A megfelelő számviteli ellenőrzések fenntartása a QuickBooks 2012-ben

Ha több számviteli rendszer-felhasználót vezet be a QuickBooks 2012-be, megnövekszik a számviteli ellenőrzések szükségessége. A számviteli rendszerhez való hozzáféréssel a felhasználók vagy véletlenül hibákat vezethetnek be a számviteli rendszerbe, vagy sajnálatos módon egyes felhasználók szándékosan becsaphatnak egy vállalkozást.

Ezen okokból kifolyólag a QuickBooks egyes számviteli ellenőrzési technikái a nem szándékos hibák minimalizálására és a lopás lehetőségének minimalizálására:

• Rendszeresen hasonlítsa össze a fizikai készletek számát a készletnyilvántartási nyilvántartásokkal. Sajnos a készlet zsugorodik. Az emberek – néha alkalmazottak, de gyakran álvevők, például bolti tolvajok – ellopják a készletet.

  Ezért az egyik dolog, amit meg kell tennie a készletveszteség minimalizálása és a pontos számviteli nyilvántartások vezetése érdekében, az az, hogy rendszeresen összeveti a készlet fizikai számát a számviteli nyilvántartásaival.

  Egy kis vegyesbolt például össze akarja hasonlítani a napi dohánykészletet, a heti rendszerességgel a sör- és borkészletet, valamint az összes többi élelmiszer-készletet havi vagy éves szinten. Ez a megközelítés a legértékesebb és legkönnyebben ellopható tárgyak gyakori megszámlálására két dolgot ér el:

  • A készletzsugorodás gyorsan felismerhető.

  • A vállalkozás tulajdonosa minimalizálhatja a készletzsugorodást azáltal, hogy azonosítja a leggyakrabban ellopott készlettípust, vagy akár azt is, amikor a készleteket leggyakrabban lopják el.

• Bankszámlák egyeztetése. Az egyik dolog, amit az üzlettulajdonosoknak meg kell tenniük, az a saját bankszámlájuk egyeztetése. Az alkalmazottak könyvelői általi lopása gyakran akkor történik, amikor az alkalmazottak rájönnek, hogyan írjanak csekket a cég bankszámlájára, amelyet a tulajdonos nem lát. A fiktív és csalárd tranzakció megtalálásának egyik biztos módja, ha a tulajdonos egyezteti a bankszámlakivonatot.

  Ha a tulajdonos egyezteti a banki kivonatot, össze tudja hasonlítani a bank számla könyvelését a cég QuickBooks könyvelési nyilvántartásával. Minden nyilvánvaló eltérés kijavítható – ami azt jelenti, hogy a QuickBooks könyvelési nyilvántartása pontosabb. Ezen túlmenően minden ingadozó, gyanús tranzakció nyilvánvalóvá válik, ha a vállalkozás tulajdonosa alaposan megvizsgálja a csekkeket.

• Lehetőség szerint válassza el a könyvelést a fizikai őrizettől. Egy kisvállalkozásban nehéz mindig elkülöníteni bizonyos tevékenységek elszámolását a fizikai felügyelettől vagy az adott tevékenység fizikai felelősségétől. Például nehéz elkülöníteni a készletnyilvántartást a fizikai őrzéstől vagy a készlethez való hozzáféréstől.

  Egy bolti eladó például könnyen képes lehet cigarettát lopni, és a készletnyilvántartást is módosítani tudja a cigaretta pénztárgép-értékesítése révén. Ennek ellenére mindenhol, ahol el tudja választani a fizikai őrzést a könyveléstől, beépített hibaellenőrzés történik.

  Kérhet segítséget a CPA-tól az eszközök fizikai őrzésének a számviteli és könyvelési feladatoktól való elkülönítéséhez. És tényleg ezt kellene tenned. Sajnos az alkalmazottak lopása nagyon gyakori.

• Az alkalmazottak képzése a QuickBooks használatára. Két alapvető okból kifolyólag tanítania kell az alkalmazottakat a QuickBooks használatára, ha bármilyen méretű vállalkozása van:

  • Valaki, aki tudja, hogyan kell használni a QuickBookst, kisebb valószínűséggel követ el véletlen hibákat. Tehát, ha teheti, érdemes néhány alkalmazottat segítséget vagy képzést biztosítani, vagy mindkettőt. Ezek az erőforrások lehetővé teszik az emberek számára, hogy kényelmesebben és pontosabban használják a QuickBooks szolgáltatásait, hogy olyan pénzügyi információkat állítsanak össze, amelyek lehetővé teszik vállalkozása jobb irányítását.

  • A rendetlen könyvelési nyilvántartások álcázzák az alkalmazottak lopását. Gyakran előfordul, hogy az egyik dolog, amit látni fog, amikor az alkalmazottak lopása megtörténik, az valóban elrontott könyvelési nyilvántartás. Így a képzés nemcsak pontosabb könyvelést jelent, hanem azt is, hogy kevésbé valószínű, hogy olyan környezet alakul ki, amely alkalmas lopásra vagy sikkasztásra.

• Zárja be a QuickBooks fájlt. Ha részt vesz a Számviteli alapelvek tanfolyamon, megtudhatja, hogy a zárás egy sor könyvelési eljárást jelent, amelyen valaki átmegy a bevételi és kiadási számlák nullázására.

  A QuickBooksban a bezárás mást jelent. De továbbra is be szeretné zárni a QuickBooks fájlt az adatok integritásának megőrzése érdekében. Ennek módja: Válassza a Szerkesztés→Beállítások parancsot, válassza a Számvitel, majd a Vállalati beállítások fület, majd kattintson a Zárás dátuma Dátum/jelszó beállítása gombra. Amikor a QuickBooks kéri, adja meg a „zárás dátumát” és a jelszót.

  Miután megadta ezeket az információkat, a QuickBooks vagy megtiltja a felhasználóknak, vagy korlátozza a felhasználók számára a záró dátum előtti tranzakciók módosítását vagy bevitelét. (Csak a jelszóval rendelkező személyek módosíthatnak vagy írhatnak be olyan tranzakciókat, amelyek dátuma korábbi, mint a záró dátum.)