QuickBooks az összefoglalót használja. havi naplóbejegyzések.

• Törli az ellenőrzési nyomvonalat: A QuickBooks adatfájlok megtisztításának egyik szinte rejtett hatása az ellenőrzési nyomvonalra vonatkozik. Ha megtisztítja a vállalati fájlt, és jelzi, hogy a vállalati fájlnak tömörítettnek kell lennie, a QuickBooks törli az ellenőrzési nyomvonalat a „zárt tranzakciók eltávolítása előtt vagy előtt” dátum előtt.

  Más szavakkal, arra az időtartamra, ameddig a QuickBooks eltávolítja a régi, lezárt tranzakciókat, eltávolítja ezeknek a tranzakcióknak az ellenőrzési nyomvonalát is.

A tömörítési fájlfolyamat általában azt jelenti, hogy létrehoz egy másolatot a QuickBooks adatfájlról, amelyet elment és elhelyez valahova, és létrehozza a működő vállalati fájl kicsinyített verzióját. A QuickBooks vállalati fájl tömörítésére használt paranccsal azonban szinte üres céges fájlok létrehozását is lehetővé teszi.

A legtöbb embernek soha nem kell használnia ezt a lehetőséget. A QuickBooks-felhasználóknak csak egy kategóriája van, akik szinte üres céges fájlokat szeretnének létrehozni. A CPA-k és a tanácsadók (akik egy vállalati fájlt egy másik üzleti egységhez vagy ügyfélhez szeretnének újra felhasználni) használhatják ezt a parancsot olyan vállalati adatfájlok létrehozására, amelyekben sok lista már be van állítva.