A QuickBooks 2012 adatfájl biztonsági mentésének alapjai

Egy nagyon fontos feladat, amelyet Önnek vagy néhány munkatársának el kell végeznie, hogy biztonsági másolatot készítsen a QuickBooks 2012 adatfájlról. A QuickBooks adatfájl szó szerint leírja vállalkozása pénzügyi ügyeit. Egyáltalán nem szeretné elveszíteni az adatfájlt.

Az adatállomány elvesztése például azt jelentheti, hogy nem tudja, mennyi pénze van, nem tudja, hogy pénzt keres-e vagy veszít, és nem tudja könnyen vagy pontosan elkészíteni éves adóvisszatérítés.

Szerencsére a QuickBooks adatfájl biztonsági mentése meglehetősen egyszerű. Csak három lépést kell végrehajtania:

Válassza a Fájl→Másolat létrehozása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti a Másolat vagy biztonsági másolat mentése párbeszédpanelt, amely három lehetőséget kínál: a QuickBooks-fájl biztonsági másolatának mentése, a hordozható vállalati fájl létrehozása és a könyvelői másolat létrehozása.

Biztonsági másolatot szeretne menteni, ezért kattintson a Biztonsági másolat opció gombra. Ezután kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

A QuickBooks fájl másolásakor létrehozhat teljes biztonsági másolatot vagy hordozható vállalati fájlt. A hordozható vállalati fájl kisebb, mint egy biztonsági másolat, így kényelmesebb a mozgás.

Például könnyebben elküldhet e-mailben egy hordozható céges fájlt. A hordozható céges fájlokkal kapcsolatos dörzsölés a következő: A QuickBooks-nak keményen kell dolgoznia, hogy a hordozható vállalati fájlokat kis méretre bontsa. A QuickBooksnak több munkát kell végeznie annak érdekében, hogy a későbbiekben feloldja a fájl tördelését, amikor dolgozni szeretne vele.

Miután a Tovább gombra kattintott, megjelenik a Másolat vagy biztonsági másolat mentése párbeszédpanel, amely az alábbi ábrán látható.

A Fájl→Biztonsági másolat létrehozása parancs kiválasztásával közvetlenül a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanelre léphet.

Jelezze, hogy a QuickBooks biztonsági mentési fájlját a helyi vállalatba vagy a QuickBooks külső adatközpontjába szeretné-e menteni.

Kattintson a Helyi biztonsági mentés lehetőségre, jelezve, hogy a fájl biztonsági másolatát a számítógép merevlemezén kívánja tárolni.

Kattintson a Beállítások gombra a biztonsági mentés helyének kiválasztásához.

A QuickBooks megjeleníti a Biztonsági mentési beállítások párbeszédpanelt, az alábbi ábrán látható módon.

Adja meg, hogy a vállalati fájl melyik mappába vagy lemezhelyére készüljön.

Csak írjon be egy elérési utat közvetlenül a mezőbe, amely megmondja, hová kell menteni a biztonsági másolatokat.

(Opcionális) Válassza ki a biztonsági mentési beállításokat.

Használhatja a fent látható Biztonsági mentési beállítások párbeszédpanelt is annak megadására, hogy a QuickBooks mikor emlékeztesse Önt a biztonsági mentésre, és hogyan készítsen biztonsági másolatot a QuickBooksnak:

Időbélyegek: Ha a biztonsági mentési művelet dátumát és időpontját szeretné hozzáadni a biztonsági mentési fájl nevéhez, jelölje be a Biztonsági mentés dátumának és időpontjának hozzáadása a fájlnévhez jelölőnégyzetet.

Biztonsági másolatok korlátozása: Ha szeretné elmondani a QuickBooksnak, hogy meg kell szabadulnia a régi biztonsági másolatoktól, jelölje be a Biztonsági másolatok számának korlátozása ebben a mappában jelölőnégyzetet, majd adja meg, hány biztonsági másolatot szeretne megtartani a szomszédos szövegmező segítségével.

Biztonsági mentési emlékeztetők: Jelölje be az Emlékeztessen biztonsági mentést, ha bezárom a céges fájlomat jelölőnégyzetet és a szomszédos szövegmezőt annak megadásához, hogy szeretne emlékeztetőt kapni a QuickBooks fájl biztonsági mentéséről minden alkalommal, minden második alkalommal, minden harmadik alkalommal stb. tovább, hogy bezárja a QuickBookst.

Adatellenőrzés: Az Ellenőrzés gombokkal jelezze a QuickBooksnak, hogy ellenőriznie kell az adatok sértetlenségét, amikor biztonsági másolatot készít az adatokról. Jelölje be a Teljes ellenőrzés gombot a QuickBooks legjobb és legátfogóbb ellenőrzéséhez.

Kattintson az OK gombra, amikor befejezte a biztonsági mentés helyének és beállításainak megadását, majd kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks megjelenít egy párbeszédpanelt, amely megkérdezi, hogy mikor kíván biztonsági másolatot készíteni.

Döntse el, mikor szeretne biztonsági másolatot készíteni.

Általában akkor szeretne biztonsági másolatot készíteni, amikor a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés parancsot választja. Megmondhatja azonban a QuickBooksnak, hogy rendszeresen ütemezze a QuickBooks adatfájl biztonsági mentését valamilyen okos séma szerint.

Ha közli a QuickBooks-szal, hogy ütemezni szeretné a biztonsági mentéseket, a QuickBooks megjelenít néhány párbeszédpanelt, amelyek segítségével létrehozhatja a biztonsági mentés új ütemezését.

Kattintson a Befejezés gombra a Másolat mentése vagy a Biztonsági mentés párbeszédpanel bezárásához.

Miután megadta, hogyan működjön a biztonsági mentés, kattintson a Befejezés gombra. A QuickBooks biztonsági másolatot készít (vagy másolatot készít róla) az aktuális QuickBooks vállalati fájlról, és az új fájl másolatát a biztonsági mentés helyén tárolja.