A QuickBooks 2012 adatfájl tömörítése

A QuickBooks 2012 Condense parancs létrehozza a QuickBooks adatfájl egy állandó másolatát, úgynevezett archív másolatát. A cég aktájának archív másolata a cég aktájának pillanatfelvétele, ahogyan az adott időpontban létezik.

Ha valakinek később kérdése van – esetleg a könyvelője, vagy egy szövetségi vagy állami könyvvizsgáló –, az adatfájl archív másolatával megmutathatja, hogyan nézett ki a vállalati akta egy adott időpontban.

Miután megértette, miről is szól az archiválás, ez nagyon egyszerű. A QuickBooks vállalati fájl tömörítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Fájl→ Segédprogramok→ Adattömörítés parancsot.

A QuickBooks megjeleníti az első Condense Data párbeszédpanelt, amint az az alábbi ábrán látható.

Jelölje be a Tranzakciók egy adott dátum előtt választógombot.

Ez a beállítás azt jelzi a QuickBooksnak, hogy két dolgot szeretne tenni: Hozzon létre egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, és csökkentse a működő vállalati fájl méretét, hogy ne legyen olyan nagy. A QuickBooks csökkenti a vállalati adatfájl működő verziójának méretét a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával, ha a 3. lépésben a tranzakciók eltávolítását választja.

Adja meg a Tranzakciók eltávolítása előtt dátumot.

A lezárt tranzakciók eltávolításának dátumának megadásához írja be a dátumot a dátum mezőbe. Ha azt szeretnénk, hogy lecsapódik a fájl eltávolításával tranzakciók vagy december 31. előtt 2009-ben például, írja 2009/12/31 a dátum mezőbe.

Ne feledje azonban, hogy nem kell kényszeresnek éreznie magát egy csomó lezárt tranzakció eltávolításával kapcsolatban. A lezárt tranzakciókat csak akkor távolítja el, ha a QuickBooks vállalati fájlja túl nagy lesz. Könnyedén dolgozhat egy QuickBooks céges fájllal, amely 25, 50 vagy akár 100 MB (megabájt) méretű.

Kattintson a Tovább gombra, ha befejezte annak meghatározását, hogy mely tranzakciókat távolítsa el a QuickBooks. A QuickBooks megjeleníti a második Condense Data párbeszédpanelt, amint az a következő ábrán látható.

Adja meg, hogyan és ha a QuickBooks összegezze az eltávolítani kívánt tranzakciókat.

A második Adattömörítés párbeszédpanel segítségével jelezheti, hogy a QuickBooks hogyan foglalja össze az eltávolítandó tranzakciókat. Beállíthatja, hogy a QuickBooks egyetlen naplóbejegyzéssel vagy havi naplóbejegyzéssel összesítse a tranzakciókat – ezt a megfelelő opciógomb megnyomásával teheti meg.

Vagy kiválaszthatja a Ne hozzon létre összegzést lehetőséget, hogy jelezze, hogy nem szeretné, hogy a QuickBooks összefoglaló naplóbejegyzést hozzon létre az eltávolított tranzakciók helyére. Ha végzett, kattintson a Tovább gombra. A QuickBooks megjeleníti a harmadik Adattömörítés párbeszédpanelt (nem látható), amely megkérdezi, hogyan kell tömöríteni a készlettranzakciókat.

Adja meg, hogy a készlettranzakciókat hogyan kell tömöríteni.

Ha a QuickBooks-fájl készlettranzakciókat tartalmaz, a QuickBooks azt javasolja, hogy távolítsa el a régi készlettranzakciókat. Amikor a QuickBooks megjeleníti a harmadik Adattömörítés párbeszédpanelt, a Készlettranzakciók eltávolítása opciógomb kiválasztásával utasíthatja a QuickBooks-ra, hogy ezt tegye meg. Kattintson a Tovább gombra, hogy továbblépjen a negyedik Adattömörítés párbeszédpanelhez (nem látható), amely megkérdezi, mely tranzakciókat kell lezártnak tekinteni.

Adja meg, mely tranzakciókat kell lezártnak tekinteni.

Amikor a Tovább gombra kattint, hogy túllépjen a készlettranzakciókat kérdező Adattömörítés párbeszédpanelen, a QuickBooks egy kicsit több információt kér arról, hogy pontosan mi minősül „lezárt” vagy „régi” tranzakciónak, amelyet el kell távolítani.

A jelölőnégyzetek bejelölésével jelezheti, hogy az eltávolítás dátuma előtti tranzakciókat el kell-e távolítani, még akkor is, ha nincsenek tisztázva, meg vannak jelölve Nyomtatásra, megjelölve elküldendőként stb. Ezután kattintson a Tovább gombra, hogy továbblépjen az ötödik adattömörítés párbeszédpanelre.

Adja meg az esetleges listatisztításokat.

Használja a negyedik Adattömörítés párbeszédpanelt, hogy jelezze a QuickBooksnak, hogy bizonyos listákat is meg kell tisztítania. Az Adatok tömörítése párbeszédpanelen bejelölheti a jelölőnégyzeteket. A lista megtisztításával a fel nem használt listaelemek eltávolításával nemcsak a vállalati fájl méretét csökkenti, hanem a listával való munkát is megkönnyíti.

Kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks megjeleníti az Adattömörítés párbeszédpanel ötödik oldalát, amint az a következő ábrán látható.

Erősítse meg a tömörítési és archiválási műveletet.

Miután leírta, hogyan szeretné, hogy a QuickBooks archiválja és tömörítse a vállalati fájlt, a QuickBooks megjeleníti az ötödik Adattömörítés párbeszédpanelt. Ez a párbeszédpanel arra kéri, hogy erősítse meg az adatfájl archiválására és tömörítésére vonatkozó döntését. Használja ezt a párbeszédpanelt az adatok archiválásának és sűrítésének megerősítéséhez.

Kattintson a Begin Condense gombra.

A QuickBooks megkezdi az adatfájl tömörítési folyamatát.

Ha a rendszer kéri, készítsen biztonsági másolatot az adatfájlról.

A tömörítési folyamat legelején a QuickBooks felkéri, hogy készítsen biztonsági másolatot a QuickBooks vállalati fájlról. A QuickBooks vállalati fájl biztonsági mentése a tömörítési művelet részeként ugyanúgy működik, mint a QuickBooks vállalati fájl bármely más időpontban történő biztonsági mentése.

Miután biztonsági másolatot készített a QuickBooks vállalati fájlról, a QuickBooks elmenti a vállalati fájl archív másolatát, majd az utasítások szerint megtisztítja a vállalati fájl működő verzióját. Amint azt a korábbi lépésekben is említettük, a tisztítási folyamat csak néhány percig tarthat, vagy több órát is igénybe vehet, ha a fájl nagyon nagy.