A készletelemek beállítása a QuickBooks 2019-ben

Mielőtt nyomon követheti készletét, két dolgot kell tennie. Először is meg kell mondania a QuickBooksnak, hogy nyomon szeretné követni a készletet. Ehhez válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt, kattintson az Items & Inventory ikonra a bal oldali listában. A képernyőnek rendkívül hasonlónak kell lennie a képen láthatóhoz. (Lehet, hogy először a Vállalati beállítások fülre kell kattintania.) Győződjön meg arról, hogy a Készlet- és beszerzési rendelések aktívak jelölőnégyzet be van jelölve, és a Figyelmeztetés, ha nincs elég készlet az eladáshoz opciógombok közül.

A Tételek és készlet Beállítások párbeszédpanelje.

A második dolog, amit meg kell tennie: Hozzon létre egy tétellistát. Ez a lista az összes olyan tétel leírását tartalmazza, amelyet elképzelhető, hogy a számlán szerepeltet. Más szóval, az összes megrendelt és eladott cikk a cikklistába tartozik.

A QuickBooks telepítése során be kellett volna állítania a kezdeti tétellistát. Ha hozzá kell adni egy elemet a listához, válassza a Listák → Elemlista menüpontot. Ezután kattintson a Tétel gombra, a legördülő menüből válassza az Új lehetőséget, és töltse ki az Új elem ablakot.

Miután bekapcsolta a készleteket, és beállította (vagy frissítette) a cikklistát, nyomon követheti a készletét.

Amikor árukat rak ki egy teherautóról, kapja meg postán, vagy vásárol egy utcai árustól, rögzítenie kell a tételeket, hogy a QuickBooks nyomon tudja követni a raktárkészletét. A tételek rögzítésének és fizetésének módja attól függ, hogy készpénzben fizet a hordófejen, számlát is kap-e a cikkekkel együtt, vagy számla nélkül kapja meg a tételeket (ebben az esetben később fizet a tételekért).

És előfordulhat, hogy beszerzési rendelést (PO) töltött ki a kapott cikkekre vonatkozóan. Ha ez a helyzet, a tárgyak átvétele egy kicsit könnyebb lesz. Erősen javaslom, hogy töltsön ki megrendelési nyilatkozatot, amikor olyan tételeket rendel, amelyeket később fog kapni és fizetni.

Rögzítse azokat a tételeket, amelyekért előre fizet

Rendben, most vásárolt három porcelán csirkét a marrakeshi bazárban, és most szeretné hozzáadni őket a készletéhez, és rögzíteni szeretné a vásárlást. Hogyan kell nyilvántartani a vény nélkül kifizetett készletet? Természetesen a Csekk írása ablak használatával – ugyanúgy, ahogyan minden más számlát rögzít, amelyet előre fizet.

Jegyezze fel azokat a tételeket, amelyekhez nem tartozik számla

Mi történik, ha a tételek a számla előtt érkeznek? Szerencséd van – megvan a cucc, és még nem kell érte fizetni. Az imént kapott leltárt azonban rögzítenie kell, hogy tudja, kéznél van. Ezt nem teheti meg a Csekk írása ablakban, mert nem fog csekket írni a cuccok kifizetésére – legalábbis egy ideig nem. Hogyan rögzíti a kapott tételeket, mielőtt fizetne értük? Olvass tovább:

1. Válassza a Szállítók → Tételek fogadása lehetőséget, vagy kattintson a Készlet átvétele ikonra a kezdőképernyőn, és válassza a Készlet fogadása számla nélkül lehetőséget.

Az ábrán látható módon megjelenik a Tétel nyugták létrehozása ablak. Ez az ablak hasonló a Számlák megadása ablakhoz, de a Tételbeérkezés felirat olvasható . (A számlák megadása ablak ismét megjelenik, amikor megkapja a tételek számláját.)

A Tételbevételek létrehozása ablak.

2. Töltse ki az ablak felső részét.

Ha olyan szállítótól szeretne tételeket rögzíteni, aki már szerepel a Szállító listában, kattintson a lefelé mutató nyílra, majd válassza ki a szállítót. Ha a szállító új szállító, válassza az Új hozzáadása lehetőséget a legördülő menüből, majd a megjelenő Új szállító párbeszédpanelen írja le részletesen a szállítót. Ha végzett az Új szállító párbeszédpanelen, kattintson az OK gombra.

3. Kattintson a Tételek fülre.

Csak akkor kell a Tételek fülre kattintania, ha még nem jelenik meg. Valószínűleg az. De a számítógépes könyvírók becsületkódexe és a kényszeres személyiség megkívánja, hogy mondjam el, hogy van egy másik lap – a Kiadások lap –, és esetleg megjelenítheti helyette.

4. Lépjen az Elem oszlopra, és írja be az elem nevét.

Figyelje meg a lefelé mutató nyilat az Elem oszlopban. Kattintson rá a tétellista megtekintéséhez. Az a tétel, amelyért fizet, megjelenik ezen a listán? Ha igen, kattintson rá. Ha nem, írjon be egy új elemnevet. Megjelenik az Elem nem található üzenetdoboz. Kattintson az Igen gombra, töltse ki az Új elem párbeszédpanelt, majd kattintson az OK gombra.

Ugyanúgy leugorhat a csomagolólevélre, és beírhatja a tételeket a Tételek fülre. Győződjön meg arról, hogy a Tételek fül pontosan mutatja, hogy mi van a szállítólevélen. És tegyen egy rövid leírást a tételekről az Emlékeztető mezőbe, mert ez a leírás hasznosnak bizonyulhat később, amikor össze szeretné egyeztetni a tétel nyugtáját a számlával. Ha végzett, a Tételbevételek létrehozása ablaknak az előző ábrához hasonlónak kell lennie.

5. Adja meg a mennyiséget és a költséget az alábbiak szerint:

• Mennyiség oszlop: írja le a kapott mennyiséget.
• Költség oszlop: Mutassa be a cikk egységköltségét. Ha a beírt cikkegység költsége változást jelent, a QuickBooks megkérdezi, hogy szeretné-e frissíteni a szabványos cikkköltséget (a Cikklistában tárolt módon), és hogy szeretné-e frissíteni a cikk normál árát.

6. Kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra az imént kapott tételek rögzítéséhez.

A tételek hivatalosan a készleted részét képezik. A tétel nyugta bekerült a számlák nyilvántartásába. Nem csak erre, hanem arra is, hogy készen állsz, amikor megérkezik a számla.

Fizessen a tételekért, amikor megkapja a számlát

A tételek megérkeznek, Ön pedig ki kell töltenie a tétel nyugtáját. Eltelik három hét. Mi ez a postafiókodban? Persze, az a számla! Most meg kell adnia a számlát a három hete kapott tételekről. Ez a munka egyszerű:

1. Válassza a Szállítók → Számla megadása a fogadott tételekről menüpontot.

Vagy a kezdőképernyőn kattintson a Számlák megadása a készlet ellenében ikonra. Ha a Szállítóközpontban tartózkodik, kattintson az Új tranzakciók elemre, majd az Adja meg a fogadott tételek számláját. Az ábrán látható módon megjelenik a Tétel nyugta kiválasztása párbeszédpanel.

A Tétel nyugta kiválasztása párbeszédpanel.

2. Kattintson a Szállító legördülő menüre, és válassza ki a számlát küldő szállító nevét.

A dobozban egy vagy több tételbeérkezés látható, a bizonylaton feltüntetett dátummal, hivatkozási számmal és a nyugtára írt feljegyzéssel.

3. Válassza ki azt a tétel nyugtát, amelyről számlát szeretne írni, majd kattintson az OK gombra.

Megjelenik a Számlák megadása ablak, az ábrán látható módon. Ismerősnek tűnik ez az információ? Meg kell tennie – ez ugyanaz az információ, mint amit a Tételbevételek létrehozása ablakban helyez el, csak most számlával dolgozik, nem nyugtával.

A Számlák megadása ablak.

4. Hasonlítsa össze a Tételek fület az ablakban a számlával.

Fizetsz azért, amit korábban kaptál? Lehetséges, hogy a szállítási költségeket és a forgalmi adót hozzáadták a számlájához. Előfordulhat, hogy módosítania kell az árat is, mert előfordulhat, hogy sejtette, amikor rögzítette a tételek átvételét. Ha igen, adja hozzá és módosítsa az eredeti nyugtainformációkat a Tételek lapon. (Az Újraszámítás gombra kattintva hozzáadhatja az új elemeket.)

Hány napig kell fizetnie ezt a számlát? Most esedékes? Vessen egy pillantást a Feltételek sorra, hogy megtudja, mik a szállító fizetési feltételei. Módosítsa a fizetési feltételeket, ha azok helytelenek, válasszon másik bejegyzést a legördülő menüből.

A számláit a lehető legjobb időben szeretné kiegyenlíteni, de ehhez a Számlák megadása ablakban szereplő feltételeknek meg kell egyeznie a szállító fizetési feltételeivel.

5. Kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra a számla rögzítéséhez.

Természetesen továbbra is ki kell fizetnie az eladó számláját. Elfogadható.

Rögzítse a tételeket, és fizesse ki a számlát egyszerre

Tegyük fel, hogy az áru átvételekor megkapja a számlát. A tárgyakat az elefánt hátából rakják ki, az elefántvezető pedig meghajol, és átadja a számlát. Íme a követendő lépések:

1. Válassza a Szállítók → Tételek fogadása lehetőséget, és írja be a számlát.

Vagy a kezdőképernyőn kattintson a Készlet fogadása elemre, majd válassza ki a Készlet fogadása számlával opciót. Vagy a Szállítóközpontban kattintson az Új tranzakciók elemre, majd az Adja meg a fogadott tételek számláját. Megjelenik a Számlák megadása ablak. Ismeri ezt az ablakot, és pontosan tudja, mi az, és mit csinál. Ha az index révén került erre az oldalra hideg pulyka, akkor leltározási célból tudnia kell, hogyan kell rögzíteni a fizetett tételeket.

2. Töltse ki az ablak felső részét.

Ez a cucc elég alapvető. Válasszon szállítót a legördülő menüből, és győződjön meg arról, hogy a szállító e számla kifizetésére vonatkozó feltételei helyesen jelennek meg. Ha ez a szállító új, válassza az Új hozzáadása lehetőséget. A QuickBooks arra kéri, hogy töltsön ki egy információs párbeszédpanelt a szállítóval kapcsolatban. Csináld. Győződjön meg arról, hogy a Számla esedékessége sort helyesen töltötte ki.

3. Kattintson a Tételek fülre, és sorolja fel az összes tételt, amelyekért fizetni kíván.

A cikklista megtekintéséhez vigye a kurzort a Tétel oszlopra, és kattintson a megjelenő lefelé mutató nyílra. Győződjön meg arról, hogy a cikkek mennyisége és költsége helyesen szerepel a Tételek fülön.

4. Kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás lehetőségre.

A QuickBooks hozzáadja az Ön által felsorolt ​​tételeket a cikklistához, és a készlet hivatalos részévé teszi őket.

Amikor eladsz dolgokat

Talán észrevette a hasonlóságokat a Számlák megadása ablakban található Tételek fül és a számla alján található Mennyiség/Tételkód/Leírás/Ár/Egyenként/Összeg mező között. A QuickBooks mindkettőt használja a készletek vezetésére.

Amikor cuccot ad el, a QuickBooks automatikusan módosítja a készletét. Más szóval, ha veszel 400 porcelán csirkét, és 350-et adsz el belőle, akkor csak 50 van kéznél. A QuickBooks frissíti a változás rekordjait. Nincs nyűg, semmi felhajtás. Úristen, nem nagyszerű? Nem kell többé ébren feküdni éjszaka, és azon töprengeni, hogy van-e elég csirked vagy vombatod, vagy bármi más. Ugyanez történik készpénzes értékesítéskor is. Amikor felsorolja a tételeket az eladási bizonylaton, a QuickBooks feltételezi, hogy az Ön kezében van, és kivonja őket a készletéből.

Még egy ügyes dolog, amit meg kell jegyezni a jó készletnyilvántartással kapcsolatban: A QuickBooks ablakaiban, amelyek lehetővé teszik a készletek mennyiségének megadását (például a számla rögzítésére használt ablakban), a QuickBooks egy kis gombot helyez el a Mennyiség mezőben. Erre a gombra kattintva megjelenik egy párbeszédpanel, amely leírja az elem jelenlegi és jövőbeni elérhetőségét.

Ennek a történetnek az egyik morálja: „Tartson jó, leíró cikklistát”. A másik morál: „Óvatosan írja be a tételeket a csekkek és számlák Tételek fülére, valamint az értékesítési bizonylatok és számlák Cikk/Leírás/Menny/Díj/Összeg mezőbe”.